DocuWare Import

DocuWare Import bringt eine sehr große Zeitersparnis. Dokumente werden einfach strukturiert in Ordnern im Dateiexplorer abgelegt und von dort werden sie automatisch, je nach Konfiguration, in einen DocuWare-Briefkorb abgelegt oder aber vollautomatisch archiviert. So wird ein Maximum an Effizienz bei der Dokumentenarchivierung erreicht.

Was ist der Nutzen von DocuWare Import?

Das DocuWare Import Modul sorgt für den vollautomatischen Import von großen Dokumentenmengen. Ganz egal, ob eingescannte Papierdokumente, elektronisch übermittelte Rechnungen oder mit individueller Software erstellte Vertragsdokumente und Konstruktionszeichnungen. DocuWare Import indexiert Ihre Dokumente vollständig automatisiert und ohne manuelle Eingabe. Das gilt auch bei der Verwendung von ERP-Programmen oder Netzwerkscannern, die oft eine Vielzahl an PDF-Dokumenten erstellen. Selbstverständlich verarbeitet DocuWare Import außerdem auch den Standard "ZUGFeRD" für digitale Eingangsrechnungen vollautomatisch. Bei der Verwendung von Netzwerkscannern können die Dokumente bereits während dem Scan-Vorgang in mitarbeiterspezifische Dateiordner weitergeleitet und so automatisch zur Bearbeitung in die DocuWare-Briefkörbe der Mitarbeiter importiert.

DocuWare Import sorgt so für einen zeitsparenden, effizienten Dokumentenimport und reduziert die Ablageaufwand (z. B. als Datei auf Festplattenlaufwerken) erheblich. Zusätzlich stellen Sie so auch zuverlässig die Einhaltung von Compliance (d. h. Gesetze und Richtlinien für Unternehmen) sicher.

Wie funktioniert DocuWare Import?

DocuWare Import bietet die Möglichkeit einer vollautomatischen Ablage von Dokumenten über überwachte Ordner im Dateisystem und dokumentspezifische Importtemplates. Die überwachten Ordner können lokal sein oder Netzwerklaufwerke. Der Import kann zeitgesteuert oder ereignisorientiert konfiguriert sein. Wenn ein Dokument importiert wird, sieht DocuWare nach, ob es das Layout des Dokuments kennt, und legt in diesem Fall das Dokument vollautomatisch im Archiv in dem jeweils für das Dokument richtigen Ordner ab, im anderen Fall wird das Dokument in den DocuWare-Briefkorb importiert, aus dem es der betroffene Anwender selbst archiviert. DocuWare kann alle Dateiformate importieren, also nicht nur digitale Dokumente, sondern auch mp3-Dateien, Videodateien, Bilddateien, ZIP-Dateien und so weiter…

Voraussetzungen für DocuWare Import

Für das Import Modul ist eine DocuWare Professional- oder Enterprise-Lizenz erforderlich.

Sinnvoll mit DocuWare Import kombinierbare Module:

DocuWare Barcode & Forms, mit Hilfe dessen Barcodes ausgelesen und Dokumente automatisch getrennt werden können
DocuWare Autoindex für die Indizierungsergänzung aus Datenbanken und Dateien
Der Dienst Intelligent Indexing als trainierbare Indexierungshilfe

Wie wird DocuWare Import lizenziert?

DocuWare Import wird bei On Premise Installationen über eine Serverlizenz erworben, d.h., mit dieser Lizenz können alle Anwender des jeweiligen DocuWare-Systems die Vorteile des Import Moduls nutzen. In der DocuWare Cloud ist Import beinhaltet.