Krisen mit digitalen Geschäftsprozessen überstehen

| Verfasser: Gerhard M. von Sachsen Gessaphe

Erfahrungen eines IT-Verantwortlichen im Corona Shutdown

Michael Stadlbauer, IT-Leiter bei Laser Components GmbH

LASER COMPONENTS ist spezialisiert auf die Entwicklung, Herstellung sowie den Vertrieb von Komponenten und Dienstleistungen für die Lasertechnik und Optoelektronik. Gegründet im Jahr 1982 steht das mittelständische Familienunternehmen mit Verkaufsniederlassungen in fünf Ländern zur Verfügung. Die Eigenproduktion an verschiedenen Standorten in Deutschland, Kanada und den USA wird seit 1986 verfolgt und macht etwa die Hälfte des Umsatzes aus. Derzeit beschäftigt die Unternehmensgruppe 234 Mitarbeiter weltweit.

Das Sortiment umfasst heute mehr als 35.000 Produkte, hiervon besteht der größte Teil aus kundenspezifischen Entwicklungen. Zu den Kunden zählen Medizintechnik- und Biotechnologie-Unternehmen mit Umwelt- und Life Science Applikationen sowie Hersteller für industrielle Anwendungen wie die Lasermaterialbearbeitung, Messtechnik, industrielle Bildverarbeitung oder Telekommunikation. LASER COMPONENTS zählt zu den Hidden Champions: Unternehmen, die in ihrem Bereich Herausragendes leisten, aber in erster Linie nur in Fachkreisen bekannt sind.

Die Vorteile digitaler Geschäftsprozesse zahlen sich jetzt besonders aus

Bereits im April 2013 fiel bei Laser Components die Entscheidung das Enterprise Contentmanagement System DocuWare unternehmensweit einzuführen. Im ersten Projektabschnitt konzentrierte man sich auf den Bereich Rechnungswesen, insbesondere stand die digitale Eingangsrechnungsprüfung im Fokus.
Zug um Zug wurden nachfolgend weitere Unternehmensbereiche mit DocuWare digitalisiert. „Mit dem Beginn der Ausgangsbeschränkungen im März dieses Jahres konnten wir Arbeitsplätze problemlos ins Homeoffice überführen, praktisch ohne Einschränkungen des Geschäftsbetriebes. DocuWare war hierbei ein wichtiger Baustein unserer allumfassenden Digitalisierungs-Strategie.“ fasst Michael Stadlbauer, verantwortlich für die Informationstechnologien bei der LASER COMPONENTS GmbH, zusammen. Passwortgeschützt können die Mitarbeiter über einen Standardbrowser auf die benötigten Dokumente zugreifen. Dokumente, die einen Geschäftsprozess durchlaufen müssen – wie bei der digitalen Eingangsrechnungsprüfung – werden von DocuWare dem jeweiligen Mitarbeiter vollautomatisch vorgelegt, an dem Arbeitsplatz im Unternehmen genauso wie am Laptop im Homeoffice. Das ist auch nicht neu, denn auch schon vorher nutzte das Unternehmen die ortsunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten z.B. im Vertrieb.

Die Umstellung auf Homeoffice fiel nicht schwer

„Der Shutdown war für uns in erster Linie eine logistische Herausforderung: Mitarbeiter, die bis zu dem Zeitpunkt hauptsächlich im Büro gearbeitet hatten, benötigten trotz Marktknappheit zusätzlich Laptops. Da DocuWare nur einen Webbrowser braucht um voll funktionsfähig zu sein und auch unser ERP Comarch webbasiert ist, musste keine proprietäre Software für das Dokumentenmanagement und die Arbeiten mit dem ERP installiert werden.“ sagte Michael Stadlbauer. „Bei uns wird Office 365 eingesetzt und auch im Homeoffice können Emails mit der Outlookintegration von DocuWare voll- oder halbautomatisch archiviert werden. Sie stehen dann im Sachzusammenhang allen Mitarbeitern zur Verfügung, welche die jeweilige Information benötigen.“

Dokumentenmanagement und Homeoffice: Nach Corona ist nicht vor Corona

Die Arbeitswelt der Zukunft wird vom mobilen Arbeiten geprägt sein. Das sagen zumindest die Fachleute und Tech-Konzerne. Die Corona Krise hat dazu beigetragen, dass nun jeder Unternehmer abschätzen kann, wie wichtig digitale Geschäftsprozesse und der ortsunabhängige Zugriff auf Dokumente für sein Unternehmen sind. Unabhängig davon, dass der Gesetzgeber zumindest die digitale revisionssichere Aufbewahrung elektronischer Handelsbriefe vorschreibt, wurde durch Corona klar, dass der Geschäftserfolg wesentlich davon abhängen kann, dass Dokumente und Geschäftsabläufe digital zur Verfügung stehen. Corona wird uns noch eine Zeit begleiten und die Arbeitswelt beeinflussen. Aber auch der Verkäufer im Außendienst oder die Mitarbeiter in Niederlassungen, auf Geschäftsreise oder das kranke Kind, weshalb der Mitarbeiter zu Hause arbeiten muss: Sie alle sollten standortunabhängig auf Dokumente, Daten und Geschäftsprozesse sicher zugreifen können.

Ortsunabhängiger Dokumentenzugriff

Im Homeoffice ist effektives Arbeiten nur dann effizient, wenn der Zugriff auf relevante Dokumente jederzeit auch digital möglich ist. Dank eines passgenau auf die jeweiligen Bedürfnisse ausgerichteten Dokumentenmanagement Systems nehmen die Mitarbeiter an allen Geschäftsprozessen aktiv teil, auch von zu Hause aus. Beispiele:

  • Vertriebsmitarbeiter akquirieren Kunden im Homeoffice.
  • Die Eingangsrechnungsprüfung kann vollumfänglich durchgeführt werden, weil die Dokumente digital weitergeleitet werden und dazugehörige Dokumente wie Eingangslieferschein und Bestellung per Mausklick zur Verfügung stehen. Kein Skonto geht verloren.
  • Verträge werden automatisch dem zuständigen Mitarbeiter im Homoffice vorgelegt, sobald Handlungsbedarf z.B. wegen einer bevorstehenden Kündigungsfrist besteht, u.s.w.

Nur noch wenige Dokumente, wie notarielle Urkunden müssen zwingend auf Papier festgehalten werden. Der Rest kann ortsunabhängig und sehr effizient dank des digitalen DMS über den Computer bearbeitet werden. Das spart Zeit, es reduziert den Bedarf an Räumen für die Dokumentaufbewahrung und verschafft jederzeit einen kompletten Überblick über alle relevanten Daten.

LASER COMPONENTS Gesellschaft für den Vertrieb und die Fertigung von Lasern und optoelektronischen Komponenten mbH
Werner-von-Siemens-Str. 15
82140 Olching / Germany
https://www.lasercomponents.com/de/

Schlagwörter: DocuWare | Workflow | Digitalisierung | Dokumentenmanagement | Homeoffice | Corona | Digitale Geschäftsprozesse

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