Der Start in die digitale Transformation

Wie gehe ich als Entscheider ein DMS Projekt an?

Die Einführung eines Dokumenten Management Systems bedeutet einen großen Schritt in Richtung Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung der Geschäftprozesse. Nehmen Sie sich vor Projektbeginn ausreichend Zeit und informieren Sie sich vorab gründlich. In der DMS Beratungs- und Projektges. mbH haben Sie einen kompetenten und erfahrenen Ansprechpartner. So stellen Sie sicher, dass Ihr DMS den Anforderungen Ihres Unternehmens jetzt und in Zukunft auch wirklich gerecht wird.

Zielorientiert von Anfang an

Durch Vorabanalysen identifiziert die DMS Beratungs- und Projektges. mbH für Sie die Abläufe und Bedürfnisse Ihres Unternehmens und schafft die ideale Grundlage für eine sachliche Entscheidung. Wichtige Fragen, die es zu berücksichtigen gilt sind:

• Wie wird in Ihrem Unternehmen bisher mit Dokumenten umgegangen?
• Was sind die Quellen?
• Wer erzeugt?
• Welchen Weg nimmt ein Dokument durch das Unternehmen?

Eine grobe Analyse hilft Ihnen, Problembereiche im Dokumentenfluss Ihres Unternehmens zu identifizieren und daraus Anforderungen an ein DMS zu stellen.

Wie soll in Ihrem Unternehmen zukünftig mit Dokumenten umgegangen werden?

Klare Zielvorstellungen und präzise Parameter zur Ziel-Beurteilung erleichtern die Entscheidung für ein DMS. Gewichten Sie Arbeitsabläufe und gewünschten Leistungsmerkmale, um eine Übersicht zu erhalten, welche Anforderungen Ihr zukünftiges DMS erfüllen muss und wo Kompromisse möglich sind.

Sicher zum Ziel

Identifizieren Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Dokumentenmanagement-Experten die Besonderheiten Ihres Unternehmens. Definitionen, ausformulierte Ziele, Überprüfung der Ziele anhand von vorab festgelegten Parametern und ein klarer Auftrag schaffen eine klare Kommunikation, Sicherheit und legen die Basis für eine partnerschaftliche und fruchtbare Zusammenarbeit.

Das Pareto-Prinzip reduziert Kosten

Das Pareto-Prinzip besagt, „dass sich viele Aufgaben mit einem Mitteleinsatz von ca. 20 % so erledigen lassen, dass 80 % aller Probleme gelöst werden“. Im Dokumentenmanagement ist es deshalb nicht immer sinnvoll, für alle Dokumente einen idealen Ablauf zu schaffen. Ausnahmen und Abweichungen sollten in generellen Überlegungen zum Ablauf vorerst ausgegrenzt werden, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Insellösungen verursachen Arbeit und Kosten

Achten Sie deshalb darauf, dass das DMS sich reibungslos in Ihre übrige Softwarelandschaft einfügt. Clevere Schnittstellen wie DocuWare Smart-Connect erleichtern die Integration.

Achten Sie auf die Zukunft. Der Teufel steckt oft im Detail.

Bevor Sie sich für ein DMS entscheiden, stellen Sie sicher, dass das Dokumentenmanagement-System sich Ihrem Unternehmen anpassen kann. Kann das DMS mit Ihrem Unternehmen mitwachsen? Wie sieht es bei einer Migration auf eine andere Datenbank aus? Was ist mit dem Back-up für die DMS-Konfiguration und Recovery bzw. Desaster Recovery bei Komplettverlust der Datenbank? Wie aufwändig ist die Migration von einem alten Datenträger auf einen neuen (z.B. von Plasmon-WORM-Jukebox auf Silent Cube)? Wie groß ist der Administrationsaufwand des DMS?

Setzen Sie Investition und den Nutzen ins Verhältnis

Die Betrachtungsweise ist eigentlich ganz einfach: Schauen Sie sich nicht nur die Investitionssumme an, sondern verteilen Sie den Betrag auf die Anzahl der Mitarbeiter, die mit dem Dokumenten Management System arbeiten werden und z.B. 54 Monate, wenn Sie das Projekt leasen. Formulieren Sie die Erwartungen, die Sie an das DMS haben und die Personalzeiteinsparungen. Berechnen Sie den Betrag der Personalkosten, den Sie für realistisch halten, der bei unproduktiven Tätigkeiten eingespart wird und zukünftig für wertschöpfende Tätigkeiten, Umsatz, zur Verfügung steht. Bewerten Sie die anderen Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems wie Transparenz der Geschäftsprozesse, Compliance, Verbesserung der Servicequalität und so weiter. Treffen Sie dann Ihre Entscheidung.

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