Datenschutz mit DocuWare

Ein wirksames Datenschutzmanagement ist für mittelständische Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten und den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) DocuWare kann dabei helfen, den Datenschutzprozess zu optimieren und zu automatisieren. DocuWare ermöglicht die sichere Speicherung und Verwaltung von Dokumenten sowie die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Zudem bietet es die Möglichkeit, Zugriffsrechte zu vergeben und revisionssichere Protokollierungen zu erstellen. Eine ganzheitliche und proaktive Herangehensweise an das Datenschutzmanagement kann das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern stärken und somit langfristig den Unternehmenserfolg unterstützen.

Laptopbildschirm zeigt die Bestandteile des Betroffenenrechts an, die Sie beim Datenschutzmanagement berücksichtigen müssen.

Herausforderungen beim Datenschutzmanagement

Der effektive Schutz von Daten ist eine der wichtigsten Herausforderungen, mit denen sich Unternehmen heute konfrontiert sehen. In Kraft getreten ist die Verordnung bereits am 25. Mai 2018, Jahre später ist das Kapitel für viele Betroffene noch immer nicht abgeschlossen. Dabei sind sich die meisten der Konsequenzen bewusst, die mit einer Nichteinhaltung einhergehen. Denn wer sich beim Umgang mit den Kundendaten Fehler erlaubt, muss mit empfindlichen Strafen rechnen. Die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und -vorschriften ist aber nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil des Risikomanagements und des Schutzes des guten Rufes des Unternehmens. Allerdings stellen sich bei der Umsetzung des Datenschutzmanagements oft zahlreiche Herausforderungen. Diese umfassen unter anderem die Komplexität und Dynamik der Datenschutzregelungen, die Notwendigkeit von Schulungen und Awareness-Kampagnen für Mitarbeiter, sowie die Gewährleistung von Datenschutz in der Zusammenarbeit mit Dritten. Eine erfolgreiche Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert ein effektives und strategisches Datenschutzmanagement, das auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist und eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung der Datenschutzmaßnahmen beinhaltet. Es besteht auf jeden Fall dringender Handlungsbedarf.
Unsicherheiten bezüglich der Umsetzung der DSGVO hemmen den Prozess aktuell. Die Verantwortlichen in den Betrieben wissen oft nicht, wie sie korrekt vorgehen können. Eine besondere Herausforderung stellt die Pflicht dar, jedes Mal eine Einwilligung einzuholen, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt. Außerdem muss sich Ihr Unternehmen darauf einstellen, dass Kunden eine Auskunft über die bei Ihnen gespeicherten Daten erbeten. Sie sind dazu verpflichtet, solchen Betroffenenanfragen nachzukommen.

Welchen Nutzen bringt DocuWare beim Datenschutzmanagement?

Bei DocuWare ist der vertrauliche Umgang mit den personenbezogenen Daten Teil des Designs (Privacy by Design). Wenn Sie mit einem korrekt konfiguriertem DocuWare System arbeiten, berücksichtigen Sie automatisch bereits Vorgaben der DSGVO. Selbst wenn eine Software per se nicht alle Vorgaben lückenlos erfüllt, sollte sie die Möglichkeiten bieten, dass Ihr Projektpartner die Konfiguration so durchführen kann, dass ein Höchstmaß an DSGVO-Compliance erreicht wird. Sie erhalten mit einer solchen Lösung ein hohes Maß an rechtlicher Sicherheit.

Die wesentlichsten Vorzüge einer Datenschutz-Lösung mit DocuWare:

Personenbezogene Daten in Sekundenschnelle auffinden
Unberechtigten Zugriff auf die Daten ausschließen
Vertraulicher Umgang mit den personenbezogenen Daten als Teil des Designs
Alle Fristen zur Datenlöschung einhalten
Betroffenenanfragen protokollieren
Abläufe automatisieren
Management der Vereinbarungen zur Auftragsdatenverarbeitung samt TOMs ihrer Lieferanten

Im Vergleich dazu gestalten sich die Aufgaben des Datenschutzes sehr viel umständlicher und vor allem teuer, wenn ein Unternehmen noch mit papierbasierten Dokumenten, E-Mailpostfach-Ablagen und Dateiablagen arbeitet, von anderen Vorschriften mal ganz abgesehen.

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Wie kann DocuWare beim Datenschutz eingesetzt werden?

Transparenz im Dokumentenbestand

Transparenz im Dokumenten- und Datenbestand ist die wichtigste Voraussetzung um den Verpflichtungen des Datenschutzes überhaupt nachkommen zu können. Anders als bei der dezentralen Verteilung von Dokumenten und Daten bei herkömmlichen analogen oder semidigitalen Prozessen sind alle relevanten Informationen und Dokumente in DocuWare in einem zentralen Dokumentenpool mit einer zentralen Datenbank. Deshalb kann mit unterschiedlichsten freidefinierbaren Filtern auf den Dokumenten und Informationsbestand im Sachzusammenhang zugegriffen werden und das in Sekundenschnelle. Die Dokumente können auch verschlüsselt werden.

Unbefugten Zugriff auf die Daten ausschließen

DocuWare bietet ein leistungsfähiges, rollenbasiertes Berechtigungsmanagement. Dieses stellt sicher, dass nur die autorisierten Mitarbeiter auf Datensätze mit darin enthaltenen vertraulichen Informationen zugreifen dürfen. Es kann auch so konfiguriert werden, dass Mitarbeiter automatisch nur vorübergehenden Zugriff auf sonst gesperrte Dokumente bekommen, sofern dies für eine Aufgabe erforderlich ist. Das Ausdrucken, Herunterladen oder Teilen von Dokumenten ist ebenfalls berechtigungsabhängig, kann also verhindert werden.

Sie können nachweisen, dass keine unautorisierten Zugriffe stattfinden. Dafür bietet DocuWare einen sogenannten Audit-Trail an. Bei Änderungen eines Dokumentes erzeugt DocuWare eine Version, die Vorgängerversionen bleiben erhalten. Sie sehen auf einen Blick, wer wann welches Dokument geändert oder darauf zugegriffen hat. Bei Dokumenten, die einen Workflow durchlaufen, dokumentiert eine Workflowhistorie detailgenau jeden Bearbeitungsschritt.

Datenlöschung

Eine Vorgabe der Datenschutzgrundverordnung ist die Löschung von personenbezogenen Daten, sobald diese nicht mehr benötigt werden. Eine Speicherung länger als notwendig ist nicht erlaubt. Die Frist für die Löschung ist jedoch vom Sachverhalt und Vorschriften z.B. der GoBD abhängig und variiert entsprechend. Liegen die Daten verteilt in den Aktenordnern, Dateiverzeichnissen oder E-Mail-Postfächern Ihrer Mitarbeiter, gerät die Löschung zur Herausforderung bis hin zur Unmöglichkeit. DocuWare kümmert sich um die automatische Datenlöschung nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht und richtet sich dafür nach den hinterlegten Fristen und/oder Dokumenteigenschaften.

Sicherung des gesamten Dokumentenbestandes

Im Gegensatz zur traditionellen, analogen Aufbewahrung von Dokumenten und Daten, kann der gesamte Dokumentenbestand samt zugehöriger Daten ohne großen Aufwand, leicht wiederherstellbar, gesichert werden. Die Gefahr eines Verlustes wichtiger Unternehmensunterlagen durch Feuer, Wasser, Vandalismus oder einfach Unachtsamkeit gehört mit DocuWare der Vergangenheit an.