Dokumenten-management

Ein zentraler, transparenter und revisionssicherer Dokumentenpool erleichtert nicht nur das Auffinden der benötigten Dokumente für alle Geschäftprozesse, er verhindert auch das Entstehen der gefürchteten Informationsinseln. Durch Dokumentenmanagement vermeiden Sie den Verlust von KnowHow in Ihrem Unternehmen.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem ( DMS )?

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) übernehmen die elektronische Verwaltung sämtlicher Dokumente einer Organisation. Sie sind Teil des sogenannten Enterprise Content Managements (ECM), welches sich allgemein mit der Speicherung und Nutzung elektronischen Inhalts, beispielsweise auch Daten, beschäftigt.

Der Einsatz von Dokumentenmanagement kann erheblich zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse beitragen, wodurch Ihr Unternehmen Zeit und Geld spart. Gleichzeitig wird sowohl der interne als auch der externe Service verbessert. Warum ist das so?

Jede Organisation erzeugt täglich viele Dokumente, welche wichtige Informationen für den Geschäftsablauf eines Unternehmens enthalten. Ein Großteil der anfallenden Dokumentation wird von außen empfangen, da Informationen zwischen Unternehmen oft in Form von Dokumenten ausgetauscht werden. Dokumente bilden dabei die Grundlage wichtiger Entscheidungen. Sie steuern Geschäftsabläufe oder sind selbst Teil eines Prozesses. Beispielsweise wird eine Eingangsrechnung zunächst von der Poststelle empfangen, anschließend von der Buchhaltung geprüft, in der jeweiligen Abteilung freigegeben und schließlich bezahlt und archiviert.

Informationssuche ohne Dokumentenmanagement kostet Zeit und Geld

Da diese Prozesse viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen, sollten Sie diese regelmäßig überprüfen und optimieren. Analysen ergeben beispielsweise, dass ein Großteil der Mitarbeiter eines Unternehmens zwischen 30 und 40 Prozent ihrer Arbeitszeit allein mit Informationssuche verbringen. Oder andersherum ausgedrückt: Die Suche nach nur einem bestimmten Dokument verschlingt durchschnittlich 18 Minuten an Arbeitszeit. Das klingt viel, entspricht jedoch leider der Realität. Denn durch den Einsatz moderner Dokumente wie E-Mails und elektronischer Dateien gibt es im Unternehmen nicht nur ein Archiv, sondern gleich mehrere: Papierablage, E-Mail-Postfächer und Ordnerstrukturen auf dem Server sind nur drei Beispiele.

Auch in vielen EDV-Systemen verstecken sich Dokumente in Form von Daten, beispielsweise zuvor gedruckte Ausgangsrechnungen. Dadurch entstehen Informationsinseln in Ihrem Unternehmen, die es Mitarbeitern oft unmöglich machen, sämtliche Dokumente eines Geschäftsprozesses in angemessener Zeit wiederzufinden. Ihr Unternehmen verliert wertvolle Zeit und reagiert unter Umständen zu spät auf Anfragen.

Ein elektronisches DMS bündelt sämtliche Dokumente Ihres Unternehmens in einem zentralen Dokumentenpool. Dokumente werden also unabhängig von Format und Herkunft verwaltet. Berechtigte Mitarbeiter können somit zu jeder Zeit und von verschiedenen Orten aus auf Dokumente zugreifen. Wenn sie möchten, auch über das Internet. Somit sind Anwender nicht mehr von anderen Kollegen oder von einer abteilungsspezifischen Archivierung abhängig.

Dokumentenmanagement-Systeme bieten dabei vielfältige Funktionen an, welche grob in vier Felder eingeteilt werden können:

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Wie kann DocuWare beim Dokumentenmanagement eingesetzt werden?

Automatisierte elektronische Ablage

Papierdokumente und elektronische Dateien werden zunächst vom DMS erfasst und einheitlich abgelegt. Dabei werden Indexbegriffe vergeben, über welche die Dokumente später wiedergefunden werden, beispielsweise Firma, Dokumententyp, Datum oder Betreff. In vielen Fällen ist eine automatisierte Ablage möglich, ohne dass der Nutzer dabei Indexbegriffe manuell eintippen muss.

Zentrale Suchfunktionen im Dokumentenmanagement-System

Über einfache Suchmasken können Anwender Dokumente schnell wiederfinden, entweder indexbasiert mit Suchfeldern oder über eine Volltextsuche. Anschließend werden gefundene Dokumente in Ergebnislisten angezeigt. Von dort kann sich der Anwender die Dokumente unabhängig vom Format anzeigen lassen, herunterladen oder per E-Mail weiterleiten.

Kollaboration und Zusammenarbeit

Neben der Archivierung und dem Wiederfinden von Dokumenten unterstützt Dokumentenmanagement auch den aktiven Lebenszyklus eines Dokuments im Unternehmen. So können Dokumente versioniert, mit Anmerkungen versehen oder von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden. Moderne Systeme für das Dokumentenmanagement beinhalten zudem Workflow-Komponenten, welche die Weiterleitung von Aufgaben und Dokumenten an verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen erlauben. Für intensivere Workflow-Prozesse empfiehlt sich der Einsatz eines Workflow-Managementsystems.

Integration des in die IT-Landschaft

Da Dokumente zum einen in verschiedenen IT-Programmen erzeugt werden und auf der anderen Seite bereits erzeugte Dokumente in EDV-Systemen bearbeitet werden, ist die vollständige Integration eines DMS in Ihre IT-Landschaft wichtig. Moderne DMS-Programme fügen sich nahtlos in eine bereits vorhandene Infrastruktur ein. Sie ermöglichen beispielsweise die Weitergabe von Dokumentinformationen an Drittsysteme. Gleichzeitig ist es möglich, sich aus einem externen Programm wichtige Dokumente aus dem DMS anzeigen zu lassen. Geschäftsprozesse gestalten sich damit durchgängig und reibungslos.

Arbeiten Sie effizienter und optimieren Sie Ihre Prozesse

Der Einsatz eines DMS hilft Ihnen also dabei, effizienter mit Ihren Dokumenten zu arbeiten und Ihre Prozesse zu optimieren. Jede Minute, die Sie von der Informationssuche in andere, produktivere Tätigkeiten umschichten können, bringt Ihrem Unternehmen dabei einen Mehrwert: Ihre Mitarbeiter können beispielsweise schneller auf Anfragen reagieren. Ihr Unternehmen spart Zeit, Ihre Organisation wird effizienter und kann sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren. Gleichzeitig bringt der Einsatz eines DMS eine erhebliche Platzersparnis mit sich. Kosten für Ausdrucke, Kopien und postalischen Versand sinken.

Schließlich steigern Sie durch den Einsatz eines DMS auch die Dokumentensicherheit. Auf der einen Seite sind Zugriffsregeln mit einem elektronischen System viel einfacher gestaltbar, als dies mit Papier möglich wäre. Die Compliance kann dadurch besser eingehalten werden. Auf der anderen Seite ist die elektronische Dokumentenablage auch sicherer gegenüber Katastrophen wie Feuer, Hochwasser oder Sabotage. Sie können auf einfache Art und Weise Sicherheitskopien anlegen, wenn gewünscht auch in der Cloud.