DocuWare Autoindex

Wie funktioniert DocuWare Autoindex?

Autoindex vergleicht Datensätze aus Drittsystemen mit den eigenen Datensätzen aus den DocuWare-Archiven, also den einzelnen Dokumenten. Passen die Datensätze zusammen, beispielsweise weil eine Übereinstimmung in einem der Felder besteht, kann DocuWare die Fremddaten zur Indexierung der Dokumente im Archiv verwenden oder umgekehrt die eigenen Daten an das Drittsystem übergeben, wo der entsprechende Datensatz vervollständigt wird.

Ein typisches Beispiel für diese automatische Indexierung ist die Archivierung von eingehenden Rechnungen. Die Mitarbeiter im Rechnungswesen erfassen meistens schon vor dem Einsatz von DocuWare sämtliche Daten einer Eingangsrechnung bei der Buchung. Diese werden typischerweise in ein elektronisches Buchhaltungs- oder ERP-System eingepflegt. Liegen nach der Buchung also die Daten zum Unternehmen, zum Rechnungsbetrag oder zur Rechnungsnummer bereits elektronisch vor, so kann Autoindex anhand einer Übereinstimmungsregel diese Werte für die Indexierung der Eingangsrechnungen in DocuWare verwenden. Der Anwender spart sich dadurch manuelle Eingaben beim Ablegen der Dokumente.

Das gleiche Prinzip wird verwendet, wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ausgehende Lieferscheine druckt, die anschließend vom Kunden unterschrieben werden und als Beweis über den Erhalt der Ware an Ihre Organisation zurückkehren. Beim Drucken der Lieferscheine liegen bereits alle erforderlichen Daten des Dokuments in einem System vor, allerdings verfügt Ihr Unternehmen noch nicht über das unterschriebene Dokument. Kommt der Lieferschein nun unterschrieben zurück, so liest DocuWare einfach die Lieferscheinnummer aus und gleicht diese Nummer mit den Datensätzen des Drittsystems ab – schon können die restlichen Werte wie Kundennummer, Kundenname oder Lieferdatum zur Indexierung des unterschriebenen Lieferscheins verwendet werden.

Beim Vergleich der eigenen DocuWare-Datenbank mit den Datensätzen des Drittsystems verwendet Autoindex sogenannte Matchcodes. Ein Matchcode bezeichnet ein Feld, welches in beiden Systemen jeweils den gleichen Wert aufweist. Dieser Matchcode kann für jeden Prozess neu definiert werden. Typischerweise werden eindeutige, also nur einmalig vorkommende Nummern verwendet. In dem obigen Beispiel ist die Belegnummer als Matchcode definiert. Findet Autoindex eine Übereinstimmung des Matchcodes in den Datensätzen des DocuWare-Archivs und der externen Datenbank, so werden die restlichen Felder wie Firma, Betrag und Datum zum Befüllen der noch offenen Felder in DocuWare verwendet. Im Beispiel der ausgehenden Lieferscheine käme beispielsweise die Lieferscheinnummer in Frage. Bei eingehenden Rechnungen kann die Nummer auch extern vergeben werden, z.B. über durchnummerierte Barcode-Aufkleber, die Sie einfach im Handel erwerben können und auf jede neue Eingangsrechnung kleben. Barcodes haben dabei den Vorteil, dass sie von DocuWare sehr einfach und sicher erkannt werden. Findet Autoindex beim Vergleich der Datensätze eine Übereinstimmung im Matchcode, so werden die restlichen Felder dem jeweils anderen Datensatz anhand einer vordefinierten Regel zugeordnet.

DocuWare Autoindex funktioniert mit Datenbanktabellen und -ansichten, aber auch mit SQL-Kommandos oder CSV-Dateien mit Trennzeichen und festen Feldlängen. Für die Einrichtung bietet Ihnen Autoindex einen anwenderfreundlichen Assistenten, der Sie durch jeden einzelnen Schritt führt, z.B. einen Filter um die betroffenen Dokumente zu selektieren, die Festlegung des Matchcodes und die Zuweisung der einzelnen Felder, die einen Update erfahren sollen. Nach der Erstellung wird der Autoindex-Workflow entweder jeweils ereignisgesteuert, automatisiert zeitgesteuert oder manuell gestartet.Autoindex verfügt darüber hinaus über vielfältige Einstellungsmöglichkeiten und Funktionen. So können Ausnahmen und zusätzliche Regeln definiert werden, beispielsweise wie Autoindex verfahren soll, wenn überhaupt keine oder mehrere Übereinstimmungen im Matchcode gefunden werden.