DocuWare Connect To Mail

Mit DocuWare Connect to Mail verbinden Sie Ihr E-Mail-Programm direkt mit DocuWare. So speichern und archivieren Sie relevante Daten und Dokumente auch von Google Mail, Microsoft Exchange, Web.de und anderen Mail-Anbietern direkt in Ihrem DocuWare-System. Mit der Anbindung an das digitale Archiv schützen Sie so Ihre E-Mail-Kommunikation, können Inhalte in automatisierten Workflows verwenden und nicht nur Mails, sondern alle zusammengehörigen Dokumente eines Projekts (z. B. Verträge und Skizzen) an einem Ort sichern und abrufen.

Was ist der Nutzen von DocuWare Connect to Mail?

E-Mails stellen wichtige Geschäftsunterlagen Ihres Unternehmens dar und sollten gemeinsam mit anderen Dokumenten archiviert werden. Leider sieht die Praxis oft anders aus: Anstatt dass relevante E-Mail-Nachrichten eines Kunden oder eines Lieferanten allen Mitarbeitern zentral zur Verfügung stehen, liegen diese abgegrenzt von anderen Dokumenten im Posteingang eines einzelnen Anwenders. Das DocuWare Connect to Mail Modul lässt sich universell zur Archivierung von E-Mails einsetzen und unterstützt alle Exchange- und IMAP-Konten. So sichern Sie E-Mails innerhalb Ihres Unternehmens mit nur wenigen Klicks direkt in DocuWare, diese stehen damit allen berechtigten Kollegen zur Verfügung und alle zu einem Projekt zusammengehörigen Unterlagen liegen direkt an einem zentralen Ort.

Ein weiterer Vorteil: Da Connect to Mail serverbasiert arbeitet, funktioniert die Ablage auch mobil vom Smartphone oder Tablet. So können auch von unterwegs neue Mails und Anhänge im DocuWare-Archiv abgelegt werden. Kollegen in der Kundenbetreuung können damit zum Beispiel sofort auf die Nachricht zugreifen und einen entsprechenden Workflow starten. Mit DocuWare Connect to Mail verwaltet Ihre Organisation sämtliche Dokumente, einschließlich der E-Mail-Nachrichten, einfach, effizient und zuverlässig in einem einzigen zentralen Dokumentenpool. Außerdem erfüllen Sie als Unternehmen mit der Archivierung auch die für geschäftliche E-Mails vorgegebene gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivierungsfrist (GoBD).

Wie funktioniert DocuWare Connect to Mail?

DocuWare behält mit Connect to Mail auch Ihre E-Mail-Accounts stets im Blick und ist mit allen IMAP-fähigen Mail-Services (z. B. Google Mail, Web.de,...) sowie Microsoft Exchange kompatibel. Dabei archiviert DocuWare Connect to Mail nicht nur stumpf alle neuen E-Mails, sondern kann auch ausschließlich Nachrichten berücksichtigen, die manuell oder automatisch, d. h. beispielsweise über Regeln, in einen konkreten Ordner verschoben bzw. mit einer entsprechenden Etikettierung versehen wurden. Die Indexierung der Nachrichten erfolgt dann zum einen über fixe Kriterien, die einmalig vom Anwender festgelegt werden, zum anderen über die Mail-Eigenschaften, wie z. B. Absender- bzw. Empfängeradresse, Betreff oder Datum.

Selbstverständlich können Sie dabei für jeden Ordner bzw. jede Etikettierung eigene und unterschiedliche Indexierungsregeln festlegen. In der Praxis können so zum Beispiel eingehende Rechnungen nach anderen Kriterien indexiert werden, als zum Beispiel Kunden-Mails, die archiviert werden sollen. Zudem kann DocuWare weitere Index-Felder anhand der ausgelesenen Kriterien aufschlüsseln. So wird beispielsweise eine Absenderadresse mit dem Adressbuch oder einem CRM-System abgeglichen, um den damit verknüpften Kontakt und die entsprechende Firma zu ermitteln. So legen Sie Ihre E-Mails automatisch und vollständig indexiert auf Knopfdruck im Archiv ab.

E-Mails in automatisierte Geschäftsprozesse einbinden

Mit dem Einbinden von Mails in automatisierte Geschäftsprozesse können Sie so die Effizienz steigern und Aufgaben schnell und einfach erledigen. Geht zum Beispiel eine neue Rechnung ein, wird diese innerhalb des E-Mail-Accounts im Ordner „Rechnungen“ abgelegt und dann von DocuWare automatisch nach den vorgegebenen Kriterien indexiert und im Archiv abgelegt. Anschließend wird ein automatisierter Freigabe-Workflow angestoßen, der dafür sorgt, dass die entsprechende Rechnung zur Zahlung freigegeben und im Anschluss fristgerecht von der Buchhaltung beglichen wird. Durch den zügigen und reibungslosen Ablauf halten Sie so auch bequem Skontofristen ein und sparen Geld. Ähnlich verhält es auch bei Kundenanfragen, insbesondere wenn der zuständige Mitarbeiter gerade außer Haus ist. Durch die zentrale Ablage in DocuWare ist die Korrespondenz mit dem Kunden für alle einsehbar und auch andere Mitarbeiter behalten den Überblick und können auf die Anfrage reagieren.

Für die genaue Konfiguration der serverseitigen E-Mail-Archivierung stehen Ihrem Unternehmen verschiedene Optionen offen. Es kann eingestellt werden, ob E-Mails grundsätzlich mit den entsprechenden Anhängen abgelegt werden oder jeweils nur die Nachrichten bzw. die Anhänge allein. E-Mails können entweder im Originalformat des Mail-Programms oder als PDF abgelegt werden, Anhänge werden jeweils im ursprünglichen Format archiviert. Gleichzeitig kann festgelegt werden, ob die E-Mail-Nachrichten nach dem Archivieren in Ihrem Mail-Programm als Kopie verbleiben oder dort gelöscht werden.

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Voraussetzungen für DocuWare Connect to Mail

Für das Connect to Mail Modul ist eine DocuWare Professional- oder Enterprise-Lizenz oder ein Cloudvertrag erforderlich.

Sinnvoll mit DocuWare Connect to Mail kombinierbare Module

Mit Intelligent Indexing können E-Mails und vor allem auch deren Anhänge anhand des Dokumentinhalts automatisch indexiert werden.
In Kombination mit DocuWare Import können zum Beispiel eingehende Rechnungen vollautomatisiert ausgelesen werden.

Wie wird DocuWare Connect to Mail lizenziert?

DocuWare Connect to Mail wird bei On Premise Installationen über eine Serverlizenz erworben, d.h., mit dieser Lizenz können alle Anwender des jeweiligen DocuWare-Systems die Vorteile des Connect to Mail Moduls nutzen. In der DocuWare Cloud ist Connect to Mail beinhaltet.