Der Weg zur Wurst ist jetzt digital

| Verfasser: Gerhard M. von Sachsen Gessaphe

Mit Digitalbonus gefördertes DMS Projekt: Landtagsabgeordnete überzeugen sich vom Erfolg.

Betriebsbesichtigung Fa. Hartl (v.l.) Gerhard von Sachsen Gessaphe, Bürgermeister Johann Grau, Mdl Sandro Kirchner, Roland Hartl, MdL Josef Zell­meier, Landrat Josef Laumer, Wirtschaftsreferent Martin Köck, Prof. Dr. Rolf Schillinger (Bild: Tobias Welck)

Am 30. Oktober trafen sich Vertreter aus der Politik zu einem Lokaltermin bei der Firma Georg Hartl & Söhne GmbH + Co. KG in Laberweinting, um sich über ein gelungenes Digitalisierungsprojekt zu informieren, das mit dem Digitalbonus Bayern gefördert wurde.

Um sich ein Bild von den positiven Auswir­kungen des Digitalbonus auf Unter­nehmen im Landkreis Straubing-­Bogen zu machen, besuchte der Vor-sitzende des Ausschüsses für Wirt­schaft, Landesentwicklung, Ener­gie, Medien und Digitalisierung, MdL Sandro Kirchner, mit dem Vorsitzenden des Ausschusses für Staatshaushalt und Finanzfragen, MdL Josef Zellmeier, die Firma ,,Georg Hartl & Söhne“, die mit Hilfe der Förderung den wichtigen Schritt der digitalen Transformation gemacht hat. Mit anwesend waren der Projektleiter vor Ort Prof. Dr. Rolf Schillinger, SCR-IT GmbH, und Gerhard von Sachsen Gessaphe, der das Digitalisierungsprojekt konzeptioniert und mit seinem Unternehmen umgesetzt hat. Der Inhaber Roland Hartl führte durch sein Betrieb und schilderte anhand von anschaulichen Beispielen das Geschäftsfeld des Unternehmens, das von Gewürzen oder Därmen bis hin zu Maschinen den ganzen Bedarf eines Metzgereibetriebes liefern kann. Natürlich kam auch die große Menge von Papier zur Sprache, die früher bei der Bearbeitung der Aufträge angefallen ist.

Effizienzsteigerung durch Digitalisierung eine Maßnahme gegen Personalmangel

Viele Gitterboxen mit Altbelegen, die alle mal jemand ablegen musste, gehören bei der Firma Hartl inzwischen der Vergangenheit an. Heute werden z.B. die Ausgangsrechnungen vollautomatisch digital nach gesetzlichen Vorschriften archiviert. Auf alle Belege des Großhandels für Metzgereibedarf kann man jetzt per Knopfdruck zugreifen und so z.B. Kundenfragen sofort am Telefon beantworten. Der ganze Verwaltungsaufwand des Unternehmens hat sich drastisch reduziert, sagte Roland Hartl. Statt Belege lochen, einheften und in Ordnern nach Belegen zu suchen, können die Mitarbeiter wertschöpfende Tätigkeiten durchführen. Damit konnte auch der Knappheit qualifizierten Personals in der Region entgegengewirkt werden. Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement spart der Firma Hartl nicht nur Personalzeit, sondern auch die nicht unerheblichen Material- und Lagerkosten für die Papierbelege.

Digitalisierung ist in jeder Abteilung möglich

Digitales Dokumentenmanagement kann in allen Abteilungen eines Unternehmens eingesetzt werden. Hierbei ist es egal ob es der Bereich Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf, Auftragsabwicklung, Fertigung oder Personal ist. Das ist auch Roland Hartl bewusst. So plant er zusammen mit seinem IT-Betreuer Prof. Dr. Rolf Schillinger von der SCR-IT GmbH, auch andere Unternehmensbereiche mit dem Dokumentenmanagementsystem zu versorgen, nachdem die Geschäftsprozesse, bei denen der Schuh am meisten drückte, digitalisiert sind.

In Zusammenarbeit mit Roland Hartl und Prof. Schillinger hat Gerhard von Sachsen Gessaphe das Digitalisierungskonzept für die Georg Hartl & Söhne GmbH + Co. KG erarbeitet. Von Sachsens Unternehmen, die DMS Beratungs- und Projektges. mbH aus Germering, hat dieses Konzept mit dem Dokumentenmanagementsystem DocuWare umgesetzt. Die Software DocuWare ist hinsichtlich Bedienung, Leistungsumfang und Technologie marktführend.

Gleich nach den ersten Gesprächen empfahl Gerhard von Sachsen Gessaphe einen Antrag für den Digitalbonus zu stellen. Mit dem Digitalbonus unterstützt das Land Bayern die kleinen und mittelständischen Unternehmen in Bayern bei der digitalen Transformation. Diese Förderung trägt nicht unmaßgeblich zur Finanzierung von Digitalisierungsvorhaben bei. Oft ist sie auch eine Entscheidungshilfe, den Schritt zur Digitalisierung zu gehen. Nach Antragstellung kann mit dem Projekt begonnen werden, es geht also keine Zeit verloren.

DMS Erfahrung und Branchen Know How führen zum Erfolg

Die DMS Beratungs- und Projektges. mbH hat jahrzehntelange Erfahrung in den Bereichen Dokumentenmanagement, Geschäftsprozessoptimierung und digitaler Workflow. Die Kunden der DMS GmbH sind in allen Größenordnungen. Sie sind regional und überregional aus den Bereichen Handel und Industrie, Logistik und Dienstleistung. Zielgruppe sind auch Landkreise und Gemeinden bzw. gemeindeeigene Unternehmen wie Stadt- oder Gemeindewerke. Die Erfahrung Gerhard von Sachsens aus vielen Projekten, der Input von Roland Hartl und Prof. Schillinger und eines der besten Systeme für Dokumentenmanagement und Dokumentenworkflow, DocuWare, sind das Rezept für ein überdurchschnittlich gut gelungenes Digitalisierungsprojekt.

Das Thema Dokumentenmanagement und digitaler Workflow ist so interessant, dass der Termin noch viel länger gedauert hätte, wäre da nicht noch ein Folgetermin gewesen. Er forderte nach einer 50%igen Überziehung der geplanten Zeit das Ende der Veranstaltung. Abschließend sicherten Roland Hartl wie auch Prof. Schillinger zu, dass sie gerne ihre Erfahrungen mit dem Digitalisierungsprojekt und dem erzielten Nutzen an interessierte Unternehmen weitergeben werden.

zur Website von Josef Zellmeier MdL Bayern

Schlagwörter: Digitalbonus | Digitale Transformation | Digitale Rechnung | DMS | Papierkrieg | Papierloses Büro | DocuWare | Dokumentenmanagementsystem | Effizienzsteigerung | Digitalisierung | Dokumentenmanagement

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