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Was kostet ein DMS?
Bei der Planung des Budgets für ein neues Dokumentenmanagement-System kommt schnell die Frage auf, was so ein System kostet. Die Kosten einer Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösung sind von vielen Parametern abhängig, sodass keine belastbare, seriöse Kostenrechnung aufgestellt werden kann, ohne diese Parameter zu kennen.
Wie bei der Fahrzeug-Konfiguration ist von der Basisausstattung bis zur Vollausstattung mit vielen Extras hier alles möglich – ganz nach Ihren individuellen Anforderungen und Wünschen. Davon hängt entsprechend ab, was eine Dokumentenmanagement-/Workflow-Lösung kostet.
Es gibt aber auch vorgefertigte Lösungen für bestimmte Bereiche wie digitale Eingangsrechnungsprüfung, digitales Vertragsmanagement, digitales Qualitätsmanagement u.a. mit denen einerseits die Projektlaufzeiten sehr kurz sind und andererseits die Kosten überschaubar und transparent.
Wie finde ich also heraus, was mein System kostet?
Wir haben eine kleine Liste für Sie zusammengestellt. Die folgenden Punkte sind zur Ermittlung des benötigten Budgets hilfreich:
- Welche Geschäftsprozesse ziehen nach Ihrer Ansicht den größten Profit aus der Digitalisierung?
- Welche Hardware und Software ist vorhanden bzw. wird noch benötigt?
- Soll die Lösung ein On-Premises- oder ein Cloud-System werden?
- Wie viele Benutzer sollen auf das System zugreifen können?
- Wie viele und wie große Dokumente möchten Sie voraussichtlich archivieren, welche Speicherkapazität benötigen Sie entsprechend?
- Welche Funktionen brauchen Sie, um Ihre Ziele zu erreichen?
- Möchten Sie bestehende Systeme, z.B. Ihr ERP, anbinden?
- Möchten Sie Dokumente einfach nur archivieren oder sollen Dokumente digital durch die jeweiligen Prozessschritte gelenkt werden?
- Sollen Bestandsdokumente (Papier) nacharchiviert oder digitale Dokumente aus früheren Systemen übernommen werden?
- Möchten Sie anschließend das System weitgehend selbst administrieren und benötigen entsprechend außer einer Schulung für Key-User auch für Ihre Administratoren individuelle Schulungen?
- Welchen Umfang soll Ihre Dokumentation aufweisen? (obligatorisch: Verfahrensdokumentation, fakultativ: z.B. Benutzerhandbuch u.a.)
Die gute Nachricht
Die Kosten für die Anschaffung Ihres neuen Systems halten sich übrigens – für viele Kunden überraschend – durchaus im Rahmen. Erfahrungsgemäß haben sich diese Kosten zudem in kürzester Zeit amortisiert, da zeitfressende Tätigkeiten oftmals vermieden werden können und Ihre Mitarbeiter sich stattdessen auf gewinnbringende Kernaufgaben konzentrieren können. Und Zeit kostet bekanntlich Geld – viel Geld.
Sehr gerne machen wir nach Analyse Ihrer individuellen Ausgangssituation und gemäß den Anforderungen an Ihre neue Lösung genauere Angaben mit welchem Budgetrahmen Sie rechnen sollten. Bitte senden Sie uns über dieses Kontaktformular eine Nachricht, wir melden uns zeitnah bei Ihnen.
Kontakt
Interesse an einer Live-Präsentation mit Beratung? Ich bin gerne für Sie da.
Sven Richnow
Account Manager