Projektkonzeption

Egal um welches Digitalisierungsprojekt es sich handelt - ohne ein detailliertes Projektkonzept ist der Weg zum gewünschten Ziel und auch dieses selbst nicht eindeutig definiert. Ein Projektkonzept bringt Klarheit über die Aufgabenverteilung und die Lieferverpflichtungen der projektbeteiligten Unternehmen. Der Detailierungsgrad ist so genau, dass nach dem Konzept das Projekt umgesetzt werden kann.

Konfigurationskonzept

Das Konfigurationskonzept ist eine Konzeptform für kleinere Projekte, die Komponenten des Grobkonzeptes und der Feinkonzepte enthält. Das Konfigurationskonzept ist das Ergebnis eines sogenannten Konfigurations-Workshops, in dem wir mit Ihnen gemeinsam die zukünftige digitale DMS-Landschaft Ihres Unternehmens anhand der bestehenden Geschäftsvorfälle sofort entwickeln. Einfache Workflows für den Dokumentenfluss in Ihrem Unternehmen können auch Bestandteil des Konfigurationskonzeptes sein. Im Konfigurationskonzept wird auf jeden Fall beschrieben, welche Masken Ihre Mitarbeiter bekommen, wie die Archivstruktur ist und welche Automatismen für die maximale Effizienz bei Dokumentablage, Dokumentenlenkung und Dokumentsuche vorgesehen sind. Unsere jahrzehntelange Projekterfahrung kommt Ihnen dabei zugute, sodass Sie auf einem Konzept aufbauen können, das klar Ihre Ziele definiert.

Grobkonzept

In verschiedenen Unternehmen hat das Grobkonzept unterschiedliche Bezeichnungen:

Business Requirement Specification
Lastenheft
Fachkonzept u.a.

Für kleine Unternehmen, die keine hohen Anforderungen an den Betrieb des Systems haben, sieht ein Grobkonzept ganz anders aus als für ein größeres mittelständisches Unternehmen oder einen international agierenden Konzern. Deshalb gibt es keine Standardvorlage für ein Grobkonzept. In der Grobkonzeption definiert man schriftlich alle Bedingungen, die gebraucht werden, um überhaupt mit dem Projekt beginnen zu können. In der Grobkonzeption bearbeiten wir mit Ihnen zusammen insbesondere folgende Themen:

Definition der Begriffe und Inhalte, damit ein Projektteam ein gemeinsames Verständnis vom Vorhaben hat. Hierbei kommt den Begriffen „Dokumentenmanagement“ und „Workflow“ eine besondere Bedeutung zu.
Die Ist-Situation wird erfasst und es wird beschrieben, warum das Projekt durchgeführt werden soll.
Projekterwartungen werden formuliert: Was soll nach Projektende besser sein?
Besonders wichtig sind die Projektbestandteile und was nicht in das Projekt hineingehört.
Welche Resultate erwartet Sie?
Worin besteht der Nutzen bzw. wie sieht der Business Case aus?

Jetzt beraten lassen

Feinkonzept

Beim DMS-/Workflow-Feinkonzept gibt es einen fachlichen und einen technischen Teil. Basis für das Feinkonzept ist das freigegebene Grobkonzept. Entsprechend werden die Prozesse in Ihrem Unternehmen im Feinkonzept von uns gemeinsam mit den jeweiligen Fachbereichen bzw. „Prozessownern“ auf tieferen Ebenen und mit mehr Informationen je Teilprozess modelliert. Dafür werden Dokumentanalysen durchgeführt, d.h. Struktur der Dokumente, Herkunft und Weg, Input- und Output-Schnittstellen dokumentiert, Integrationsbedarf in die bestehende IT-Landschaft, z.B. ERP-System, werden beschrieben sowie deren technische Umsetzung.

So kann später der Techniker, ohne dass er den Betrieb kennt, die Anforderungen an Ihr zukünftiges DMS passgenau konfigurieren. Wir passen den Detaillierungsgrad des Feinkonzeptes an das jeweilige Projektziel an. Dieses Konzept wird je nach Vereinbarung dem Projektverantwortlichen der Fachabteilung, dem Projektleiter, der Geschäftsführung oder einem Lenkungsausschuss präsentiert und von diesen freigegeben.