Was hat digitales Dokumentenmanagement mit Corona zu tun?

| Verfasser: Gerhard M. von Sachsen Gessaphe

Ein DMS macht Homeoffice erst möglich

Corona – das heißt für viele Beschäftigte Arbeit von zuhause aus. Um handlungsfähig zu bleiben und gleichzeitig die Gesundheit des Personals zu schützen, schickten viele Arbeitgeber wegen Covid-19 ihre Angestellten ins Homeoffice. Die meisten Betriebe hatten keine andere Wahl, denn die Schließung erfolgte auf behördliche Anweisung. Doch viele Unternehmen sind für den Lockdown nur mangelhaft vorbereitet. Das rächt sich jetzt. Wer dagegen heute schon über ein ausgereiftes digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) verfügt, ist klar im Vorteil. Und er ist auch für kommende Krisen gerüstet.

Existenzbedrohung durch den Lockdown?

Die Pandemie kam plötzlich und mit voller Wucht. Von heute auf morgen mussten ganze Branchen ihre Arbeit ruhen lassen. Vor allem Händler und Dienstleister waren vom behördlich verordneten Lockdown betroffen und mussten ihre Läden schließen. Zwar stellte der Staat großzügige Hilfen zur Verfügung – zum Beispiel Kurzarbeitergeld oder finanzielle Unterstützung für notleidende Unternehmen. Doch für viele Selbstständige ist die Coronakrise zu einer Existenzbedrohung geworden. Das gilt besonders für diejenigen Betriebe, die aufgrund einer fehlenden digitalen Infrastruktur auf die Präsenz ihrer Mitarbeiter in den Räumen des Unternehmens angewiesen sind.

In der Krise gewinnen die Marktteilnehmer, die sich durch moderne digitale Workflows gegen Quarantäne-Verordnungen oder andere Einschränkungen gewappnet haben. Büroarbeitsplätze im Homeoffice sind besonders dann effizient, wenn das Dokumentenmanagement ganz ohne Papier auskommt also voll digital ist. Der Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen wird über das Internet verschlüsselt sichergestellt.

Handlungsfähig dank digitalem Workflow

Alles, was über das Internet erledigt werden kann, kann grundsätzlich auch im Homeoffice erledigt werden. So bleiben Unternehmen mit einer modernen digitalen Infrastruktur in Extremsituationen handlungsfähig. Sie schützen dadurch gleichzeitig die Gesundheit der Mitarbeiter. Dieser Aspekt ist nicht nur ein Beweis für soziale Verantwortung, sondern letztlich auch ein entscheidender Faktor im täglichen Konkurrenzkampf. Ein geringes Erkrankungsrisiko des Personals ist ein Wettbewerbsvorteil.

Für viele Unternehmen hat die Coronakrise eine bittere Erkenntnis gebracht: Es reicht eben nicht aus, dass die Mitarbeiter einfach ihre Desktop-Computer mit nach Hause nehmen und diese mit dem Unternehmensnetz verbinden. Auch schnelle Verbindungen nützen nichts, wenn die Angestellten nur in den Betriebsräumen auf relevante Geschäftsdokumente zugreifen können. Corona macht es deutlich: Ein vollwertiger Arbeitsplatz, der auch in Krisen funktioniert, setzt ein zentrales DMS voraus.

Papierdokumente erschweren Homeoffice

Die Schwierigkeiten, von denen insbesondere Mittelständler in der Coronakrise betroffen sind, haben vor allem eine Ursache in der Organisation der Arbeitsabläufe. So sind die meisten geschäftsrelevanten Informationen oft immer noch ausschließlich in Aktenordnern oder auf Dateiverzeichnissen enthalten. Das betrifft zum Beispiel Projekt-, Kunden- oder Lieferantendokumente. Und ein Aktenordner kann eben nur an einem Ort zur gleichen Zeit sein. Wer bestimmte Informationen aus der Akte benötigt, muss vor Ort sein. Geschäftsprozesse werden dadurch zeitintensiver – und teurer.

In manchen Bereichen ist die private Nutzung neuer Technologien schon weiter als im geschäftlichen Bereich. Während wir unseren Alltag weitgehend digital und damit ortsunabhängig gestalten (zum Beispiel die Kommunikation mit Freunden, Online-Banking und Online-Shoppen), ist in vielen Unternehmen die physische Präsenz unerlässlich. Dabei sind Videokonferenzen und Chats mittlerweile technisch überhaupt kein Problem mehr. Gleiches gilt für die digitale Dokumentenverwaltung, die den Zugang zu jedem relevanten geschäftlichen Dokument von jedem Ort der Welt aus möglich macht – natürlich nur für denjenigen, der dazu befugt ist.

Ortsunabhängiger Dokumentenzugriff

Im Homeoffice ist effektives Arbeiten nur dann effizient, wenn der Zugriff auf relevante Dokumente jederzeit auch digital möglich ist. Dank eines passgenau auf die jeweiligen Bedürfnisse ausgerichteten Dokumentenmanagement Systems nehmen die Mitarbeiter an allen Geschäftsprozessen aktiv teil, auch von zu Hause aus. Beispiele:

  • Vertriebsmitarbeiter akquirieren Kunden im Homeoffice.
  • Die Eingangsrechnungsprüfung kann vollumfänglich durchgeführt werden, weil die Dokumente digital weitergeleitet werden und dazugehörige Dokumente wie Eingangslieferschein und Bestellung per Mausklick zur Verfügung stehen. Kein Skonto geht verloren.
  • Verträge werden automatisch dem zuständigen Mitarbeiter im Homoffice vorgelegt, sobald Handlungsbedarf z.B. wegen einer bevorstehenden Kündigungsfrist besteht, u.s.w.

Nur noch wenige Dokumente, wie notarielle Urkunden müssen zwingend auf Papier festgehalten werden. Der Rest kann ortsunabhängig und sehr effizient dank des digitalen DMS über den Computer bearbeitet werden. Das spart Zeit, es reduziert den Bedarf an Räumen für die Dokumentaufbewahrung und verschafft jederzeit einen kompletten Überblick über alle relevanten Daten.

Digital: der neue Normalzustand

Digitale Workflows sind die Zukunft der Arbeitswelt. Das war schon vor Corona bekannt. Aber die Pandemie gibt dieser Entwicklung einen deutlichen Push, weil Unternehmen heute schon für weitere Einschränkungen vorbereitet sein müssen. Effektives und gleichzeitig gesundheitlich unbedenkliches Arbeiten ist nur mit einem DMS denkbar. So ist das digitale Dokumentenmanagement eine Versicherung gegen die Krisen der Zukunft.

Büros mit riesigen Emailpostfächern, Dateisystemen und Papierablagen haben in dieser Zukunft keinen Platz. Es spricht heute kein Argument mehr dafür, Geschäftsprozesse auf Papier zu dokumentieren oder sogar digitale Dokumente zu Aufbewahrungszwecken auszudrucken. Auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittene Berechtigungskonzepte im digitalen Dokumentenmanagement und Workflow sind dem vermeintlichen Sicherheitsvorteil von Informationen auf Papier sogar überlegen. Digitale Berechtigungskonzepte und eine verschlüsselte Übertragung der Dokumente sind zuverlässiger als Schrank- und Büroschlüssel. Und auch der Gesetzgeber hat schon längst auf aktuelle Entwicklungen reagiert zuletzt mit dem BMF-Schreiben vom November 2019. Er wird in Zukunft die Regelungen weiter im Sinne der Digitalisierung voranbringen. Doch dazu mehr in einem anderen Blogartikel.

Schlagwörter: Dokumentenmanagementsystem | Homeoffice | Corona | digitales Dokumentenmanagement | Eingangsrechnung Workflow

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