DocuWare Forms

Mit DocuWare Forms digitalisieren Sie sämtliche Prozesse, die bisher auf Papierformularen erfolgt sind und setzen künftig elektronische DocuWare-Formulare ein. Damit fragen Sie relevante Informationen nicht nur digital ab, sondern vereinfachen, verbessern und beschleunigen die Datenerfassung auch. Die DocuWare-Formulare sind per Link auf jedem Gerät abrufbar, liefern strukturierte Daten und sind für Ihr gesamtes Team zugänglich. Damit sorgt DocuWare Forms in Ihrem Unternehmen für einen zuverlässigen Informationsfluss sowie eine effiziente und automatisierte Datenabfrage.

Was ist der Nutzen von DocuWare Forms?

In jedem Unternehmen gibt es viele Prozesse, die noch immer auf analogen Papierformularen basieren. Mit DocuWare Forms können Sie genau diese Prozesse digitalisieren und so in Zukunft effizienter Daten und Informationen erfassen. Dabei ersetzen elektronische und in Design sowie Funktion vollständig individualisierbare DocuWare-Formulare die ursprünglichen Papierbögen. Im Gegensatz zum Papier sind die digitalen Formulare außerdem einfacher sowie schneller zu bearbeiten und stehen gemeinsam mit allen übrigen Unternehmensdokumenten allen berechtigten Mitarbeitern zentral im DocuWare-Archiv zur Verfügung. Kombiniert mit den DocuWare-Modulen Workflow Manager oder Task Manager können Formulare sogar in Workflows eingebunden werden. Das hilft beispielsweise bei der Freigabe von Urlaubsanträgen, bei Reisekostenabrechnungen oder bei der automatisierten Datenerfassung von neuen Mitarbeitern.

Wie funktioniert DocuWare Forms?

DocuWare Forms zeichnet sich durch eine einfache und intuitive Oberfläche aus, wodurch sich neue Formulare einfach und ohne Programmieraufwand per Drag-and-Drop erstellen lassen. Für die einzelnen Felder eines Formulars stehen verschiedene Typen zur Verfügung, wie Text, Checkboxen, Nummernabfrage, Datum, Multiple-Choice-Fragen, Dateianhänge und Unterschriften. Auch feste Elemente, wie ein Titel, Beschreibungstext, Bilder, Abstandshalter und automatisch erzeugte Nummern lassen sich verwenden. Je nach Bedarf werden diese Bausteine beim Erstellen des Formulars einfach aus der Feldauswahl im linken Fensterbereich per Drag-and-Drop in das digitale Formular gezogen. Ebenso kann man bereits beim Erstellen festlegen, welche Felder zur Indexierung des Dokuments verwendet werden sollen, in welches DocuWare-Archiv das Dokument gespeichert wird und welche Anwender welche Berechtigungen zum Ausfüllen des Formulars besitzen. Fertiggestellte Formulare können dann ganz einfach per URL-Link geteilt werden und sind in jedem Browser und auf allen Geräten abruf- und ausfüllbar.

Ausgefüllte Formulare werden anschließend als eigene PDF-Dokumente in DocuWare archiviert. Die über die Formularfelder eingegebenen Informationen werden automatisch zur Indexierung des Dokuments in DocuWare verwendet. Genauso können Anwender den Inhalt der einzelnen Formularfelder über Copy-and-Paste oder automatisiert an Drittsysteme übertragen, beispielsweise an ein ERP- oder HR-System.

In der Praxis können Sie in Ihrem Unternehmen über DocuWare Forms so zum Beispiel ein Formular für den Einkauf erstellen und Informationen wie Artikel, Lieferant, Menge sowie Betrag ausfüllen lassen, um einen Bestellauftrag automatisch zu erzeugen. Dieser kann dann alle Instanzen (Genehmigung, Bestellung, Zahlung) transparent durchlaufen. Auch bei der Einstellung neuer Mitarbeiter kann DocuWare Forms für einen effizienteren und einfacheren Arbeitsablauf sorgen. Verschiedene Abteilungen benötigen für Büroequipment, E-Mail-Adresse, Benutzeraccount oder die Lohnabrechnung die Daten des Mitarbeiters, die sie mit einem einzigen digitalen Formular schnell und sicher bei ihrem zukünftigen Mitarbeiter abfragen können.

Fassen Sie mehrere Formulare zusammen

Besonders praktisch ist auch die Möglichkeit mehrere Papierformulare in einem einzigen neuen digitalen Webformular zusammen zufassen und doppelte vorhandene Abfragen automatisch aus zufülle. In der Praxis verlangt ein bestimmter Unternehmensprozess oftmals, dass mehrere Formulare für den gleichen Prozess ausgefüllt werden müssen – beispielsweise, weil mehrere Abteilungen informiert werden müssen. Anwender mussten so teilweise mehrere sehr ähnliche Papierformulare mit teilweise doppelter Datenabfrage ausfüllen und Daten doppelt angeben. Mit DocuWare Forms wird der Kopf solcher Formulare zusammengefasst und muss nur einmalig ausgefüllt werden, anschließend alle Rubriken, die bisher eigene Formulare waren. Aus diesem einen Webformular generiert DocuWare nach dem Ausfüllen verschiedene Dokumente im DocuWare-Archiv, welche jeweils die Kopfinformation sowie die spezifischen Informationen eines jeden Unterformulars enthalten.

Die einzelnen Formulare können dann von den entsprechenden Abteilungen elektronisch weiterbearbeitet werden. Der Vorteil liegt auf der Hand: Der Anwender muss bei der Erstellung nur noch ein einziges Formular ausfüllen, obwohl daraus im Anschluss mehrere Unterformulare generiert werden, die dann beispielsweise in verschiedenen Abteilungen bearbeitet werden.

Voraussetzungen für DocuWare Forms

Für das Forms Modul ist eine DocuWare Professional- oder Enterprise-Lizenz oder ein Cloudvertrag erforderlich.

Sinnvoll mit DocuWare Forms kombinierbare Module

  • Der DocuWare Workflow Manager und Task Manager ermöglichen es, Formulare in automatisierte Workflows einzubinden und weiterzuleiten.
  • DocuWare Autoindex hilft bei der elektronischen Weiterverarbeitung der Formularfelder und kann erfasste Daten in Ihr ERP- oder HR-System übertragen.

Wie wird DocuWare Forms lizenziert?

DocuWare Forms wird bei On Premise Installationen über eine Serverlizenz erworben, d.h., mit dieser Lizenz können alle Anwender des jeweiligen DocuWare-Systems die Vorteile des Forms Moduls nutzen. In der DocuWare Cloud ist Forms beinhaltet.

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