Akte

Eine Akte im DMS-Umfeld ist vergleichbar mit dem analogen Gegenstück. Es handelt sich hierbei um zusammengehörende Unterlagen, die alle Informationen zu einem Thema enthalten. Beispiel hierfür ist eine Kundenakte: sie enthält das Kürzel des Kunden, Bestellungen, gesendete Schriftstücke usw. Je nach Autorisierung des Benutzers im System können verschiedene Punkte einsehbar sein oder sich ggf. je nach Abteilung auch unterschiedlich präsentieren, obwohl es der gleiche Inhalt ist.<br>So arbeitet die Buchhaltung z.B. mit der Akte unter den Gesichtspunkten Datum/Rechnungsnummer, wohingegen der Vertrieb die Akten nach Vertriebsgebiet/Vertreter/Projekt gegliedert angezeigt bekommt.