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Was ist Workflowmanagement?
Wer Geschäftsprozesse automatisieren und digitalisieren möchte, greift auf Arbeitsabläufe (Workflows) zurück. Sie legen als Ablaufplan fest, wer wann welchen Schritt durchführt. Startpunkt, Ablauf und der Endpunkt sind fest definiert. Deutliche Unterschiede der Worflows zwischen den Abteilungen eines Unternehmens sind möglich.
Im Workflowmanagement legen die Entscheidungsträger für die Abwicklung von Geschäftsabläufen im Unternehmen Regeln fest, weisen Aufgaben zu und bestimmen Vertreter für nicht verfügbare Mitarbeiter.
Das Management steuert auch, welcher Vorgang einen Arbeitsablauf startet. Das kann zum Beispiel das Ablegen einer Rechnung sein. Statusänderungen und bestimmte Termine können ebenfalls Arbeitsabläufe starten. Deren Ablauf plant, modelliert und überwacht das Management und es kümmert sich um die Optimierung.
Über das Workflowmanagement-System erfolgt eine ständige Analyse und Kontrolle der Arbeitsabläufe. Aspekte wie die Zeit- und Kosteneffizienz stehen im Vordergrund. Wer seine Prozesse digitalisiert, trägt zu nichts weniger als der Zukunftsfähigkeit seines Unternehmens bei.
Die Zuweisung von bestimmten Aufgaben steuert die Konfiguration des Workflows z.B. an Personan aus einer Gruppe, an Gruppen oder Rollen. Vertretungsregeln greifen, wenn ein Mitarbeiter, dem eine Aufga<be zugewiesen wurde, nicht anwesend ist, d.h. die Zuweisung ist auch unabhängig von der Anwesenheit von Mitarbeitern möglich.
Die Abarbeitung der Workflows überwachen die jeweils Verantwortlichen parallel dazu. Mit einem Workflowmanagement System z.B. sieht der Verantwortliche in der Buchhaltung welche Eingangsrechnung in welchem Bearbeitungsstand bei welchem Mitarbeiter zur sachlichen Prüfung liegt. Rund 90 Prozent der Unternehmen planen nach der Studie Process Mining & RPA 2019 von IDG die Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse. Denn die ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Digitalisierung.
Was ist ein Workflowmanagement-System?
Unternehmen planen, verwalten und überwachen ihre Workflows mithilfe eines Workflowmanagement-Systems. DocuWare bietet Tools und einen Designer für die Erstellung und Bearbeitung solcher Arbeitsabläufe an und ermöglicht deren Überwachung. Wer im Unternehmen ein solches Management betreibt, schafft mit einem Workflowmanagement-System die Grundlage dafür.
Die technische Umsetzung des Workflows erfolgt auf einer grafischen Oberfläche. Das vereinfacht die Modellierung und Automatisierung selbst hochkomplexer Prozesse und das ohne Programmierkenntnisse. Im Flow-Diagramm sind die einzelnen Arbeitsschritte klar ersichtlich.
DocuWare erkennt Ereignisse und klassifiziert diese. Für den Nutzer leiten sich daraus einzelne Bearbeitungsschritte ab, die das System startet und überwacht. Dafür greift es auch auf Metadaten im Dokumentenmanagement-System (DMS) zu und berücksichtigt diese. Das Ergebnis ist die automatische Lenkung von Dokumenten.
Mit DocuWare können unternehmensindividuelle Geschäftsprpzesse jeglicher Komplexität optimal umgesetzt werden, DocuWare hat aber auch vorkonfigurierte und schnell einsatzbereite Workflow Konfigurationen. Die Bereitstellung erfolgt im unternehmenseigenen IT System oder aber in der Cloud. Somit ist gewährleistet, dass es für jede Unternehmensgröße und jede Unternehmensanforderung eine passende Lösung gibt.
Ein Beispiel:
Die Einkaufsabteilung hat ein Produkt bestellt. Die Bestellung wurde vollautomatisch aus dem ERP im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Der Lieferant sendet eine Auftragsbestätigung. Die Posteingangsstelle scannt das Dokument und legt es im Dokumentenmanagementsystem ab, durch die Eingabe der Bestellnummer werden fast alle Metadaten automatisch gefüllt. Ein Workflow legt das Dokument automatisch dem zuständigen Mitarbeiter des Einkaufs vor. Nach Prüfung der Auftragsbestätigung hat er diese inm ERP-System bearbeitet. Das Produkt wurde korrekt geliefert, der Lieferschein wieder im DMS abgelegt und nun trifft die Rechnung auf Papier ein. Alles was jetzt noch zu tun ist, ist die Rechnung einzuscannen. Den Rest erledigt das DMS. Die Rechnung wird
vollautomatisch formal geprüft. auf Rechenfehler geprüft bei Beanstandungen der Lieferant vollautomatisch per E-Mail informiert vollautomatisch Skontobeträge sowie Skonto- und Nettozahldatum errechnet auch unter Berücksichtigung festgelegter z.B. wöchentlicher Zahlungsläufe auf Dubletten geprüft vollständig gegen die Daten im ERP-System geprüft. automatisch um fehlende Daten ergänzt oder fehlerhafte Daten korrigiert dem Sachbearbeiter zur sachlichen Prüfung vorgelegt
der/die Sachbearbeiter/in prüft das Dokument ggf. betragsabhängig einem zweiten, dritten... Prüfer vorgelegt die auftragsrelevanten Dokumente per Link jeweils zur Verfügung gestellt der Buchhaltung zur Kontierung vorgelegt die Buchhaltung kontiert das Dokument (ggf. mit Kostenstelle, Kostenträger) die Buchungsdaten an das Buchaltungsprogramm übergeben (z.B. DATEV) der Beleg nach Zahlung als "Bezahlt" markiert revisionssicher im DMS archiviert. nach Ablauf der Aufbewahrungfrist, aktuell nach 10 Jahren, gelöscht.
Worin unterscheidet sich ein klassisches Business Process Management vom Workflowmanagement?
Verwechslungen zwischen Business Process Management (BPM) und Workflowmanagement kommen häufig vor. Dabei bestehen einige wesentliche Unterschiede, die wir Ihnen gerne erläutern.
Kurz gefasst koordinieren Workflows die einzelnen Prozesse im Unternehmen, das Business Process Management entwickelt sie mit Fokus auf das gesamte Unternehmen weiter.
Anhand des BPMs nehmen Unternehmen ihre strategische Ausrichtung vor. Sie analysieren ihre Geschäftsprozesse, entwickeln und optimieren sie. Die Einbindung der Prozesse erfolgt unter Berücksichtigung der Unternehmenskultur im Ganzen. Dazu gehört auch eine Dokumentation der einzelnen Prozesse.
Workflows unterteilen diese Gesamtsicht in sinnvolle in sich geschlossene Arbeitsabläufe und konzentrieren sich dabei auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen. Beispiel ist hier ein Beschaffungsprozess, der mehrere Workflows enthalten kann, wie Bestellungsanforderung und Eingangsrechnungsprüfung.
Das Workflowmanagement-System hilft den Mitarbeitern bei der Koordinierung des Arbeitsablaufs und das unabhängig von der räumlichen Positionierung der Involvierten. Damit vermeidet das System Fehler und Redundanzen. Außerdem überprüft und überwacht es die einzelnen Arbeitsschritte. Der gesamte Dokumentenfluss ist für die jeweils Verantwortlichen komplett transparent.
Einführung einer Lösung für das Workflowmanagement: So gehen Sie vor
Für die Einführung eines Workflowmanagement-Systems ist eine strukturierte Vorgehensweise empfehlenswert. Halten Sie sich dafür an die folgenden Schritte:
- Schritt 1: den geeigneten Projektpartner finden
Diesen Schritt sind Sie schon gegangen! - Schritt 2: die richtigen Workflows finden
Ideal ist die Kombination eines Workflowmanagement-Systems mit einem integrierten Dokumentenmanagement-System. Gerade bei dokumentenlastigen Abläufen zeigt sich der damit einhergehende Vorteil in der Prozessautomatisierung: Die Anwender befreien sich effektiv von manuellen Aufgaben.
Identifizieren Sie für die Einführung des Systems Ihre wichtigsten Arbeitsabläufe im Unternehmen. Beantworten Sie die Frage, welche Prozesse Ihnen digitalisiert und automatisiert den größten Nutzen bieten.
Häufig stehen Prozesse im Fokus, bei denen es um die Weitergabe, Bearbeitung und Kontrolle von Dokumenten geht. Typisch sind die Eingangsrechnungsprüfung, das Vertragsmanagement, die Personalakte oder im Vertrieb die Kundenakte. Konzentrieren Sie sich für Effizienzsteigerungen auf die für Sie wichtigsten Bereiche. - Schritt 3: Schnittstellen für die Integration identifizieren
Workflowmanagement-Systeme setzen Sie zumeist nicht isoliert, sondern gemeinsam mit anderen Systemen ein. Sinnvoll ist insbesondere die Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System. Denn die Dokumente sind hier bereits digitalisiert.
Die Verbindung zu weiteren Systemen ist möglich. Entscheidend ist eine reibungslose Vernetzung mit den vorhandenen IT-Lösungen. Das steigert die Effizienz durch mögliche Automatisierungen. Legen Sie fest, welche Programme und dazugehörigen Schnittstellen Sie berücksichtigen möchten und wie eine Integration aussehen soll. Für DocuWare gibt es bereits hunderte fertiger Schnittstellen, die eingesetzt werden können. Beispiele sind hier Integrationen zu Buchhaltungs- oder ERP-Systemen, in der Personalabteilung Lösungen wie PeopleSoft und Horizontalsoftware wie Microsoft365. Selbst entwickelte Schnittstellen sind hingegen nicht geeignet, weil Interoperabilität, Zugriff und Weiterentwicklung hier erschwert sind. - Schritt 4: den richtigen Hersteller und die richtige Lösung finden
Ein erfolgreiches Workflow Projekt hat eine große Anwenderakzeptanz als Voraussetzung. Neben einer modernen, webbasierten leistungsfähigen Technologie wie DocuWare sie hat, spielt dessen intuitive leichte Bedienbarkeit eine entscheidende Rolle.
Im Idealfall bringt der Softwarehersteller eine Expertise für On-Premise-Systeme (Installation auf lokalen Rechnern) als auch für Cloud-Services mit. Das ist bei DocuWare der Fall. Sie erhalten die beste Lösung in Hinblick auf Stabilität, Betriebssicherheit und Realisierbarkeit Ihrer individuellen Anforderungen unabhängig davon, ob der Betrieb auf eigenen Rechnern oder in der Cloud
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Sven Richnow
Account Manager