DocuWare Workflow Manager

Mit dem DocuWare Workflow Manager legen Sie standardisierte Regeln für Ihre Geschäftsprozesse fest. Ob Bewerbermanagement oder die Prüfung von Rechnungen, der Workflow Manager ermöglicht es Ihnen, Aufgaben und Dokumente zur richtigen Zeit dem richtigen Mitarbeiter zuzuweisen. Bei Abwesenheit leiten Vertretungsregeln die Aufgaben an den nächsten verfügbaren Mitarbeiter weiter, beim Erreichen oder Überschreiten von Fristen regeln Eskalationsstufen die Vorgehensweise.

Was ist der Nutzen von DocuWare Workflow Manager?

Das DocuWare Modul Workflow Manager ermöglicht es Ihnen, auch komplexe Prozesse in Ihrem Unternehmen vollständig zu digitalisieren und zu automatisieren. Durch das Anlegen von präzisen und standardisierten Regeln im Umgang mit Dokumenten, Daten und Entscheidungen stellen Sie dabei sowohl Transparenz als auch Effizienz sicher. Der Workflow Manager zeichnet sich dadurch aus, dass Ihnen beim Einsatz kaum Grenzen gesetzt sind und Sie Ihre Arbeitsabläufe in einer einfachen sowie intuitiven Drag & Drop-Oberfläche ganz ohne Programmierkenntnisse darstellen und automatisieren können.

Ihre Mitarbeiter arbeiten die ihnen zugewiesenen Aufgaben mit digitalen Stempeln oder Formularen ab und leiten diese automatisch an den nächsten verantwortlichen Kollegen im Workflow weiter. Übergeordnete Anwender haben dabei zu jedem Zeitpunkt einen vollen Überblick, in welchem Schritt sich zu bearbeitende Dokumente gerade befinden und was als Nächstes ansteht und können so bei Bedarf auch eingreifen. Feste Regelungen für Vertretungen sorgen dabei dafür, dass auch bei Abwesenheit einzelner Mitarbeiter entsprechende Aufgaben automatisch an einen Vertreter weitergeleitet werden. Zusätzliche Eskalationsstufen legen zudem fest, was beim Überschreiten von Fristen für einzelne Aufgaben passiert. So bleiben in Ihrem Unternehmen Aufgaben nie liegen.

Wie funktioniert DocuWare Workflow Manager?

Bei Unternehmensprozessen ist es entscheidend, dass zwischen den zuständigen Abteilungen und Mitarbeitern ein flüssiger und zuverlässiger Informationsaustausch stattfindet. Der DocuWare Workflow Manager stellt genau das sicher. Er sorgt durch für jeden Prozessschritt klar festgelegte Aktionen für einen reibungslosen Ablauf – und das ohne Zeitverlust. In der Praxis können Sie so Workflows für das Auftragsmanagement, das Onboarding von Mitarbeitern oder die Rechnungsfreigabe individuell automatisieren. Zur Bearbeitung stehen dabei digitale Stempel zur Verfügung, die individuell vom Administrator eingerichtet werden und sich in der Handhabung wie echte Stempel verhalten. Wenn eine Vielzahl weiterer Informationen eingegeben werden müssen, lassen sich optional auch Formularfelder zur Bearbeitung einsetzen.

Automatisierte Workflows erstellen Sie über den Workflow Designer. Dafür legen Sie Aufgaben sowie Entscheidungs-Knotenpunkte fest und definieren klare Bedingungen. Erhält Ihr Unternehmen zum Beispiel eine neue Rechnung, kann automatisch überprüft werden, ob es sich um einen bekannten oder neuen Lieferanten handelt und ob die Rechnungssumme einen zuvor von Ihnen festgelegten Betrag übersteigt. Anhand dieser Kriterien kann das Dokument zur Bearbeitung dann dem jeweils zuständigen Mitarbeiter zugewiesen werden. Ist nicht klar, welcher Sachbearbeiter gerade Ressourcen verfügbar hat, so kann eine Aufgabe auch einer Gruppe von zuständigen Mitarbeitern gleichzeitig zugeteilt werden. Der erste Anwender, der diese Aufgabe dann annimmt, bewirkt gleichzeitig, dass diese in den Listen der Kollegen als vergeben markiert wird.

Praktisch: All diese Einstellungen und Konfigurationen können Sie dabei einfach und ohne Programmierkenntnisse im Workflow Designer festlegen, denn dieser besteht aus einer einfachen sowie intuitiven grafischen Oberfläche und erfordert keinerlei Programmierkenntnisse. Die einzelnen Elemente werden einfach per Drag & Drop in einen Workflow aufgenommen. Diesen können Sie anschließend prüfen und für die Anwender freigeben.

Eskalations- und Vertretungsregelungen

Zusätzliche Eskalations- und Vertretungsregelungen innerhalb des DocuWare Workflow Managers stellen sicher, dass die Aufgaben auch bei Überschreiten einer zuvor gesetzten Frist oder bei Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters nicht liegen bleiben. Wird ein Dokument nicht innerhalb der dafür vorgesehenen Frist bearbeitet, ergreift DocuWare automatisch die von Ihnen festgelegten Eskalationsstufen. Das System versendet dann zum Beispiel entsprechende Erinnerungen per E-Mail und/oder weist die Aufgabe dem nächsten Kollegen bzw. dem Vorgesetzten zu.

Über eine "Out-of-Office"-Funktion kann auch innerhalb des DocuWare-Systems dem System mitgeteilt werden, dass ein Mitarbeiter abwesend ist. Bei Abwesenheit eines für eine Zuweisung in Ihrem Workflow vorgesehenen Mitarbeiters greifen dann die festgelegten Vertretungsregelungen. Aufgaben werden in diesem Fall nicht mehr direkt einem einzelnen Nutzer zugewiesen, sondern einer Vertreter-Liste, welche verschiedene Mitarbeiter mit unterschiedlicher „Priorität“ beinhaltet. Der DocuWare Workflow Manager teilt die neue Aufgabe dann automatisch dem ersten in der Liste verfügbaren Anwender zu. Damit stellen Sie sicher, dass Aufgaben selbst bei Abwesenheit nie unerledigt bleiben.

Voraussetzungen für DocuWare Workflow Manager

Für das Workflow Manager Modul ist eine DocuWare Professional- oder Enterprise-Lizenz oder ein Cloudvertrag erforderlich.

Sinnvoll mit DocuWare Workflow Manager kombinierbare Module:

DocuWare Import ermöglicht das einfache, strukturierte und automatisierte Ablegen und Archivieren von Dokumenten.
DocuWare Barcode & Forms liest Barcodes und Texte eigenständig aus Dokumenten aus und sortiert sowie indexiert diese anschließend.
DocuWare Intelligent Indexing kann gescannte Dokumente anhand des jeweiligen Inhalts automatisch in Ihrem System indexieren.

Wie wird DocuWare Workflow Manager lizenziert?

DocuWare Workflow Manager wird bei On Premise Installationen über eine Serverlizenz erworben, d.h., mit dieser Lizenz können alle Anwender des jeweiligen DocuWare-Systems die Vorteile des Workflow Manager Moduls nutzen. In der DocuWare Cloud ist Workflow Manager beinhaltet.