GoBD 2.0 – Änderungen heute schon berücksichtigen

| Verfasser: Gerhard M. von Sachsen Gessaphe

GoBD Neufassung 10/2018

Bereits seit dem Jahr 2014 gelten im Rechnungswesen die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Damit wurden die über viele Jahrzehnte entstandenen Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung endlich der Realität angepasst. Die inzwischen übliche Verwendung moderner Buchhaltungssysteme wird jetzt auch hier berücksichtigt. Schon bei der Einführung der neuen Regelungen kündigten die Finanzbehörden an, diese Grundsätze nun regelmäßig einem Update zu unterziehen. Jetzt wird das Wirklichkeit – die GoBD-Neufassung wurde im Oktober 2018 vorgestellt. Für Unternehmen ist es wichtig, sich rechtzeitig mit ihrem Inhalt vertraut zu machen. Wer nicht reagiert, dem droht Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung. In dieser Blogserie stellen wir die wichtigsten Änderungen vor.

GoBD-neu: Vernichtung von Papierbelegen ist erlaubt

Auf dem Weg zum papierlosen Büro ist die digitale Erfassung von Belegen in vielen Unternehmen heute bereits selbstverständlich. Im zentral organisierten Posteingang werden alle Rechnungen eingescannt und an die verantwortlichen Bearbeiter verteilt. Die „traditionellen“ Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung verlangten eine Archivierung der Papierbelege über einen langen Zeitraum. Daher wurden die Originale sortiert, abgeheftet und archiviert. Schon die erste Fassung der GoBD erlaubte ein ersetzendes Scannen der Papierbelege. „Ersetzend“ heißt, dass der Scan oder das Bild des Dokumentes den Papierbeleg ersetzt, dieser also nicht mehr notwendig ist und vernichtet werden kann. Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel auf dem digitalen Beleg sind nicht notwendig.

Ausdrücklich vorgeschrieben ist nun in der GoBD-neu, dass die Papierdokumente der weiteren Bearbeitung entzogen werden müssen. Damit soll vermieden werden, dass in der Buchhaltung noch handschriftliche Vermerke ergänzt werden. Die Dokumente dürfen auch vernichtet werden, wenn sie nicht noch in anderen Belangen rechtlich relevant sind. Voraussetzung für diese Erleichterungen: eine umfangreiche Prozessdokumentation muss aufzeigen, wie der Prozess der Rechnungsbearbeitung und -freigabe im Unternehmen organisiert ist.

Ersetzendes Scannen bringt viele Vorteile:

  • Mit der Einbindung in den digitalen Rechnungsworkflow kann jedes Dokument an den Verantwortlichen weitergeleitet werden. Gerade in Unternehmen mit mehreren Betriebsteilen an unterschiedlichen Orten spart das Zeit.
  • Damit können mehrere Personen gleichzeitig darauf zugreifen.
  • Mit Hilfe geeignetere Software kann in elektronischen Dokumenten nach bestimmten Begriffen und Kriterien gesucht werden.
  • Das Scannen ist die Vorstufe für das automatische Buchen von Standardvorgängen.
  • Die Archivierung digitaler Belege erfolgt auf Datenträgern – das spart Lagerplatz.
  • Durch den Entzug der Papierbeleg aus dem laufenden Bearbeitungsprozess gibt es nur noch eine eindeutige Datenquelle – den Scan.

Lange umstritten: Ist mobiles Scannen erlaubt?

Das Bundesfinanzministerium sprach in seiner Veröffentlichung der 2014-GoBD bei der elektronischen Erfassung der Dokumente ausdrücklich von einem Scanvorgang. Das sorgte über viele Jahre für Diskussionen, ob das Fotografieren des Beleges mit dem Mobiltelefon noch GoBD-konform sei. Genau das bejaht jetzt in den GoBD-neu jetzt. Wenn eine ausführliche Dokumentation der eingesetzten Verfahren genau darlegt, wie die Grundsätze des ordnungsgemäßen Buchens eingehalten werden, spielt das genutzte Endgerät keine Rolle mehr. Somit können auch mobile Endgeräte wie das Smartphone oder das Tablet für die digitale Erfassung genutzt werden.

So profitiert Ihr Unternehmen von den Änderungen

Mobiles Scannen erlaubt das Erfassen von Dokumenten unabhängig vom Unternehmenssitz. So können Rechnungen auch bereits in Niederlassungen oder Außenbüros erfasst und weitergeleitet werden. Eine Weitergabe mit einer ScanApp beschleunigt die Abläufe und macht sich vor allem dann bezahlt, wenn bei hohen Rechnungsbeträgen pünktlich Skonto gezogen werden kann. Diese neue Regelung vereinfacht außerdem die Arbeit im Außendienst und die Abrechnung von Reisekosten. Ob Tankbeleg, Parkschein oder Übernachtungsabrechnung – nach dem Fotografieren kann auf das Original verzichtet werden.

Mit der Nutzung einer hoch entwickelten ScanApp kann die Abrechnung weiter automatisiert und beschleunigt werden. Das Einreichen der Belege bei der Buchhaltung entfällt, hier muss nichts mehr sortiert und archiviert werden. Teamleiter und Buchhalter behalten stets den Überblick über einzelne Reisen oder Projekte und können die Einhaltung von Budgets zeitnah kontrollieren. Der Mitarbeiter profitiert, denn er erhält Auslagen schneller zurück.

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