DocuWare Mobile

Mit DocuWare Mobile erhalten Sie auch über das Smartphone und Tablet einen zuverlässigen Zugriff auf Ihr DocuWare Archiv. Anstehende Aufgaben lassen sich so nicht nur am Arbeitsplatz, sondern auch schnell und einfach von unterwegs erledigen. Mit einem übersichtlichen Dashboard behalten Ihre Mitarbeiter stets alle Aufgaben im Blick und können über die DocuWare App beispielsweise eingehende Rechnungen in kürzester Zeit freigeben, um Skontofristen einzuhalten. Die Einrichtung von DocuWare Mobile funktioniert dabei denkbar einfach über das Scannen eines QR-Codes.

Was ist der Nutzen von DocuWare Mobile?

Mit dem DocuWare Mobile Modul ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern den Zugriff nicht nur vom Arbeitsplatz, sondern auch ganz bequem von unterwegs per App auf dem Smartphone oder Tablet. Ihre Mitarbeiter können damit zum Beispiel auch auf Geschäftsreisen wichtige Aufgaben abarbeiten und behalten in einem übersichtlichen Dashboard alle anstehenden To-Dos im Blick. Über eine Suchmaske finden Sie außerdem alle Dokumente und können auch einzelne Dokumente in einem einfachen Workflow mit digitalen Stempeln freigeben. Mit DocuWare Mobile stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter auch die Reisezeit effektiv nutzen können. Gleichzeitig halten Sie durch eine geschützte SSL-Übertragung die Sicherheitsrichtlinien auch bei der mobilen Nutzung immer ein.

Wie funktioniert DocuWare Mobile?

DocuWare Mobile beziehungsweise die zugehörige DocuWare App für iOS und Android Smartphone sowie Tablets bietet eine intuitive Benutzeroberfläche für das bequeme und effiziente Arbeiten auf mobilen Geräten. Damit erhalten Anwender Zugriff auf ihre individuellen Aufgaben, angelegte Listen, Briefkörbe und eine Suche. Die Suchmasken sind dabei für die mobile Nutzung optimiert und bieten – wie auch vom normalen DocuWare-System gewohnt – den Zugriff auf Auswahllisten an. In diesen Listen werden alle für ein Indexfeld verfügbaren Einträge gespeichert, wodurch der Anwender diese nicht noch einmal per Hand eingeben muss. Möchten Sie beispielsweise von unterwegs aus sämtliche Eingangsrechnungen eines Lieferanten einsehen, so klicken Sie im Feld „Dokument-Typ“ auf die Auswahlliste und wählen dort den entsprechenden Wert „Eingangsrechnung“ einfach per Fingertipp aus. Genauso funktioniert es bei der Auswahl des Lieferanten im Feld „Firma“.

Nach der Suche werden die Ergebnisse übersichtlich in einer Liste dargestellt. Von hier können Sie sich einzelne Dokumente anzeigen lassen. DocuWare zeigt Ihnen dabei auf Ihrem mobilen Gerät alle von DocuWare unterstützten Dateiformate an, z.B. Office-Dokumente, Bild-Dokumente, E-Mails, bestimmte technische Zeichnungen oder gescannte Dokumente.

Neben der einfachen Darstellung von Dokumenten, unterstützt DocuWare Mobile auch die vom Desktop bekannte Stempelfunktion. So können auch von unterwegs aus Dokumente freigeben oder abgelehnt und so andere Mitarbeiter über den aktuellen Status eines Dokuments informiert werden. Besonders praktisch: Ist das Smartphone-Display zu klein für die freie Platzierung des Stempels mit dem Finger, so sucht DocuWare automatisch nach einer geeigneten freien Stelle auf dem Dokument, um den Stempel zu platzieren. So wird verhindert, dass der Stempel den Text auf dem eigentlichen Dokument überdeckt. Zudem ist auch das Speichern und automatische Indexieren von Dokumenten aus anderen Apps möglich.

Sicherer und verschlüsselter Zugriff über die mobile App

Auch beim mobilen Zugriff von unterwegs erfüllt DocuWare Mobile höchste Sicherheitsstandards. Wie auch der normale DocuWare Client, erfordert die mobile DocuWare App eine Identifizierung des jeweiligen Anwenders mit dem entsprechenden Nutzernamen und Passwort. Die jeweiligen Verbindungsdaten werden zwar nach der ersten Einrichtung automatisch gespeichert, das Passwort muss aus Sicherheitsgründen allerdings bei jedem Login eingeben werden. Im Übrigen gelten die vom Administrator festgelegten Zugriffsrechte des jeweiligen Nutzers auch auf dem mobilen Gerät – identisch zur Desktop-Anwendung.

Für zusätzliche Sicherheit sorgt außerdem die Tatsache, dass Dokumente nie auf das mobile Gerät übertragen, sondern immer nur temporär wiedergegeben werden. Sucht ein Anwender etwa ein Dokument im DocuWare-Archiv, so werden lediglich die Bildinformationen des Dokuments vorübergehend und über eine sichere SSL-Verbindung auf das mobile Gerät gespiegelt, jedoch nicht das Dokument selbst übertragen. Trotzdem ist es bei Verlust eines Gerätes mit DocuWare App immer ratsam, das Passwort des betroffenen Mitarbeiters zu ändern, um Ihr Unternehmen vor unberechtigtem Dokumentenzugriff zu schützen.

Voraussetzungen für DocuWare Mobile

Für das Mobile Modul ist eine DocuWare Professional- oder Enterprise-Lizenz oder ein Cloudvertrag erforderlich.

Sinnvoll mit DocuWare Mobile kombinierbare Module

In Kombination mit dem DocuWare Task Manager kann der Anwender nicht nur einfache Suchen auf seinem mobilen Gerät durchführen, sondern auch auf angelegte Aufgabenlisten zugreifen.

Wie wird DocuWare Mobile lizenziert?

DocuWare Mobile wird bei On Premise Installationen über eine Serverlizenz erworben, d.h., mit dieser Lizenz können alle Anwender des jeweiligen DocuWare-Systems die Vorteile des Mobile Moduls nutzen. In der DocuWare Cloud ist Mobile beinhaltet.