DocuWare Task Manager

Der DocuWare Task Manager bietet eine zentrale Schnittstelle zur Steuerung und Verwaltung von Aufgaben und Workflows. Durch das Erstellen von individuellen Listen finden Sie relevante Dokumente komfortabel an einem Ort und behalten so anstehende To-dos für Ihre Dokumente stets im Blick. Automatische E-Mail-Benachrichtigungen stellen zusätzlich sicher, dass zeitkritische Dokumente und Aufgaben nicht liegenbleiben oder übersehen werden.

Was ist der Nutzen von DocuWare Task Manager?

Der DocuWare Task Manager ermöglicht es, alle archivierten Dokumente mittels Listen nach klar definierten Kriterien zu durchsuchen und bindet so auch kleine Routineaufgaben in den täglichen Ablauf ein. Typische Aufgaben und Workflows dafür sind etwa das Freigeben und Prüfen von Rechnungen oder bei Abteilungsleitern eingehende Urlaubsanträge von Mitarbeitern. Dank der Task Manager-Listen stellen Sie sicher, dass wichtige Dokumente und Aufgaben nicht liegenbleiben und verfügen gleichzeitig über eine zentrale, komfortable und zeitsparende Übersicht. Die zusätzliche E-Mail-Benachrichtigung stellt dabei sicher, dass Sie automatisch benachrichtigt werden, sobald ein neues und für Sie relevantes Dokument vorliegt.

In der Praxis können so Aufgaben und einfache Workflows übersichtlich dargestellt werden. Dazu zählen zum Beispiel Rechnungen, die von einem Kostenstellenleiter freigegeben werden oder Urlaubsanträge, die vom Abteilungsleiter genehmigt werden müssen. Um eine Liste zu erstellen, die alle freizugebenden Urlaubsanträge zeigt, wählen Sie als Index-Kriterien Dokumenttyp = „Urlaubsantrag“, Status = „neu“ und Abteilung = „Marketing UND Vertrieb“. Zusätzliche E-Mail-Benachrichtigungen stellen gleichzeitig sicher, dass Sie automatisch informiert werden, sobald in einer Liste ein neues Dokument für Sie vorliegt.

Weitere Anwendungsmöglichkeiten finden sich beispielsweise auch bei der Arbeit in Projektteams und entsprechenden Projektdokumenten. Der DocuWare Task Manager erlaubt hier das Erstellen einer übersichtlichen und zentralen Projektmappe, die allen Mitarbeitern den sofortigen Zugriff auf alle relevanten Unterlagen erlaubt.

Wie funktioniert DocuWare Task Manager?

Der DocuWare Task Manager mit integrierten Listen ermöglicht es Ihnen, Aufgaben und Workflows effizienter und zuverlässiger zu gestalten. Einmal angelegt bieten Ihnen diese Listen alle dokumentenbasierten Aufgaben gebündelt in einer Ansicht. Je nach Bedarf lassen sich beliebig viele Listen mit unterschiedlichen Kriterien (Index-Filter) erstellen. Bestehende Listen werden dabei ständig und automatisch aktualisiert, sodass Sie immer sicher sein können, auch neue Aufgaben ohne Verzögerung zu erhalten.

Listen können durch den Administrator erstellt und bestimmten Mitarbeitern freigegeben werden. Solche im Administratorenbereich erstellten Listen lassen sich zentral verwalten und können nach Freigabe von Ihren Mitarbeitern individuell ein- beziehungsweise ausgeblendet werden. Zudem können auch die Mitarbeiter selbst Listen erstellen, die nur für sie selbst relevant und dann auch nur für sie selbst sichtbar sind. Dabei wird so eine individuelle Liste über die Suche angelegt, d.h. eine individuelle Liste ist die gespeicherte Suche nach individuellen Kriterien. Wie viele andere Elemente eines DocuWare-Systems sind übrigens auch Listen mit einer eigenen URL-Adresse ansprechbar und können so einfach geteilt werden. Sie lassen sich auch per Link (z. B. auf dem Desktop) speichern.

Zur Bearbeitung der Dokumente stehen virtuelle Stempel zur Verfügung. Sie können je nach System und Bedarf im Unternehmen individuell konfiguriert werden. Mit einem "Freigeben"-Stempel, der die entsprechenden Indexdaten eines Dokumentes ändert, bewirken Sie zum Beispiel, dass im Falle einer Rechnung dieses Dokument an den zuständigen Mitarbeiter zur Zahlung weitergeleitet wird oder aber analog der genehmigte Urlaubsantrag aus der Liste des Abteilungsleiters wieder zurück in die des Mitarbeiters rutscht, der diesen ursprünglich gestellt hat.

E-Mail-Benachrichtigungen zur fristgerechten und zeitnahen Bearbeitung

Die E-Mail-Benachrichtigung ist ebenfalls fester Bestandteil des DocuWare Task Managers und versendet je nach Konfiguration entsprechende Benachrichtigungen, sobald ein neues Dokument abgelegt und auf die in den Listen definierten Kriterien zutrifft. Mitteilungen werden jedoch nicht nur bei neu angelegten Dokumenten versendet, sondern auch dann, wenn der Index eines bereits archivierten Dokuments so verändert wurde, dass die Filter-Kriterien mit der einer anderen Liste übereinstimmen. Damit stellt der DocuWare Task Manager sicher, dass die entsprechenden Aufgaben nicht nur strukturiert, sondern auch zeitnah und unter Einhaltung eventueller Fristen abgearbeitet werden.

Damit ein schneller Zugriff auf das Dokument möglich ist, kann DocuWare in der Mitteilung auf Wunsch sogar einen direkten Link auf das Dokument oder die entsprechende Liste integrieren. Um nicht minütlich neue E-Mail Benachrichtigung zu erhalten, ist das Versenden selbstverständlich auch zeitgesteuert und gebündelt möglich. So werden Anwender nur einmal täglich zu einer fest eingestellten Tageszeit über die neuen sowie veränderten Dokumente informiert.

Übrigens können Sie sich nicht nur informieren lassen, wenn To-dos abgeschlossen sind. DocuWare kann Sie auch informieren, wenn eine Aufgabe nicht erledigt wurde. Wird etwa eine Rechnung abgelehnt, kann der Kostenstellenleiter so direkt eingreifen. Praktisch ist auch die Möglichkeit, E-Mail-Benachrichtigung als Abo zu nutzen. Damit legen Sie fest, welche Mitarbeiter automatisch benachrichtigt werden sollen, wenn sich ein Dokument ändert. Freigegebene E-Mail Benachrichtigungen können von Mitarbeitern auch selber abonniert werden.

Voraussetzungen für DocuWare Task Manager

Für das Task Manager Modul ist eine DocuWare Professional- oder Enterprise-Lizenz oder ein Cloudvertrag erforderlich.

Sinnvoll mit DocuWare Task Manager kombinierbare Module:

Mit DocuWare Task Manager werden Sie über die Gültigkeit oder Deadline von Dokumenten automatisch informiert.
In Kombination mit DocuWare Mobile sind Aufgaben-Listen auch direkt in der DocuWare-App auf dem Smartphone oder Tablet verfügbar.

Wie wird DocuWare Task Manager lizenziert?

DocuWare Task Manager wird bei On Premise Installationen über eine Serverlizenz erworben, d.h., mit dieser Lizenz können alle Anwender des jeweiligen DocuWare-Systems die Vorteile des Task Manager Moduls nutzen. In der DocuWare Cloud ist Task Manager beinhaltet.