Der neue Standard für digitale Rechnungen

Kommt jetzt das Aus für die PDF-Rechnung?

Die XRechnung wird der neue Standard – zumindest für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung. Auf der Grundlage der vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) veröffentlichten Norm EN 16931 gelten ab 2018 in Deutschland neue Vorschriften. Nach und nach werden die öffentlichen Auftraggeber verpflichtet, Rechnungen nur noch in elektronischer Form zu empfangen – auf Bundesebene gilt dann der Standard XRechnung. Es stellt sich daher die Frage, was aus den PDF-Rechnungen wird.

Elektronischer Rechnungsempfang wird Pflicht

In der EU werden nach Experten-Einschätzung bis zum Jahr 2019 etwa 300.000 öffentliche Auftraggeber verpflichtet sein, Rechnungen auf elektronischem Weg zu empfangen und zu verarbeiten. In Deutschland wird die Umsetzung der EU-Norm auch die Lieferanten betreffen. Im Einzelnen gilt Folgendes:

• Spätestens ab November 2020 dürfen Lieferanten Rechnungen an die Verwaltung nur noch elektronisch stellen (Ausnahme: Aufträge im Wert unter 1.000 Euro).
• Diese Regelung gilt zunächst nur für Bundesbehörden.
• Auf Landes- und Kommunalebene sollen Landesverordnungen den Einsatz der XRechnung grundsätzlich vorschreiben. Es ist zunächst nicht zu erwarten, dass es hier einheitliche Regelungen geben wird.

Auch andere Formate werden akzeptiert

Haben die PDF-Formate einschließlich der hybriden Formate wie zum Beispiel ZUGFeRD jetzt ausgedient? Auf den ersten Blick scheint dies nicht so zu sein. Denn die E-Rechnungs-Verordnung sieht den Einsatz des Datenaustauschstandards XRechnung nur grundsätzlich vor. Auch andere Formate werden akzeptiert, wenn diese den Mindestvorgaben der Spezifikation XRechnung entsprechen. Für PDF und PDF/A gilt dies allerdings nicht. Dies liegt daran, dass PDF-Dateien keine elektronische Rechnung im Sinne eines strukturierten Datensatzes sind.

Was sind PDF- und PDF/A-Dateien?

Eine PDF-Datei enthält lediglich ein Bild. Eine solche Datei entsteht zum Beispiel, wenn ein Scan in PDF gespeichert wird. Im Gegensatz dazu enthält eine PDF/A-Datei zusätzlich die im Dokument enthaltenen Daten im Format TXT. Der Versand einer Rechnung im PDF-Format per E-Mail ist besonders für Firmen interessant, die über wenig Erfahrung mit dem Rechnungsaustausch auf elektronischem Weg haben. Auf Empfängerseite lassen sich diese Rechnungen leicht verarbeiten. Mithilfe eines Konverters werden Informationen aus der TXT-Datei direkt an die Buchhaltungssoftware gesendet und dort verarbeitet. Aber weder PDF noch PDF/A erfüllen die Vorgaben der CEN-Norm. Und auch ZUGFeRD entspricht in seiner aktuellen Version nicht dem XRechnung-Format. Um ZUGFeRD fully compliant mit EN 16931 zu machen, wird jetzt an einer Version 2.0 gearbeitet.

PDF bleibt in der Praxis bedeutend

Im Geschäftsalltag hat sich PDF bisher als praktisch erwiesen. Es ist allgemein als sicheres und leicht handhabbares Format anerkannt. Dies wird sich voraussichtlich in naher Zukunft nicht ändern – vor allem, weil die Regelungen zur XRechnung vorerst nur für Bundesbehörden gelten. Für den Rechnungsversand an die Verwaltung der Länder und Gemeinden gelten die Vorschriften nicht. Und selbst auf Bundesebene werden für den unterschwelligen Bereich weiterhin andere Formate – vor allem also PDF – akzeptiert. Deshalb scheint es noch verfrüht zu sein, von einem Aus der PDF-Rechnung zu sprechen. Insbesondere für den Rechnungsaustausch zwischen privaten Unternehmen gibt es keine neuen Vorgaben. PDF wird auf absehbare Zeit weiterhin den E-Invoicing-Markt dominieren.

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