Digitale Formulare

DocuWare Forms ist ein elektronisches Formularsystem, das es Unternehmen ermöglicht, ihre Papierprozesse zu digitalisieren. Der Einsatz von elektronischen Formularen bietet zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel eine beschleunigte Bearbeitung von Anträgen und Bestellungen sowie eine höhere Datengenauigkeit und -sicherheit oder die Reduzierung von Fehlern. Mit DocuWare Forms können Formulare einfach erstellt, verteilt und ausgefüllt werden. Die Daten werden automatisch erfasst und in den entsprechenden Systemen weiterverarbeitet. Durch den Einsatz von DocuWare Forms können Unternehmen effizienter arbeiten und ihre Prozesse optimieren.

Digitale Formulare über ein DMS wie DocuWare erleichternd as Erfassen von Informationen spürbar.

Herausforderungen beim Formularwesen

Egal ob Bestellungsanforderung, Personaldatenerfassung, Kundenbefragung oder Lieferantenaudit, Unternehmen stehen bei der Verwendung von betrieblichen Formularen, Papier und PDFs vor verschiedenen Herausforderungen. Eine zentrale Schwierigkeit besteht darin, dass der Einsatz von physischen Dokumenten wie Papierformularen und einzelne PDF-Formulare zu ineffizienten Workflows führt. Manuelle Prozesse, wie das Ausfüllen, Überprüfen, Übertragen der Inhalte und Weiterleiten dieser Dokumente, sind zeitaufwendig und fehleranfällig.

Oft ist die Lesbarkeit und Verständlichkeit von handgeschriebenen Formularen ein Problem. Wenn Formulare von Hand ausgefüllt werden, können Unleserlichkeit, Tippfehler und Auslassungen zu Missverständnissen und Verzögerungen bei der Bearbeitung führen. Dies kann zu Fehlern in Geschäftsprozessen und zu Kommunikationsschwierigkeiten führen. In einem Unternehmen, das noch nicht digitalisiert ist, ist es außerdem schwierig sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter Zugang zu der jeweils aktuellen Version der benötigten Formulare haben. Manchmal gibt es in unterschiedlichen Abteilungen auch Abteilungsvarianten des gleichen Formulars.

Unternehmen, die auf Papier- und PDF-Formulare angewiesen sind, haben Schwierigkeiten bei der Skalierung und Anpassung ihrer Prozesse. Die Erstellung und Aktualisierung von Formularen ist ein manueller, arbeitsintensiver Prozess, der bei wachsenden Unternehmen zu Engpässen führen kann. Ebenso ist die Auswertung von Informationen aus Papierformularen und PDFs kompliziert, da sie möglicherweise manuell erfasst und analysiert werden müssen.

Schließlich sind Unternehmen mit betrieblichen Formularen mit dem Problem der Datensicherheit und dem Schutz von sensiblen Informationen konfrontiert. In einem Umfeld, in dem physische Formulare oder PDFs in Dateiverzeichnissen verwendet werden, ist es schwieriger, den Zugang zu vertraulichen Informationen zu kontrollieren und sicherzustellen, dass diese vor unbefugten Personen geschützt sind.

Insgesamt stellen betriebliche Formulare, Papier und PDFs ohne geeignete Digitalisierung für Unternehmen eine Vielzahl von Herausforderungen dar. Die Ineffizienz, Sicherheitsrisiken und Skalierbarkeitsprobleme, die sich aus der Nutzung dieser Dokumente ergeben, können zu verminderten Produktivitäts- und Wettbewerbsfähigkeitsvorteilen führen. Eine Lösung für diese Herausforderungen besteht darin, die Vorteile, die DocuWare bietet zu nutzen und betriebliche Formulare als integraler Bestandteil digitaler Geschäftsprozesse bereitzustellen.

Welchen Nutzen bringen Formulare mit DocuWare?

Mit DocuWare Forms können Sie formularbasierte Workflows in Ihrem Unternehmen digitalisieren. Per Drag & Drop erstellen Sie mit DocuWare Forms Webformulare, die genauso aussehen können, wie das bisherige Formular in Papierform. Diese Formulare werden im Browser ausgefüllt und nach dem Absenden in DocuWare archiviert. Eine Clientlizenz zum Verwenden der Webformulare benötigt man nicht, deshalb können auch Personen, die keine DocuWarelizenz haben, die Formulare nutzen, z.B. Ihre Kunden, Bewerber, Interessenten. Durch die zentrale Archivierung in DocuWare stehen die Formulare allen Mitarbeitern, welche sie benötigen, sofort zur Verfügung. Je nach Anwendungsfall können die im Wenformular eingegebenen Daten mit unterschiedlichen Formularvorlagen verknüpft werden. Eingehende Webformulare können digitale Workflows triggern, sodass sie strukturiere Geschäftsprozesse durchlaufen und zwar jeweils mit der zutreffenden Formularvorlage. So werden die Daten einmal erfasst, ggf. auf mehrere Vorlagen jeweils ganz oder teilweise verteilt, Zeit wird gespart, Fehler vermieden.

Weiterführende Beiträge

DocuWare Workflow

DocuWare Workflow-Management

Details

Digitales Dokumentenmanagement mit DocuWare

Digitales Dokumenten-Management

Details

Kontakt

Interesse an einer Live-Präsentation mit Beratung? Ich bin gerne für Sie da.

Sven Richnow

Account Manager

089 / 89 70 69 22

DMS Infoline vCard QR-Code

Unsere Kontaktdaten direkt auf Ihr Smartphone.

Scannen Sie den QR-Code und erhalten Sie alle wichtigen Kontaktdaten.

zum Kontakt-Formular