Warum Dokumentenmanagement?

1. Sie beheben den Engpass Papierdokument

Sie beseitigen mit der Digitalisierung konventioneller Geschäftsdokumente in ein DMS u.a. den Engpass Papierdokument. Wichtige, zu einem Geschäftsprozess gehörende Dokumente sind nicht mehr verstreut auf Festplatte, Emailprogramm, ERP-System und Papierakte, sondern stellen über die intuitive Oberfläche von DocuWare den jeweiligen vollständigen fachlichen Sachverhalt dar. Der Wegfall von Suchzeiten nach Informationen entlastet Ihre Mitarbeitern erheblich. Es bleibt mehr Zeit für Produktives.

2. Sie schaffen Klarheit und Transparenz

Das elektronische Management des Dokumentenflusses eines Geschäftsprozesses durch ein Workflow System bringt nicht nur fest definierte Arbeitsabläufe, sondern ein Vielfaches an Geschwindigkeit bei der Bearbeitung der Geschäftsvorfälle. Diese Klarheit, die Zeiteinsparung und die intuitive, an die konventionelle Papierbearbeitung angelehnte Arbeitsoberfläche von DocuWare erzeugt eine extrem hohe Akzeptanz bei den Anwendern. Darüber hinaus erhalten Sie Transparenz über den jeweiligen Bearbeitungsstand. Eskalationsmechanismen und automatische Vertreterregelung verhindern den Stillstand eines Geschäftsprozesses z.B. bei Erkrankung eines Mitarbeiters.

3. Sie arbeiten, wo immer Sie wollen

Ihre dititalen Dokumente stehen Ihnen überall zur Verfügung und sind bearbeitbar – weltweit, Internet vorausgesetzt. Auch Ihre Workflowaufgaben können Sie mobil erledigen, z.B. die Zahlungsfreigabe einer großen Rechnung, auch wenn Sie gerade auf den Malediven sind. Mitarbeiter können mobil Dokumente erfassen, wie vom Kunden digital unterschriebene Leistungsabrechnungen oder auch Messeleads, Spesenabrechnungen, Krankmeldungen usw. Selbst auf ihre persönlichen Dokumente im Personalbereich können sie lesend zugreifen. Damit lässt sich viel Arbeit einsparen. Aussendienstmitarbeiter können auf Informationen des gerade besuchten Kunden zugreifen und Besuchsberichte ablegen, die dann z.B. eine definierte Aktion in der Vertriebsabteilung sofort auslösen. Binden Sie ganz einfach Homearbeitsplätze an. Egal in welcher Situation und wo Sie sind, im Projekt beim Kunden, im Preisgespräch, auf der Bank, beim Steuerberater, bei Gericht oder zuhause, es passiert Ihnen nie wieder, dass Ihnen eine Information fehlt. Verwenden Sie Ihren Desktoprechner oder einen Laptop mit einem gängigen Browser, ein Tablet oder Smartphone. DocuWare bietet leistungsfähige Apps für sämtliche gängigen Tablets und Smartphones an, die ein Maximum an Flexibilität des Dokumentenmanagement-Systems garantieren. Und darüber hinaus: Es macht auch noch Spaß.

4. Sie erhöhen Ihre Datensicherheit

Im Gegensatz zu klassischen Papierarchiven sind digitale Dokumentenmanagement-Systeme unbegrenzt aufnahmefähig und verbrauchen keinen Platz. Die Dokumente sind durch den sekundenschnellen Zugriff ohne Einschränkung einzeln oder im Zusammenhang nutzbar. Der Zahn der Zeit kann Dokumenten, die eine sehr lange Aufbewahrungszeit haben (Produktionsdokumente, Prüfzertifikate, Betriebsdokumente, Personaldokumente aber auch kaufmännische Dokumente wie Rechnungen) nichts anhaben, wenn sie digital sind, während Papierdokumente altern und ggf. nicht mehr brauchbar sind. Sogar ein Verlust Ihres digitalen Dokumentenbestandes wäre kein großes Drama, denn das Archiv kann aus der Datensicherung vollständig wiederhergestellt werden. Papierdokumente sind in der Regel einmalig, sie sind bei Zerstörung unwiederbringlich, eine existenzbedrohende Situation für Unternehmen. Annotationen auf Dokumenten z.B. Notizen oder Stempel werden im DMS digital angebracht und stehen sofort allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung, während Satellitenarchive einzelner Mitarbeiter oder Abteilungen mit Papierkopien zu Informationsinkonsistenzen und -verlust führen. Sie erhöhen signifikant die Datensicherheit!

5. Sie verbessern Ihren Datenschutz

In Dokumentenmanagement-Systemen wird der Zugriff auf den Dokumentenbestand auf das für den Mitarbeiter (übrigens auch für den Betriebsprüfer) erforderliche Maß eingeschränkt. Bei Papierablagen ist das oft nur durch Anfertigung von Kopien und Mehrfachablage möglich mit all den Problematiken, wie z.B. das Arbeiten mit veralteten Dokumentversionen, was fatale Auswirkungen haben kann. Die Versionierung von Dokumenten im DMS DocuWare sorgt dafür, dass immer nur die aktuelle Version eines Dokumentes als Standard zur Verfügung steht, auf alte Versionen aber zugegriffen werden kann. Ein DMS spart also auch hier Zeit und Geld. Ihr Dokumentenmanagement-System DocuWare bietet die Datenschutzmechanismen, wie sie vom Gesetzgeber gefordert und für Ihr Unternehmen wichtig sind, insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und Betriebsgeheimnissen.

6. Sie werden GoBD-konform

Last but not least: Sie bewahren Ihre Dokumente GoBD-konform auf, denn alle Dokumente, die Sie digital erhalten, werden in dem Dokumentenmanagement-System DocuWare vorgangsbezogen im Originalformat aufbewahrt und genau das ist Vorschrift. Ein Formatwechsel z.B. nach PDF, die Ablage als Papierkopie usw. ist genauso verboten, wie die alleinige Massenarchivierung ohne Vorgangsbezug (z.B. von Emails) oder der Verbleib der Dokumente auf Festplatte oder Emailpostfach. DocuWare bietet leistungsfähige Funktionen an, mit denen Sie diese Pflicht ohne großen Aufwand erledigen können. Bei Betriebsprüfungen geht kein Vorsteuerabzug wegen nicht gesetzeskonformer Dokumentenaufbewahrung verloren.

Das alles ist nur ein Ausschnitt der Vorteile eines Enterprise-Content-Management-Systems. Anhand der Aufgabenstellungen in Ihrem Unternehmen geben wir Ihnen gerne eine Vorstellung über die individuellen Rationalisierungspotentiale für Ihren Betrieb – unverbindlich und kostenfrei.