Verfahrens-
dokumentation

Die Verfahrensdokumentation dient nicht nur der Erfüllung entsprechender Normen und Vorgaben, vielmehr ergeben sich für Ihr Unternehmen verschiedenste Vorteile durch das Vorhandensein einer vollständigen und transparenten Verfahrensdokumentation.

Wofür benötigen Unternehmen eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt gesamtheitlich die organisatorischen und technischen Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens. Vorgaben zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation bestehen dabei von ganz unterschiedlichen Seiten: In Deutschland sind aus steuerrechtlicher Sicht vor allem die GoBD zu nennen, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Über die GoBD werden Unternehmen dazu verpflichtet, die Entstehung und Erfassung von Belegen sowie deren Indizierung und Speicherung zu dokumentieren. Gleiches gilt für die Wiederauffindbarkeit und Reproduzierbarkeit. Schließlich muss Ihr Unternehmen auch die Absicherung gegen Verlust bzw. Verfälschung der steuerrechtlichen Information dokumentarisch nachweisen.

Je nach Branche verlangen aber auch andere Institutionen oder Normen eine Verfahrensdokumentation. So besteht vor allem für international agierende Unternehmen aus der Lebensmittel- und Pharmabranche eine Verpflichtung über die amerikanische Food and Drug Administration FDA. Auch über verschiedene Qualitätsnormen, wie EN ISO 9001, bestehen Dokumentationsanforderungen, beispielsweise zur Lenkung von Dokumenten innerhalb des Unternehmens.

Besteht eine Verpflichtung zur Verfahrensdokumentation, so gilt diese auch bei analogen Unternehmensprozessen. Das bedeutet, dass eine Organisation auch dann ihre Prozesse dokumentieren muss, wenn zur Unterstützung der einzelnen Abläufe keine speziellen IT-Systeme verwendet werden, beispielsweise wenn der gesamte Prozess noch papierbasiert abläuft.

Verfahrensdokumentation – ab wann?

In jedem Fall gilt aber: Selbst wenn keine explizite Verpflichtung für eine Verfahrensdokumentation besteht, so ist die Einführung eines IT-Systems zur Prozessunterstützung der ideale Zeitpunkt für die Erstellung der Dokumentation. Denn typischerweise werden bei der Einführung eines Dokumentenmanagement- oder Workflow-Management-Systems ohnehin alle Unternehmensabläufe genau betrachtet und analysiert. Der Schritt zur Verfahrensdokumentation ist deshalb nicht mehr weit. Gleichzeitig dient diese nicht nur der Erfüllung entsprechender Normen und Vorgaben. Vielmehr ergeben sich für Ihr Unternehmen verschiedenste Vorteile durch das Vorhandensein einer vollständigen und transparenten Verfahrensdokumentation.

Vor allem bei langjährig gewachsenen Geschäftsabläufen liegt das Prozesswissen nämlich häufig in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Oftmals ergeben sich dadurch Situationen, in denen nur die langjährigen Kollegen wissen, wie in einer bestimmten Ausnahmesituation vorzugehen ist. Eine Verfahrensdokumentation hilft dabei, Ihre Prozesse zu standardisieren und damit das Prozesswissen auf Ihre Organisation zu übertragen. Ihr Unternehmen wird damit unabhängiger und ist zu jedem Zeitpunkt entscheidungsfähig. Selbst wenn erfahrene Mitarbeiter krank oder nicht verfügbar sind, können weniger erfahrene Kollegen einspringen.

Durch die Standardisierung der Prozesse weiß jeder, was zu tun ist. Gleichzeitig wird verhindert, dass einzelne Mitarbeiter eigenmächtig aus der eigenen Abteilungsperspektive heraus entscheiden. Denn bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation werden die Prozesse aus sämtlichen Blickwinkeln betrachtet. Der Prozess wird anschließend so definiert, dass er für das Unternehmen als Ganzes optimal ist. Eine klare Dokumentation definiert damit klare Regeln, Ihr Unternehmen gewinnt an organisatorischer Sicherheit.

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Wie kann ich mit Verfahrensdokumentation Geld sparen?

Verfahrensdokumentationen sind aber auch bei Prozesserweiterungen sehr hilfreich und helfen dabei, Kosten einzusparen. Müssen Abläufe vielschichtiger gestaltet werden, zum Beispiel bei überdurchschnittlichem Wachstum Ihres Unternehmens, so ist der erste Schritt stets die Analyse der Ist-Situation: Wie läuft der Prozess im Unternehmen heute ab? Eine vollständige und transparente Dokumentation ist damit die halbe Miete für den Ausbau Ihrer Geschäftsabläufe. Die ursprünglichen Kosten für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation lassen sich damit später mehrfach wieder einsparen: Ihr Unternehmen kann sich dank einer klaren Dokumentation zügig an ein sich veränderndes Umfeld anpassen, weiteres Wachstum ist schneller möglich.

Wie hilft mir eine Verfahrensdokumentation im Haftungsfall?

Schließlich hilft eine gute Verfahrensdokumentation auch als Kontrollmechanismus und bei der Nachweispflicht in Haftungsfällen. Vor allem bei produzierenden und beratenden Unternehmen ist es wichtig, dass ihre Prozesse entsprechende Richtlinien einhalten, beispielsweise bei der Qualitätsnorm EN ISO 9001. Im Haftungsfall muss Ihr Unternehmen gegebenenfalls nachweisen, dass sich die Abläufe an diesen Normen orientieren. Eine gute Verfahrensdokumentation ist daher im Schadensfall Gold wert, denn sie erlaubt die kontinuierliche Kontrolle und Nachvollziehbarkeit sämtlicher Prozessschritte. Dies ist vor allem beim Einsatz von IT-Systemen zur Prozessunterstützung relevant. Denn durch den Einsatz von IT werden einzelne Schritte im Ablauf automatisiert. Ohne eine verfügbare Verfahrensdokumentation ist eine komplette Nachvollziehbarkeit deshalb oft schwieriger als bei analogen Prozessen.

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