DocuWare Smart Connect

Mit DocuWare Smart Connect integrieren Sie DocuWare in beliebige Drittanbieter-Anwendungen, die entweder lokal installiert ist oder über eine browserbasierte Benutzeroberfläche verfügt. Damit ist es DocuWare möglich, die entsprechenden Daten direkt auszulesen und so zum Beispiel direkt aus Ihrer Buchhaltungssoftware mit einem Klick die Original-Rechnungen aus Ihrem Archiv abzurufen. Damit haben Sie, egal in welcher Software Sie gerade arbeiten, alle Dokumente zum aktuellen Vorgang parat, müssen nicht mehr zwischen verschiedene Programmen wechseln und sparen sich das zeitaufwendige Suchen von Daten.

Was ist der Nutzen von DocuWare Smart Connect?

Durch DocuWare Smart Connect integrieren Sie jede beliebige Anwendung innerhalb kürzester Zeit ganz ohne Programmieraufwand in Ihr DocuWare System und können anschließend von dieser Fremdanwendung auf die in DocuWare archivierten Inhalte und Dokumente zugreifen. So können Sie zum Beispiel direkt aus Ihrem E-Mail-Programm die zur Rechnungsnummer passende Rechnung öffnen. Damit stehen relevante Dokumente auf Knopfdruck zur Verfügung – direkt aus dem entsprechenden Programm und ohne dass die Anwendung dafür verlassen und das Dokument in DocuWare gesucht werden muss. Ihre Mitarbeiter profitieren damit ganz einfach vom zentralen Dokumentenpool – ganz ohne Einarbeitung in DocuWare.

Durch Smart Connect sind einerseits Suchen direkt aus der Drittanwendung möglich. Andererseits können Dokumente, die in DocuWare abgelegt werden sollen, mit Werten aus der Drittanwendung indexiert werden. Buchen Ihre Mitarbeiter beispielsweise eingehende Rechnungen in einem Buchhaltungssystem, so können diese die soeben eingetragenen Werte gleich für die Indexierung der zuvor gescannten Rechnungen verwenden. Das bedeutet, dass ein einfacher Knopfdruck genügt, um die Rechnungen vollständig indexiert in DocuWare abzulegen. Die Dokumente sind anschließend anhand ihrer Buchungskriterien wie Lieferant, Datum oder Rechnungsbetrag einfach wiederzufinden.

Wie funktioniert DocuWare Smart Connect?

DocuWare Smart Connect lässt sich über eine einfache Konfiguration und in wenigen Schritten in Ihre Drittanwendung integrieren. Dazu legen Sie zunächst eine Quelle fest und wählen aus, welche Bereiche in der jeweiligen Software für die Suche in DocuWare verwendet werden sollen. Beispielsweise legen Sie als Quelle Ihre Buchhaltungssoftware fest und wählen als eindeutige Suchkriterien die Felder „Rechnungsnummer“, „Referenznummer“ und „Firmenname“ aus. Abschließend wählen Sie noch den Bereich aus, an dem der virtueller Smart Connect Button dann in der Drittanbieter-Software erscheinen soll und legen die Tastenkombination fest, welche Sie alternativ zum Button verwenden können.

Anwender können sich für eine Suche verschiedene virtuelle Smart Connect Buttons in ihre Drittanwendung integrieren. Beispielsweise erscheinen im ERP-System nun Schaltflächen für das Abrufen der entsprechenden Bestellung, des Lieferscheins oder der Rechnung. Sind Sie im ERP-System auf einer Bestellposition, drücken Sie einfach auf den entsprechenden Button, um das Dokument für diese Position angezeigt zu bekommen.

Möchten Sie Dokumente mit Smart Connect in DocuWare indexieren, so haben Sie typischerweise die DocuWare-Anwendung parallel zu Ihrer Drittanwendung geöffnet, ggf. auf einem zweiten Bildschirm. Auf der DocuWare-Seite liegt das zu archivierende Dokument bereit und benötigt die entsprechenden Indexinformationen. Auf der anderen Seite haben Sie gerade die Maske Ihrer Anwendung mit den entsprechenden Daten des Dokuments befüllt, beispielsweise die Buchungsdaten einer Rechnung. Ein Knopfdruck auf Smart Connect genügt jetzt, um diese Werte automatisch an DocuWare zu übergeben und das Dokument zu archivieren. So haben Anwender keinen Mehraufwand bei der Ablage von Dokumenten, die sie ohnehin in einem Drittsystem verarbeiten müssen, wie es beispielsweise bei Eingangsrechnungen der Fall ist.

Voraussetzungen für DocuWare Smart Connect

Für das Smart Connect Modul ist eine DocuWare Professional- oder Enterprise-Lizenz oder ein Cloudvertrag erforderlich.

Sinnvoll mit DocuWare Smart Connect kombinierbare Module

  • Die DocuWare-Module Workflow Manager und Task Manager erweitern Smart Connect um echte Workflow-Funktionalitäten und können neue Dokumente automatisch in einen dokumentenbasierten Workflow einbinden.

Wie wird DocuWare Smart Connect lizenziert?

DocuWare Smart Connect wird bei On Premise Installationen über eine Serverlizenz erworben, d.h., mit dieser Lizenz können alle Anwender des jeweiligen DocuWare-Systems die Vorteile des Smart Connect Moduls nutzen. In der DocuWare Cloud ist Smart Connect beinhaltet.

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