Elektronisch archivierte Dokumente bearbeiten

Dokumentenmanagement-Systeme bieten bei der Dokumentenbearbeitung alle Möglichkeiten der konventionellen Dokumentenarchivierung und noch viel mehr

Einmal in Docuware abgelegte Dokumente können sowohl in DocuWare als auch in dem zur Erstellung verwendeten Programm bearbeitet werden.

DocuWare bietet die Möglichkeit, Dokumente wie bisher zu bearbeiten. Wie bei normalen Papierunterlagen können Textnotizen, Kommentare, Freihand-Markierungen, Textmarker-Hervorhebungen, Signaturen und Stempel beliebig auf nahezu allen Dokumentformaten angebracht werden. Im Gegensatz zu Papier jedoch, ohne dass das Dokument selbst verändert wird, da alle Elemente als „Overlay“ gespeichert werden, ähnlich einer Folie, die über das Dokument gelegt wird. Mit den Stempeln können darüber hinaus weitere Funktionen verbunden werden. So kann mit Hilfe der Stempel eine weitere Bearbeitung des Dokuments blockiert werden oder eine bestimmte Voreinstellung für den Index des Dokuments aktiviert und somit die weitere Bearbeitung erleichtert werden.

Wird das Dokument nicht in DocuWare bearbeitet, wird die einst abgelegte Orginaldatei zur Protokollierung gespeichert und für andere Benutzer zur Bearbeitung gesperrt. Das bearbeitete Dokument wird dann als neue Version des alten Dokuments in DocuWare übernommen und ist wieder für andere Benutzer zugänglich.

^{Schlagwörter: Papierloses Büro | DocuWare | Dokumentenmanagementsystem | Overlay | Digitale Signatur | Compliance | Transparenz | Dokumentenmanagement}