Digitalisierung definiert Arbeit neu

Papierloses Büro und moderne Arbeitsstrukturen machen Unternehmen zukunftsfähig

Unternehmen müssen für Arbeitnehmer attraktiv sein. Dies gilt heute mehr denn je. Denn wegen der demografischen Entwicklung (immer mehr Ältere, immer weniger Junge) werden Arbeitskräfte zur Mangelware. Früher wählten die Unternehmen gute Fachkräfte aus, heute wählen Fachkräfte gute Unternehmen aus. Und es ist klar: Attraktiv sind nur Arbeitsplätze mit Bedingungen, die den gewandelten Bedürfnissen der Menschen entsprechen. Um diese Bedingungen zu schaffen, ist Veränderung nötig: digitale Transformation – nicht nur für ein papierloses Büro. Auch die Arbeitsstrukturen werden durch die Digitalisierung optimiert. Wie das geht, zeigt ein Blick auf das Nachbarland Belgien.

Der neue Normalzustand ist digital

Digital is the new normal. Unter diesem Motto hat Frank Van Massenhove, Präsident des belgischen Sozialministeriums, seine Behörde grundlegend geändert. Moderne Kommunikationstechnologien, die schon lange selbstverständlicher Bestandteil des Alltags sind, wurden dort in den Arbeitsalltag integriert. Der Change im Verwaltungsapparat basiert im Wesentlichen auf diesen drei Punkten:

• umfassende Nutzung der Vorteile digitaler Technologien,
• Abbau hierarchischer Strukturen,
• Flexibilisierung von Arbeitszeiten und des Arbeitsortes

Der Ausgangspunkt von Van Massehoves Überlegungen lag auf der Hand: Ein Arbeitgeber, der auf die Veränderungen in der kulturellen und technologischen Realität nicht reagiert, wird auf Dauer verlieren: Shift or shrink. Warum muss es zum Beispiel feste Anwesenheitspflichten geben, wenn die Bearbeitung von Dokumenten auch auf mobilen Geräten möglich ist? Die Technik macht den Menschen heute unabhängig von Ort und Zeit. Und es ist der jungen Generation kaum noch vermittelbar, warum dies nicht auch am Arbeitsplatz gelten soll.

Vertrauen zahlt sich aus, DMS und Workflow schaffen die Strukturen

Zeitliche und örtliche Unabhängigkeit setzt zudem kreative Potenziale frei. Dieser Effekt zeigt sich eindrucksvoll durch die Veränderungen im belgischen Sozialministerium. Mit mehr Freiheiten der Mitarbeiter ist die Produktivität signifikant gestiegen. Der Change manifestiert sich mittlerweile auch in den Räumen der Behörde. Sie sind heute Orte der Begegnung und des persönlichen Austauschs. An die Stelle eines strengen Über- und Unterordnungsverhältnisses treten berufliche Netzwerke, die auf einem partnerschaftlichen Verhältnis der Mitglieder beruhen. Unzeitgemäße hierarchische Strukturen am Arbeitsplatz gehören der Vergangenheit an. Sie verhindern kreative Innovationen, die erst durch das Zusammenwirken in Netzwerken hervorgebracht werden. Die Ausnutzung dieser Potenziale setzt jedoch nicht nur die Bereitschaft zur Veränderung zu digitalen Geschäftsprozessen und Dokumentenmanagement, sondern auch Vertrauen auf Seiten der Arbeitgeber voraus.

Mehr als nur ein papierloses Büro

Dass digitale Transformation für ein weitgehend papierloses Büro sorgt, ist bekannt – die Entwicklung des Schreibtisches ist heute im Prinzip bereits abgeschlossen. Doch noch ca. 55% aller mittelständischen Unternehmen und noch mehr Kleinunternehmen haben den Schritt zu digitalen Geschäftsprozessen, Dokumentenmanagement und die Nutzung beruflicher Netzwerke noch nicht vollzogen. Immer mehr wird deutlich, dass die Digitalisierung die gesamte Arbeitswelt erfasst und komplett verändert. Die Geschäftsprozesse gewinnen signifikant an Geschwindigkeit und werden ortsunabhängig. In den beruflichen Netzwerken werden Ideen und Impulse in Sekundenschnelle verbreitet – mit den entsprechenden Synergie-Effekten. Die Lockerung eines streng reglementierten Dienstwegs führt aber nicht, wie viele befürchten, zu chaotischen Verhältnissen. Vielmehr tritt an die Stelle der alten Ordnung ein neues und weitaus effektiveres System. Der technische Fortschritt definiert die Arbeit neu.

Neue digitalisierte Arbeitsplätze für die Work-Life-Balance

Die digitale Transformation hilft somit nicht nur Unternehmen in der freien Wirtschaft dabei, die Wettbewerbsfähigkeit zu fördern. Change ist auch auf dem öffentlichen Sektor erfolgreich. Das Beispiel aus Belgien zeigt dies eindrucksvoll. Digitale Transformation schafft ansprechende, produktive und kosteneffiziente Arbeitsplätze. Diese Arbeitsplätze können mit den besten Mitarbeitern besetzt werden – weil sie attraktiv sind. Immer mehr Unternehmen sind heute bereit, die Work-Life-Balance ernsthaft in ihre Arbeitsabläufe zu integrieren und davon zu profitieren. Ein intelligentes Dokumentenmanagement und digital gestützte Geschäftsprozesse, die unter anderem mobiles Arbeiten erlauben, ist für diese Unternehmen der erste Schritt in eine erfolgreiche Zukunft.

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