Meetings: Papierkrieg oder digitaler Notizblock?

Meetings sind in vielen Unternehmen fast täglich Brot

Sie sind oft letzte Bastionen des Papierkriegs im Business-Alltag. Hier scheint es besonders schwer, Papier durch digitale Alternativen zu ersetzen. Kaum jemand erscheint ohne Notizblock, Ausdrucke oder andere Papierunterlagen. Aber diese Alternativen gibt es und sie sind sinnvoll.

Papierkrieg

Vom Branchenverband AIIM wurde zum Thema papierloses Büro eine Umfrage unter dem aussagekräftigen Motto Paper Wars durchgeführt. Das Ergebnis erstaunt: Zwei Drittel aller Teilnehmer an Meetings benutzen immer noch Papier für ihre Notizen. Papier wird häufiger auf Meetings benutzt als für Unterschriften. Eine Konferenz ohne Zettel in der Hand? Für die Mehrheit ist dies auch im Jahr 2019 immer noch undenkbar. Dabei gibt es schon lange flexible Möglichkeiten, um das Smartphone oder Tablet als digitalen Notizblock einzusetzen.

Webkonferenzen statt Meetings

Jede Besprechung kann heute in aller Regel problemlos durch eine Webkonferenz, ein Webinar oder eine Online-Schulung ersetzt werden. Dafür benötigt jeder Teilnehmer nur ein Gerät mit Webcam und die passende Software. Online-Meetings zeichnen sich im Vergleich zu Meetings in der realen Welt durch geordnete Kommunikation und perfekte Präsentationsmöglichkeiten aus. Der Moderator kann zum Beispiel mit allen Teilnehmern zusammen an einem Whiteboard arbeiten. Online-Meetings erweisen sich im Ergebnis sehr oft als effizienter.

Meetings – ein altmodischer Zeitkiller?

Viele Meetings werden nicht nur als Zeitverschwendung empfunden, sondern auch im Sinne der Papiervermeidung als altmodisch. Ist das Meeting deshalb als solches überflüssig? Kann es zu 100 Prozent durch Online-Meetings ersetzt werden? Wer das Schlagwort „papierloses Büro” wörtlich nimmt, sollte diese radikale Lösung durchaus einmal in Betracht ziehen. Wie wäre es mit einem zeitlich begrenzten Verbot zur Probe? Wahrscheinlich stellt sich schnell heraus, dass niemand die Meetings vermissen wird. Wer aber weiterhin auf Meetings als Bestandteil einer kommunikativen Unternehmenskultur setzt, sollte zumindest in puncto Papier umdenken. Denn alle Vorteile des Online-Meetings können auch beim echten Zusammentreffen genutzt werden – mit den entsprechenden Geräten.

Ein digitaler Notizblock

Im Geschäftsalltag hat sich PDF bisher als praktisch erwiesen. Es ist allgemein als sicheres und leicht handhabbares Format anerkannt. Dies wird sich voraussichtlich in naher Zukunft nicht ändern – vor allem, weil die Regelungen zur XRechnung vorerst nur für Bundesbehörden gelten. Für den Rechnungsversand an die Verwaltung der Länder und Gemeinden gelten die Vorschriften nicht. Und selbst auf Bundesebene werden für den unterschwelligen Bereich weiterhin andere Formate – vor allem also PDF – akzeptiert. Deshalb scheint es noch verfrüht zu sein, von einem Aus der PDF-Rechnung zu sprechen. Insbesondere für den Rechnungsaustausch zwischen privaten Unternehmen gibt es keine neuen Vorgaben. PDF wird auf absehbare Zeit weiterhin den E-Invoicing-Markt dominieren.

Ein digitaler Notizblock ist der ideale Ersatz für Papier. Das produktive Ziel, Wissensinseln in einem Unternehmen zu vermeiden, ist ein entscheidendes Argument gegen Notizzettel. Um einen gemeinsamen Wissensstand zu gewährleisten, müssten alle beschriebenen Papierzettel abgetippt und digital verfügbar gemacht werden. Oder sie landen im Müll – selbst dann, wenn sie vielleicht zündende Ideen enthalten. Allerdings müssen zu diesem Zweck die Geräte, die als digitaler Notizblock einsetzbar sind, benutzerfreundlicher werden. Sie sollten genauso einfach zu bedienen sein wie ein Schreibheft und die Informationen schnell weiterverteilbar sein. Die ersten guten Anwenderlösungen gibt es längst, die eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen aufweisen. Charmant ist dabei, dass die digitalen Notizen mit der DocuWare Mobile App direkt vom Tablet aus archiviert werden können und sofort allen Meetingteilnehmern zur Verfügung stehen. Damit kann man sich auch in Zukunft ab und zu persönlich treffen – ohne Zeit zu verschwenden.

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