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Zuerst einmal, was ist digitale Archivierung nicht: die Ablage von Dateien in Dateiverzeichnissen mit einem beliebig gestaltbaren Dateibaum. Digitale Archivierung ist darauf ausgelegt, dass Dokumente, zwingend strukturiert, langfristig, sicher, geschützt vor unbefugtem Zugriff aufbewahrt werden und das Löschen von Dokumenten nach vorher definierten Regeln erfolgt. Die Struktur der Dateiattribute, nach denen Dokumente wieder aufgefunden werden können, ist definiert, sodass Inkonsistenzen wie bei der Dateibablage gar nicht erst entstehen können. Und schließlich können Veränderungen von Dokumenten, ob autorisiert mit Versionierung oder unautorisiert in einem Archivierungssystem sicher festgestellt werden, während das in einem Dateisystem nicht möglich ist. Deshalb erfüllt das Archivierungssystem DocuWare die GoBD Compliance, d.h. unter anderem werden die Dokumente revisionssicher aufbewahrt, während das weder auf der Festplatte im Dateiexplorer noch in einem Speicher in der Cloud wie Dropbox und nicht einmal in Sharepoint der Fall ist. Digitale bzw. elektronische Archivierung schützt Dokumente vor unbefugtem Zugriff, bei DocuWare über ein mächtiges Rollenkonzept, und die Dokumentdateien sind vor dem Zugriff von Anwendern geschützt. Ein Dienst überprüft bei einer Dokumentrecherche die Leseberechtigung auf das Dokument und wenn diese vorliegt, liefert ein anderer Dienst das Dokument an den anfragenden Benutzer aus. Dokumente werden deshalb nie an ihrem Speicherort geöffnet, sondern immer an dem lokalen Arbeitsplatz des Anwenders. Das schützt auch in besonderem Maße vor den Wirkungen von Schadware.
Ein effektives digitales Archivierungssystem ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen und Dokumente sicher aufbewahrt werden. In der heutigen Welt der digitalen Informationen sind die Anforderungen an ein solches System höher denn je. DocuWare erfüllt alle Anforderungen, die ein digitales Archivierungssystem erfüllen sollte. Die wichtigsten hiervon sind:
Insgesamt sind dies nur einige der wichtigsten Anforderungen, die DocuWare erfüllt.
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