Dokumente im DMS erfassen

Dokumentenmanagement mit vielen komfortablen Möglichkeiten

Damit Sie sich ein Bild machen können, wie ein Arbeitsablauf zur Erfassung von Dokumenten in einem DMS aussehen kann, finden Sie hier einen Ablauf, wie er beim DMS DocuWare aussieht. Dieser Ablauf kann bei anderen DMS variieren.

Das Dokumentenmanagement-System DocuWare bietet Ihnen für alle Arten von Dokumenten eine jeweils optimierte, zeitsparende Erfassung: Jede Art von Papierunterlagen kann über Scanner in DocuWare erfasst werden. Dabei reicht die Auswahl der möglichen Scanner von einfachen Einzelplatzgeräten über Hochleistungsscanner und Netzwerkscanner bis zu digitalen Kopiergeräten.

Über optische Zeichenerkennung (OCR Optical Character Recognition) oder Barcode-Erkennung können optional zusätzlich beim Scanvorgang Daten direkt aus dem Dokument ausgelesen und automatisch in den Index für die Ablage übernommen werden.

Dateien können in DocuWare auf mehrere Arten erfasst werden. Dabei kann jede Datei als Originaldatei oder auch im DocuWare-typischen Format .TIFF abgelegt werden. Dateien können im Original mit DocuWare selbst wie auch, bei Bedarf, mit anderen Programmen angezeigt und/oder bearbeitet werden (so z.B. können alle .doc-Dokumente automatisch von Microsoft Office oder OpenOffice geöffnet werden). Werden Dateien in ein .TIFF umgewandelt, sind sie inhaltlich nicht mehr veränderbar, damit revisionssicher gemäß den Erfordernissen der GoBD (ehemals GDPdU).

Um eine Datei in DocuWare abzulegen, zieht man sie entweder über Drag and Drop in den gewünschten Briefkorb, sucht sie über den Menüpunkt „Import“ im Dateisystem, um sie per Knopfdruck zu übernehmen, oder „druckt“ sie als TIFF- oder PNG-Datei über den TIFFMAKER, eine Art virtuellen Drucker, in einen Briefkorb.

E-Mails können automatisch aus Outlook/Exchange oder Notes/Domino in DocuWare importiert werden. Absender, Empfänger, Datum, Betreff und weitere Mail-Informationen können automatisch in den Index für die Ablage übernommen und durch Personen und Unternehmensdaten aus dem Adressbuch ergänzt werden. Das Ablegen der E-Mails in Archiven kann dabei vollautomatisch oder erst nach Bestätigung (und bei Bedarf Korrektur) durch den Benutzer geschehen.

^{Schlagwörter: DocuWare Module | DMS | Dokumentenmanagement | DocuWare | Dokumentenablage | Dokumentenmanagementsystem | Scanner | Index | OCR | Barcode | GoBD | Digitale Daten}