Finanzen & Controlling

Herausforderungen im Rechnungswesen

Im Rechnungswesen sowie in der Buchhaltung bestehen für jedes Unternehmen vielfältige Dokumentations- und Nachweispflichten. Und deshalb mit die höchsten Dokumentenaufkommen innerhalb einer Organisation: Belege und Unterlagen müssen aufgrund verschiedener gesetzlicher und wirtschaftlicher Auflagen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden. Im Falle möglicher Produkthaftungen oder Vertragsansprüche sogar noch länger.

Aufgrund dieser speziellen Situation werden die Ressourcen im Rechnungswesen oft zu einem großen Teil und ungewollt für Recherche und Archivierung aufgebraucht – obwohl es für das Unternehmen als Ganzes eigentlich viel wichtigere Aufgaben gibt, wie z.B. das Forderungsmanagement, die Kosten- und Leistungsrechnung oder verschiedene Analyse- und Planungsaufgaben. Die sinnvolle Aufteilung aller verfügbaren Ressourcen des Rechnungswesens auf die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zum einen und auf unternehmensinterne Aufgaben zum anderen stellt damit eine grundlegende Herausforderung für jede Organisation dar.

Debitorenbuchhaltung

Die Sicherung des Geldeingangs nach der Rechnungstellung ist für jedes Unternehmen entscheidend. DocuWare unterstützt Ihre Mitarbeiter in diesem Prozess: So können sich Anwender mit nur einem Klick sämtliche Unterlagen zu einem Vorgang aufrufen. Eine solche Kundenmappe enthält alle relevanten Dokumente, von der ursprünglichen Bestellung des Kunden, den vom Kunden unterschriebenen Lieferschein als Beweis für die Auslieferung bis hin zur gestellten Rechnung. Auf Wunsch können Ihre Mitarbeiter diese Dokumente per Knopfdruck an den Kunden per E-Mail weiterleiten, beispielsweise während eines Telefonats bezüglich der noch ausstehenden Forderung. Zeitnahe Zahlungseingänge werden dadurch sichergestellt und Ihr Unternehmen profitiert von einer höheren Liquidität.

Kreditorenbuchhaltung

Eingangsrechnungen haben in vielen Organisationen oft einen langen Weg, bevor sie bezahlt werden können. Zunächst steht eine logische Prüfung der eingehenden Rechnung durch die Buchhaltung an, anschließend wird die Rechnung an die Abteilung bzw. Kostenstelle weitergeleitet, welche für den ursprünglichen Einkauf verantwortlich ist. Der Kostenstellenleiter gibt die Unterlagen frei und übergibt sie erneut der Buchhaltung, wo schließlich die Bezahlung des Lieferanten erfolgt. Selbst wenn die Wege zwischen den Abteilungen kurz sind, kann sich dieser Prozess schnell in die Länge ziehen. Beispielsweise, weil verantwortliche Mitarbeiter außer Haus sind und deshalb nicht auf die Papierdokumente zugreifen können. Oder aber, weil vor der Freigabe zunächst entsprechende Lieferscheine, Preislisten oder ursprüngliche Verträge eingesehen werden müssen. So vergehen oft mehrere Tage oder sogar Wochen. Deutlich mehr Zeit, als Ihnen der Lieferant zur Nutzung eines Skontos bei vorzeitiger Zahlung gewährt.

Mit DocuWare im Rechnungswesen digital abbilden

Rechnungen werden gleich nach dem Eingang eingescannt und stehen ab sofort zentral im elektronischen Archiv zur Verfügung. Damit arbeiten ab sofort alle Mitarbeiter mit dem gleichen Dokument, unabhängig davon, ob sich eine Rechnung noch im Freigabeprozess befindet oder bereits bezahlt wurde. Doppelablagen oder Kopien gehören der Vergangenheit an. Ihre Mitarbeiter werden elektronisch per E-Mail benachrichtigt, wenn ihnen neue Rechnungen zur Freigabe zugewiesen werden. Anwender können auch von unterwegs aus immer auf die freizugebenden Dokumente zugreifen und diese freigeben. Durchlaufzeiten verringern sich dadurch erheblich und Ihr Unternehmen nutzt mögliche Skonti aus. Mitarbeiter in der Buchhaltung haben darüber hinaus immer den globalen Überblick, wo sich freizugebende Rechnungen im Unternehmen gerade befinden, und können notfalls einschreiten. Liquiditätsplanungen sind leichter möglich und die Gesamtkosten für die Freigabe einer Eingangsrechnung reduzieren sich deutlich.

Planung und Abweichungsanalyse

Eine der wichtigsten Aufgaben des Controllings ist die Erstellung von Plan- und Ist-Zahlen zur Steuerung von Geschäftsabläufen. Dazu werden kontinuierlich Auswertungen bezüglich der Kostenträger und Kostenstellen erstellt, für die der Zugriff auf eine Vielzahl von Dokumenten aus unterschiedlichen Abteilungen nötig ist. Durch die Bereitstellung aller Unterlagen in einem zentralen Archiv leistet DocuWare im Rechnungswesen einen erheblichen Beitrag zur Vereinfachung dieses Prozesses. Pläne und Zahlen vergangener Jahre, Auflistungen zu Kostenträgern und Kostenstellen sind stets durch alle berechtigten Anwender abrufbar. Gleichzeitig verhindert das integrierte Versionsmanagement von DocuWare, dass falsche Zahlen in die Planung einfließen.