Sechs Motive für ein ECMS

1. Kosteneinsparung durch ein ECMS*

• Einsparung wertvoller Personalzeit durch mehr Effizienz der Geschäftsprozesse
• Vermeiden von Ausdrucken und Kopien (Papier-, Toner-, Strom- und Gerätekosten)
• Kein Aufwand zur Ablage selbst erstellter Dokumente
• Wegfall von Lagerfläche für Ordner

^{*Enterprise-Content-Management-System}

2. Effizienzsteigerung durch digitale Archivierung, Dokumentenmanagement und elektronischen Workflow

• Informationen schnell finden statt lange suchen
• Alle Dokumente im Sachzusammenhang sehen
• Signifikant schnellerer Ablauf der Geschäftsprozesse
• Absenken der Fehlerquote
• Kein Bearbeitungsstop bei Mitarbeiterausfall durch Vertreterregelung
• Standortübergreifender Mehrfachzugriff und standortunabhängige Dokumentbearbeitung
• Ablage und Zugriff über alle gängigen Tablets und Smartphones
• Keine händische Hauspost von Papierdokumenten
• Voll- und teilautomatische Dokumentablage
• Beseitigung von Medienbrüchen (z.B.: Emails, Papier)
• Automatische Wiedervorlage von Dokumenten
• Fakultative Benachrichtigung per Email für Bearbeitungsaufgaben
• Formulare online zur Verfügung stellen
• Elektronische Stempel
• Versionierung von Dokumenten
• Digitale Annotationen auf Dokumenten
• Integration in vorhandene Anwendungen mit automatischer Dokumentübernahme

3. Wettbewerbsvorteile bei Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems

• Kundenbindung durch schnelleren Service
• Schnelle Recherchierbarkeit vergangener Geschäftsvorfälle, Dokumentinhalt bezogen über Volltextsuche
• Digitale Kundenakte, digitale Projektakte – jeweils alle Dokumente im Sachzusammenhang
• Alle Verträge im Griff mit automatischer Wiedervorlage
• Schnell zu den Serviceunterlagen für Produktserien auch noch nach Jahren
• Mitarbeiterbindung durch moderne anwenderfreundliche Infrastruktur und Mitarbeiterportal

4. Verbesserung des Datenschutzes durch digitale Archivierung

• Zugriff auf Dokumente über Rollen- und Rechteverteilung
• Zugriffsicherheit durch starke TLS (SSL) Verschlüsselung
• Optionale Verschlüsselung der Dokumentdateien

5. Erhöhung der Datensicherheit durch digitale Archivierung

• Redundante Speicherung des Dokumentenbestandes
• Kein Dokumentverlust durch Papieralterung oder -zerstörung
• Kein Dokumentverlust durch Falschablage
• Sicherung von Unternehmenswissen
• Verlagerung von vielen Ablageorten, teils lokalen, auf einen zentralen

6. Compliance und Revisionssicherheit durch digitale Archivierung

• Sicherung der GoBD Compliance bei korrekter Anwendung
• Speicherung digitaler Dokumente im Originalformat
• Sicherheit gegen Dokumentmanipulation über Hashcodevergleich (Revisionssicherheit)
• Kein direkter Zugriff auf Dokumentdateien durch Anwender optionale Verschlüsselung der Dokumentdateien
• Transparenz des Dokumentbestandes bei Prüfung durch Finanzbehörden und Rentenversicherungsträger, Wirtschaftsprüfer
• Sicherung firmeninterner Compliance (z.B. ISO 9001)

Und nicht zuletzt leisten Sie einen Beitrag zum Erhalt unserer Umwelt!