Digital archivierte Dokumente finden

Dokumentenmanagement-Systeme bieten mit Kategoriesuche und Volltextindex vollen Komfort

Dokumente können in DocuWare sowohl über die Kategoriesuche* als auch über den Volltextindex gesucht werden. Suchworte können sowohl in Teilen, als Ganzes, mit Trunkierung (z.B. Docuw*) oder in Kombination eingegeben werden als auch aus Auswahllisten übernommen werden. Die Kategoriesuche kann dabei mit der Volltextsuche kombiniert werden.

Die Ergebnisse werden in einer Liste mit ihrem Index angezeigt. Bei der Volltextsuche werden zusätzlich die Suchworte im Dokument farbig markiert.  

Die Suche und die Ablage werden individuell angepasst, der Administrator kann zentral für jedes Archiv mehrere unterschiedliche Such- und Ablagemasken wie auch Ergebnislisten gestalten. Es kann frei festgelegt werden, welche Felder zur Eingabe zur Verfügung stehen sollen und ob gewisse Felder vorbelegt sind. Die einzelnen Masken können dann bestimmten Benutzern für die Suche/Bearbeitung in einem Archiv zugewiesen werden, wobei den Benutzern entweder eine spezielle Maske fest vorgeschrieben sein kann – die Maske öffnet sich für die Suche oder Bearbeitung des Archivs automatisch – oder aber die Benutzer können aus mehreren Masken wählen. Es werden dann im Archiv mehrere Masken für die Bearbeitung/Suche zur Auswahl gegeben.