Dokumente im Dokumenten Management System ablegen

Schnell, praktisch und einfach Dokumente archivieren

Um Dokumente z.B. in DocuWare abzulegen, werden als Erstes die Dokumente in eine Zwischenablage, den Briefkorb, eingefügt. Papierdokumente werden eingescannt, Dateien können einfach im Original übernommen werden (z.B. verschoben per Drag and Drop) oder über einen speziell eingerichteten Drucker, den DocuWare Printer, als PDF gedruckt werden. Die Umwandlung sorgt dafür, dass das eingescannte Dokument zum einen nicht mehr veränderbar ist, zum anderen stellt es, wenn Dateien auf einer CD/DVD gespeichert worden sein sollten, eine softwareunabhängige Darstellung auf fremden Rechnern sicher.

Dokumente, die sich im Briefkorb befinden, können wie Unterlagen aus Papier bearbeitet werden, z.B. können Ihnen Notizen beigefügt werden oder sie können „gestempelt “ oder signiert werden. Die Bearbeitung wird dabei auf „Folien“, die über das Dokument gelegt werden, gespeichert, und die Bearbeitungsschritte werden von DocuWare protokolliert. Die Dokumente selbst bleiben so im Original erhalten (siehe auch Dokumente bearbeiten).

Vom Briefkorb aus werden die Dokumente schließlich, z.B. wiederum per Drag and Drop, in einem Archiv abgelegt. Es öffnet ein Pop-up-Fenster für den Index, die sog. Ablagemaske, in dessen Textfeldern wichtige Stichpunkte zum Dokument festgehalten werden können, wie z.B. bei Briefen der Absender, der Empfänger, das Eingangsdatum, der Betreff. Aus Textdateien, Datenbanken oder Adressbüchern können Daten auch aus externen Dateien automatisch in die Ablagemaske übernommen werden (siehe auch Zusatzmodule). Wird in der Ablagemaske der Button „ablegen“ angeklickt, schließt sich die Maske und das Dokument ist abgelegt. Über jeden der in die Ablagemaske eingetragenen Stichpunkte können Sie übrigens das Dokument später wiederfinden (siehe auch Finden von Dokumenten). Die Textfelder für die Ablagemaske können Sie dabei nach Ihren Wünschen einrichten.

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