DocuWare Intelligent Indexing

Wie funktioniert DocuWare Intelligent Indexing?

DocuWare Intelligent Indexing hilft in der Praxis vor allem dann, wenn Sie in Ihrem Unternehmen täglich viele unterschiedliche Papierdokumente verschiedenster Art erhalten. Zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen. Jedes Dokument stammt von einem anderen Absender, weist eine eigene Struktur auf und lässt sich damit nicht standardisiert verarbeiten. Intelligent Indexing kann den Inhalten von Dokumenten erfassen und diese anhand der jeweiligen Schlüsselinformationen indexieren. Damit lassen sich auch stetig im Layout wechselnde und unstrukturierte Dokumente automatisch einordnen und im Archiv ablegen.

Hierfür scannen Sie sämtliche Papierdokumente ein, welche anschließend als PDF-Dateien im DocuWare-Briefkorb erscheinen. DocuWare Intelligent Indexingliest dann den Inhalt aus und erfasst mithilfe eines ausgeklügelten Algorithmus jeden Dokumenttyp sowie verschiedene Metadaten. Diese werden dem Anwender im zweiten Schritt zur Indexierung vorgeschlagen. Insgesamt stehen elf Standardfelder wie z. B. Unternehmen, Dokumenttyp, Datum oder Betrag zur Verfügung sowie zehn benutzerdefinierbare Felder. Der Anwender sieht auf einen Blick, an welcher Stelle DocuWare Intelligent Indexing die Werte für die Indexierung des Dokuments ausgelesen hat. Ist ein Wert falsch, so klickt der Anwender einfach auf den Bereich im Dokument, der den richtigen Wert enthält. Der Index wird sofort korrigiert und DocuWare Intelligent Indexing merkt sich diese Verbesserung für die nächste Indexierung eines ähnlichen Dokuments.

Da die Erkennung der Indexwerte auf einem Algorithmus basiert, kann es vor allem bei erstmals erfassten Dokumenten zu Fehlern bei der Auslesung kommen. DocuWare erkennt dabei jedoch den Grad der Zuverlässigkeit während des Auslesens und klassifiziert alle erfassten Dokumente im zweiten Schritt gemäß einem Ampelsystem: Grün steht für eine sehr sichere Auslesung, bei gelb klassifizierten Dokumenten besteht noch eine gewisse Unsicherheit, bei roten Dokumenten fehlt ein Indexwert oder es besteht ein Widerspruch innerhalb der Indexierung. Der Anwender kann nun alle gelb und rot markierten Dokumente auswählen, um diese zu überprüfen. Eine fehlerhafte Auslesung kann dabei auf einfachste Weise direkt mit der Maus und mithilfe der One-Click-Indexing-Funktion korrigiert werden.

Intelligent Indexing lernt mit jedem Dokument dazu

DocuWare zeigt dazu dem Anwender auf der linken Seite den Ablagedialog mit den bereits gefüllten Indexfeldern an und auf der rechten Seite den DocuWare Viewer mit dem ausgelesenen Dokument. Im Viewer sehen Sie genau, an welcher Stelle im Dokument ein bestimmter Indexwert ausgelesen wurde: Dieser Bereich ist farblich unterlegt. Ist der Wert falsch, so klicken Sie einfach auf jenen Bereich im Dokument, der den korrekten Wert enthält. Mit nur einem Klick übernimmt DocuWare diesen Text und überschreibt den alten, fehlerhaften Indexwert mit dem neuen, korrekten Wert. DocuWare Intelligent Indexing merkt sich dabei den neuen Wert bzw. dessen Position innerhalb des Dokuments und lernt damit aus allen bisherigen Korrekturen durch den Anwender. Scannen Sie oder Ihre Kollegen beim nächsten Mal ein ähnliches Dokument ein, so verwendet DocuWare Intelligent Indexing neben dem Standard-Algorithmus auch die nachträglichen Verbesserungen bei der Erfassung der Metadaten.

DocuWare Intelligent Indexing ist für Ihr Unternehmen in zwei Varianten verfügbar: Als lokal installierter Service oder als webbasierter Dienst. Bei der lokalen Variante lernt das System lediglich von den Verbesserungen der Anwender innerhalb Ihres Unternehmens. In der webbasierten Version hingegen profitieren Sie von allen Verbesserungen innerhalb der weltweiten „DocuWare Intelligent Indexing Community“. Konkret bedeutet das, dass eine Verbesserung, die ein DocuWare-Anwender einer anderen Organisation vorgeschlagen hat, sofort auch in Ihrem DocuWare-System Anwendung findet, sobald diese verifiziert wurde. Beim kollektiven Lernen (Crowd Learning) lernt das System also nicht nur durch Ihre eigenen Mitarbeiter, sondern von allen DocuWare Intelligent Indexing-Anwendern. Dabei werden lediglich Strukturdaten Ihrer Dokumente mit der Cloud geteilt, der Inhalt Ihrer Dokumente verbleibt weiterhin allein in Ihren DocuWare-Archiven, ohne dass Dritte hierauf zugreifen können.