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DocuWare – Professionelles Dokumentenmanagement
DocuWare ist ein modernes Enterprise-Content-Management-(ECM)-System, welches dokumentenintensive Prozesse Ihres Unternehmens automatisiert, miteinander verknüpft und in die übrigen IT-Anwendungen integriert. Es ist damit die zentrale Sammelstelle für geschäftliche Unterlagen, unabhängig von Herkunft oder Format. Egal ob Papier, E-Mails, elektronische Dateien oder Druckunterlagen: Alle Dokumente stehen berechtigten Mitarbeiter Ihrer Organisation in einem zentralen und digitalen Dokumentenpool zur Verfügung. Der Zugriff auf den zentralen Dokumentenpool erfolgt wahlweise vom normalen Arbeitsplatz aus oder über Smartphone und Tablet von unterwegs. Mit nur einem Suchvorgang findet der Anwender sämtliche Dokumente, die er vor der Digitalisierung der Geschäftsprozesse mühsam zusammensuchen musste.
DocuWare gehörte mit zu den ersten Anbietern von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) und entwickelt als Pionier seit mehreren Jahrzehnten marktführende Technologien im DMS- und ECM-Bereich. Mehrere zehntausende Kundenprojekte sind bisher in die Entwicklung mit eingeflossen. Für das Arbeiten mit dem System benötigt der Anwender heute lediglich ein internetfähiges Gerät mit Browser. Damit ist ein plattformübergreifender Zugriff jederzeit möglich, egal ob Ihre Mitarbeiter Windows, Mac-OS, iOS oder Android verwenden. Möglich ist das durch die Verwendung offener Standards wie HTML5 und HTTPS. Werden für einige Funktionen dennoch lokale Anwendungen benötigt, beispielsweise für die Integration mit einem fest installierten Programm, so können diese über die DocuWare Desktop Apps zentral heruntergeladen und einfach installiert werden.
DocuWare steht Ihrem Unternehmen entweder als On-Premise-Installation innerhalb des Firmennetzwerks oder als Cloud-Lösung zur Verfügung.
Arbeiten mit DocuWare - am Arbeitsplatz oder mobil
Einfachheit ist der Grundfokus der DocuWare-Lösung. Das Arbeiten mit dieser Lösung orientiert sich deshalb an einem dem Anwender bekannten Arbeitsplatz mit den entsprechenden Werkzeugen zur Dokumentenbearbeitung: Briefkörbe, Stempel, Hefter und Clips – alles finden Sie auch in DocuWare wieder, allerdings in digitaler Form.
Screenshot DocuWare ClientBei DocuWare gibt es für Anwender einen zentralen Zugangspunkt: Der DocuWare Client bündelt alle Funktionalitäten vom Ablegen über das Wiederfinden bis hin zu Workflow-Aufgaben. Über den Browser können Sie von überall aus auf DocuWare zugreifen
Der Hauptzugriff erfolgt über den Browser und den DocuWare Client, der Ihnen bei entsprechender Konfiguration natürlich auch über das Internet zur Verfügung steht. Daneben gibt es verschiedene Apps für Smartphones und Tablets sowie eine Integration in den bekannten Windows Explorer, den Windows Explorer Client. Letzterer zeigt Ihre Archive direkt über das Dateiverzeichnis in Windows an und erlaubt sowohl das Suchen als auch das Ablegen von Dokumenten.
Dokumente archivieren
Das Archivieren von immer wieder auftretenden Dokumenten erfolgt in der Regel automatisch über verschiedene Funktionen. Doch auch die manuelle Ablage im Archiv ist sehr einfach und alles andere als zeitaufwändig. Mitarbeiter können neue Dokumente dabei zunächst in ihren digitalen Briefkörben sammeln und dort neu anordnen, zusammenheften oder bearbeiten. Im zweiten Schritt werden Dokumente in einem DocuWare-Archiv abgelegt und gleichzeitig indexiert. Die Indexierungskriterien können für jedes Archiv individuell festgelegt werden. So ist ein einfaches Wiederfinden Ihrer Dokumente über Schlagwörter wie Firma, Dokumententyp, Betreff oder Datum einfach möglich.
Dokumentrecherche
Für eine Suche wählen Anwender einfach das entsprechende Archiv aus und tragen einen oder mehrere Indexbegriffe in die Suchfelder ein. Auch eine Kombination mit einer Volltextsuche im Dokumenteninhalt aller archivierten Unterlagen ist möglich. Innerhalb weniger Sekunden steht eine sortierbare, konfigurierbare Ergebnisliste mit allen Treffern bereit. Von dort können Sie nun weiter filtern, bis Sie genau die Belege finden, nach denen Sie gesucht haben. Der in DocuWare integrierte Viewer zeigt Ihnen von hier aus alle gängigen Formate und Dokumente an. Das ist besonders dann praktisch, wenn Sie sich beispielsweise alle Unterlagen zu einer Kundenbestellung aufrufen, sich in den Ergebnissen aber neben E-Mails und gescannten Belegen auch noch technische Zeichnungen finden. Ein Öffnen mehrerer Programme wird somit vermieden. Stattdessen navigieren Sie ganz einfach durch die verschiedenen Treffer des Suchergebnisses.
Fast immer benötigen Anwender keinen Suchdialog mit sämtlichen Indexfeldern eines Archivs. Es reicht ein einfacher und übersichtlicher Suchdialog aus. Suchdialoge und Ergebnislisten werden individuell an Ihre Bedürfnisse von Abteilungen oder Mitarebeiter angepasst und Gruppen oder Anwendern zugewiesen. Es gibt aber auch die hierarchische Suche mit einer Ordnerstruktur, wie vom Dateiexplorer gewohnt, die sich dynamisch nach Indexbegriffen aufbaut und ebenfalls aufgabenspezifisch konfiguriert werden kann. Schließlich kann sich der Anwender wiederkehrende Suchen als dynamische Liste abspeichern, sofern das Modul Taskmanager lizenziert wurde.
Volltextsuche
Neben der Suche über Indexfelder bietet DocuWare standardmäßig eine leistungsfähige Volltextsuche. Bereits beim Archivieren erstellt die performante OCR einen sogenannten Textshot des Dokumentes dessen Inhalte automatisch in die Volltextdatenbank einfließen. Vorteil: Es kann nach Dokumentinhalten recherchiert werden. Index- und Volltextsuche können auch kombiniert werden. Die üblichen Suchmethoden, die von Google her bekannt sind, wie Wildcards, Anführungszeichen, Kombinieren mit "+" usw. können bei der Volltextsuche eingesetzt werden. Die normale Indexsuche ist von einer Suche im Volltext aller archivierten Dokumente zeitlich kaum zu unterscheiden: Die Ergebnisse stehen in beiden Fällen innerhalb weniger Sekunden zur Verfügung. Beim Öffnen eines Dokuments markiert DocuWare bei der Volltextsuche jene Stellen, an denen der eingegebene Text gefunden wurde. So sparen sich Anwender das Blättern in mehrseitigen Dokumenten, um relevante Textstellen zu finden.
Ortsunabhängige Digitalisierung
Mit DocuWare digitalisieren Sie nicht nur von Ihrem Arbeitsplatz aus: Dokumente können von überall abgelegt, gefunden und bearbeitet werden. Entweder über den lokalen Browser oder über ein mobiles Gerät.
Fast alle beschriebenen Funktionen stehen Anwendern auch auf mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets zur Verfügung. So erledigen Sie Dokumentensuchen und -freigaben auch in den sonst ungenutzten Wartezeiten von unterwegs aus. Zum Ablegen in DocuWare können Sie auf weitere mobile Apps zurückgreifen. Mit einer ScanApp z.B. Scanner Pro von Readle für iPhone oder Android Geräte scannen Sie von Ihrem Smartphone aus Unterlagen oder Reisebelege ein und legen sie gleich im zentralen DocuWare-Archiv ab. Die Scan-Qualität ist bei heutigen Smartphones mit handelsüblichen Dokumentenscannern vergleichbar und das Scannen von Dokumenten per Smartphone ist seit der Neufassung des GoBD-Leitfadens, der vom Bundesfinanzministerium am 18. Juli 2019 veröffentlicht wurde, offiziell GoBD konform. So können auch mehrseitige Dokumente in kurzer Zeit von unterwegs an die Zentrale übermittelt werden, wo sie beispielsweise im Anschluss den Kollegen in einem Workflow zur Verfügung stehen.
Bearbeiten und Versionieren von Dokumenten
Mit DocuWare können Sie Notizen, Kommentare, Markierungen und Stempel auf Dokumenten anbringen, wie Sie es vom Papier her kennen. Da sämtliche Anmerkungen auf einer eigenen Ebene gespeichert werden, bleibt das Dokument im Originalformat unverändert. So können Sie Dokumente mit oder ohne Annotationen ausdrucken oder per E-Mail versenden. Dokumente, welche im E-Mail-Format z.B. für Outlook .msg archiviert wurden, verlieren ihre E-Mail Eigenschaften nicht, ihnen stehen alle Möglichkeiten zur Verfügung. Beim Versenden wird in diesem Fall der Outlook Client verwendet.
Möchten Sie den Dokumenteninhalt z.B. von einem Word Dokument verändern, so öffnen Sie das Dokument einfach direkt aus dem Archiv in Ihrem Bearbeitungsprogramm. Beim Speichern wird die Datei als Version in DocuWare abgelegt. Alte Versionen können weiterhin über die Versionshistorie aufgerufen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Kollegen nur mit den neuesten Versionen arbeiten. DocuWare speichert zusätzlich den Zeitpunkt und den Anwender der Änderung.
Sie können aber auch alle beteiligten Mitarbeiter zum Editieren eines archivierten Dokuments einladen. Sie teilen einfach den Link des zu bearbeitenden Dokumentes in einem Teams-Channel. Dort öffnen die Mitglieder das Dokument im DocuWare Viewer und bearbeiten das Dokument simultan in Office online.
Freigabeprozesse - digitale Signatur
Nehmen Anwender an einem Freigabeprozess teil, so zeigen Listen und Aufgaben die zu bearbeitenden Dokumente an, die Ihnen in einem Workflow zugewiesen wurden. Für das Bearbeiten stehen elektronische Stempel bereit, so wie es Anwender auch vom Papier her gewohnt sind. Auch das Anbringen von Notizen und Signaturen sind möglich. Innerhalb von Workflows können Dokumente mit der einfachen elektronischen Signatur bis zur qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet werden. Für die qualifizierte elektronische Signatur mit DocuWare kann zwischen dem Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) Validated ID und DocuSign gewählt werden. Das interessante dabei ist, dass Dokumente auch von externen Personen digital unterzeichnet werden können, die sonst keinen Zugang zu DocuWare haben.
Integration in bestehende IT-Systeme
Die unterschiedlichsten IT-Systeme sind in Ihrem Unternehmen für die Erzeugung von Dokumenten und Daten verantwortlich. Daten werden wieder an andere Systeme übertragen. In der Regel fehlt in den Systemen der einfache Zugang zu den kontextbezogenen Dokumenten oder es gibt ihn, aber die Dokumente sind nicht revisionssicher abgelegt. Deshalb ist eine vollständige Integration des Dokumentenmanagements in eine bestehende IT-Infrastruktur eine wichtige Voraussetzung für effizientes Arbeiten.
DocuWare bietet verschiedene Möglichkeiten für die schnelle und direkte Integration in Drittprogramme. Dies wird teilweise durch Corefunktionen von DocuWare wie direktes Drucken ins Archiv, E-Mail-Archivierung aus dem Mailprogramm oder automatische Dateiverzeichnisüberwachung erreicht. DocuWare bietet aber auch eine URL-Integration für andere IT-Systeme, sogenannte Webhooks für die Vernetzung von Unternehmensanwendungen, den DocuWare iPaaS Konnektor zu vielen Business Applikationen auf der Integrationsplattform "Make" sowie eine REST- und SOAP API. Mit Hilfe letzterer wurden über 500 Integrationen in Business Software geschaffen. Last but not least gibt es noch ein für den Anwender selbst konfigurierbares Modul, Smart Connect, über das aus Applikationsoberflächen Dokumente aufgerufen werden können und auch per Markieren eines Suchbegriffes, z.B. Belegnummer mit anschließener Hotkey Tastenkombination.
DocuWare Konfigurieren
DocuWare ist seit Jahren für seine anwenderfreundliche, intuitive Bedienung bekannt – sowohl für Anwender als auch für Administratoren. Über eine Weboberfläche wird DocuWare an individuelle Anforderungen angepasst. Da die Software komplett webbasiert ist, können alle Konfigurationen zentral vorgenommen werden und müssen nicht an die einzelnen Arbeitsplätze verteilt werden.
Durch die modulare Architektur ist DocuWare hoch skalierbar. Gemeinsam mit Ihrem Unternehmen wächst auch Ihre Systemlösung und deckt Schritt für Schritt verschiedene Abteilungen und umfangreichere Prozesse ab. Sie können klein mit dem Geschäftsprozess, der am dringensten digitalisiert werden muss, anfangen. Dies ist oft die digitale Eingangsrechnungsprüfung oder das digitale Vertragsmanagement.
Einzelne Komponenten wie Datenbank, Speicherort für Dokumente und DocuWare-Services können auf einem oder auf verschiedenen Servern installiert werden. Bei den unterstützten Clustering- oder Load Balancing-Szenarien ist auch eine parallele Installation möglich, um Ihrem Unternehmen auf diese Weise die höchste Ausfallsicherheit bzw. Lastverteilung zu bieten. Ein Upgrade auf eine größere Lösung zu jeder Zeit problemlos möglich. Da die Architektur in allen Lösungen die gleiche ist, müssen dafür nicht einmal Daten oder Dokumente migriert werden.
DocuWare Professional Server ist die Standardlösung für mittelgroße Unternehmen. Der Professional Server ist flexibel mit verschiedenen DocuWare-Zusatzmodulen kombinierbar und automatisiert dadurch auch die Ablage und Verteilung größerer Dokumentenvolumina. Archivgrößen sind nicht begrenzt.
DocuWare Enterprise Server bietet großen Unternehmen eine hohe Skalierbarkeit über mehrere Organisationen und Standorte. Clustering, Load Balancing, Verschlüsselung von Dokumenten und Daten sowie spezielle Anbindungen an externe Speichertechnologien werden standardmäßig unterstützt. Gleich wie beim Professional Server können Zusatzmodule zur Erweiterung des Funktionsumfangs lizenziert werden.
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Sven Richnow
Account Manager