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DocuWare Integration
Wir integrieren DocuWare in Ihre Systemlandschaft. Wir haben das Know How um selbst Integrationen herzustellen. Wenn es aber im DocuWare Partnernetzwerk fertige Integrationen gibt, nutzen wir diese, um DocuWare nahtlos z.B. in Ihr ERP oder CRM zu integrieren. DocuWare erweitert die bestehende IT-Infrastruktur um zentrale Ressourcen wie Daten und Dokumente, die in einem Archiv bereitgestellt und synchronisiert werden können. Auf dieser Basis können unternehmensweite Prozesse mit DocuWare-Workflows automatisiert umgesetzt werden. Zusätzlich können DocuWare-Archivfunktionen, wie das Abfragen, Speichern, Ansehen und Bearbeiten von Dokumenten, in externen Anwendungen genutzt werden.
DocuWare Schnittstellen
DocuWare kennt über 500 zertifizierte Schnittstellen zu ERP-, CRM-, PPS- und anderen Softwareapplikationen. Dazu kommen eine große Anzahl an iPaaS Integrationsmöglichkeiten. Mit DocuWare eigenen Methoden wie REST-API, SOAP, URL-Integration, um nur einige zu nennen, kann eine Integration zu fast jeder Software hergestellt werden. Darüber hinaus bringt DocuWare native Schnittstellen mit, wie z.B. den DocuWare Printer oder Autoindex für die automatische Nachindizierung aus externen Quellen oder die Übergabe von Daten an Applikationen.
Dokumentenimport
- Windows Explorer: Archivierte Dokumente werden in einer Ordnerstruktur im Windows Explorer angezeigt. Um neue Dokumente oder ganze Ordner aus dem Windows Explorer zu archivieren und zu indexieren, können sie einfach in einen DocuWare-Ordner gezogen werden.
- Netzwerk- oder lokale Ordner: Eintreffende Dokumente in diesen Ordnern werden automatisch in DocuWare-Ablagekörbe oder Archive geladen und anhand einer vordefinierten Konfiguration verarbeitet. So können beispielsweise Dokumente automatisch indexiert oder Workflows gestartet werden.
- Multifunktionsgeräte: Digitalisierte Dokumente von Kopierern und Scannern können aus Netzwerkordnern in DocuWare-Ablagekörbe oder direkt in Archive importiert werden.
- Desktop-Scanner: DocuWare-Desktop-Apps nutzen die Funktion DocuWare Scan, um über TWAIN- oder WIA-Treiber den Scanvorgang mit Einstellungen für Kontrast, Auflösung und Ausrichtung zu steuern. Anschließend importiert DocuWare Scan die Dokumente in einen Ablagekorb oder ein Archiv.
- Beliebige Software: Der virtuelle DocuWare-Drucker speichert Dokumente über den Druckbefehl als PDF in DocuWare. Eine hinterlegte Konfiguration bestimmt, in welchen Ablagekorb oder welches Archiv die Dokumente abgelegt werden und wie sie indexiert werden.
- E-Mail-Systeme: DocuWare importiert E-Mails – auch automatisch – in Ablagekörbe oder Archive. Die Verbindung von DocuWare zu IMAP- oder Exchange-Servern wird zentral eingerichtet. Das ermöglicht allen Benutzern eines Unternehmens E-Mails aus ihren Postfächern in DocuWare zu archivieren und in DocuWare darauf zuzugreifen. Alle Konfigurationen werden zentral über das Modul Connect to Mail konfiguriert, der Import, die Indexierung der Mails sowie die Berechtigungen. Outlook hat einen eigenen nativen Konnektor für das das Speichern, Indexieren und Suchen direkt aus der Outlookoberfläche heraus.
- Smartphones: Die mobile DocuWare-App ermöglicht das Speichern von Dokumenten oder Fotos aus anderen Apps in einen DocuWare-Ablagekorb oder in ein Archiv.
DocuWare Datenaustausch und Synchronisierung
Metadaten wie Indexinformationen von Dokumenten sind in DocuWare grundlegend für Suchanfragen und Workflow-Steuerung. Solche Informationen können auch in anderen Unternehmensanwendungen relevant sein. DocuWare synchronisiert daher Indexinformationen mit Datensätzen externer Datenquellen, um den unternehmensweiten Datenbestand abzugleichen. Auf der anderen Seite kann DocuWare Informationen auf externe Datenquellen zugreifen und dort befindliche Datensätze nutzen, um Metadaten zu ergänzen.
Auf diese Weise können auch große Mengen von Dokumenten schnell indexiert werden. Der Zugriff auf verschiedene Datenquellen ist möglich, beispielsweise auf eine Datenbank, eine eingeschränkte Datenbankansicht, ein DocuWare-Archiv oder eine einfache CSV-Datei. Dies kann zum Beispiel mit dem DocuWare-Modul Autoindex oder den DocuWare-iPaaS-Konnektoren realisiert werden.
Integrationsmethoden mit DocuWare
Um Archivfunktionen bereitzustellen, Datenaustausch zu ermöglichen und vernetzte Prozesse zu unterstützen, können vier grundlegende Methoden unterschieden werden:
- Native Konnektoren: Sie verbinden DocuWare mit bestimmten Drittanwendungen und erweitern diese um umfassende Dokumentenmanagement-Funktionen.
- Universelle Module: Dies sind DocuWare-Komponenten, die Integrationsmöglichkeiten für mehrere Programme bieten und innerhalb von DocuWare konfiguriert werden können.
- Integration Platform as a Service (iPaaS): DocuWare verbindet sich über iPaaS-Konnektoren mit anderen Cloud-Anwendungen. Daten und Dokumente können ohne Programmierung über entsprechende Plattformen ausgetauscht und zu automatischen Workflows kombiniert werden.
- Programmierung: Diese Methode integriert einzelne DocuWare-Ressourcen oder erstellt individuelle Programme, die umfangreiche DocuWare-Funktionalitäten in beliebigen Drittanwendungen bereitstellen.
Insgesamt bietet DocuWare vielfältige Integrationsmöglichkeiten, um eine effiziente Zusammenarbeit und Automatisierung von Prozessen innerhalb eines Unternehmens zu gewährleisten. Durch den Einsatz der geeigneten Integrationsmethoden kann DocuWare nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert werden und so den täglichen Arbeitsablauf erleichtern und optimieren.
Kontakt
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Sven Richnow
Account Manager