Die Krux Verträge nicht digital zu verwalten

Verträge nicht im Griff kostet Geld und schadet Geschäftsbeziehungen

Digitales Management von Verträgen ist intelligent und effizient. Es macht sich bezahlt – durch beschleunigte Prozesse bei der Vertragsverwaltung und die Eliminierung von Fehlerquellen. Zudem ist digitales Vertragsmanagement rechtssicher. Längst hat sich die digitale Signatur als vollwertige Alternative zur Unterschrift durchgesetzt. Wettbewerbsfähigere Märkte und zunehmender Kostendruck zwingen Unternehmen, ihre eigenen Prozesse in Frage zu stellen und zu rationalisieren. Compliance-Anforderungen steigen, was insbesondere an die Verwaltung zu immer höheren Anforderungen führt. Besonders gilt das für die vielen Verträge mit Lieferanten und Kunden, die ordnungsgemäß verwaltet sein wollen.

Einfallstore für Missmanagement schließen

Governance und Compliance sind per se bereits komplizierte Aufgaben, die Unternehmen unabhängig von ihrer Größe vor ständige Herausforderungen stellen. Vertragsverwaltung mit Papierdokumenten macht diese Prozesse zusätzlich zeit- und arbeitsintensiv. Dazu kommt die Fehleranfälligkeit. Der Mangel an grundlegenden Informationen ist die vielleicht häufigste Fehlerquelle in der Kommunikation zwischen den Vertragspartnern.

Digitale Archivierung macht es einfach, zum Beispiel per Volltextsuche sofort alle relevanten Details eines Vertragswerks aufzufinden. Denn wer die richtigen Prioritäten im Geschäftsbetrieb setzen will, ist darauf angewiesen,

• vertraglich vereinbarte Klauseln jederzeit einzuhalten,
• Garantien zu überwachen, um Schadensersatzansprüche abzuwehren,
• das Erreichen von Meilensteinen zu kontrollieren,
• vertragliche Einschränkungen und Verpflichtungen bei Bedarf sofort abrufen zu können.

Im DMS ist jede Vertragsklausel sofort abrufbar

Nur die richtigen Informationen zur rechten Zeit machen die Erfüllung von Verträgen einfach und weniger fehleranfällig. Missverständnisse werden dadurch von vornherein vermieden. Im Idealfall überwacht DocuWare automatisch sämtliche relevanten Geschäftsprozesse während des Lebenszyklus eines Vertrags.

Der Effekt: Maximierung des Nutzens bei minimalem Kosten- und Risikopotenzial. Das macht sich insbesondere in Wirtschaftszweigen bezahlt, die besonders streng juristisch reglementiert sind. Zu diesen Bereichen zählen Unternehmen im Gesundheitswesen, in der Finanzbranche und im Lebensmittelbereich aber auch bestimmte Herstellungsbereiche. Und die Tendenz zur Überregelierung aufseiten des Gesetzgebers betrifft zunehmend auch andere Branchen.

Digitale Signatur statt Unterschrift

Nahezu jede Business-Transaktion basiert auf einer vertraglichen Grundlage. In den meisten Fällen sind diese Verträge schriftlich dokumentiert – vor allem für die Beweissicherheit, aber auch, um den Beteiligten eine einheitliche Grundlage für die Ausgestaltung ihrer jeweiligen Geschäftsprozesse zu geben.

Dabei spielt Papier heute meist eine untergeordnete Rolle. Auch der Gesetzgeber unterstützt diese Entwicklung:

• Die elektronische Textform ersetzt in vielen Fällen das Schriftformerfordernis, bei welcher die Unterschrift unerlässlich ist. Im deutschen Recht gibt § 126a BGB dafür die Möglichkeit.
• Meist sind die Vertragsparteien heute ohne Weiteres einig, Unterschriften auf Papier durch die digitale Signatur zu ersetzen.
• Werden Verträge trotzdem in schriftlicher Form auf Papier geschlossen, spricht kein Grund dagegen, diese zusätzlich zu digitalisieren, um einen jederzeitigen Zugriff zu erleichtern.

Just in time ist auch dort möglich, wo Governance und Compliance besonders exakte und detaillierte Bedingungen stellen. Praktikabilität, Schnelligkeit und Transparenz gehen nicht auf Kosten der Rechtssicherheit. Deshalb gibt es auch juristisch keinen Grund, in immer mehr Bereichen auf Papier zu verzichten und ein digitales Vertragsmanagement mit DocuWare einzusetzen.

Proaktive Vertragsverwaltung dank Digitalisierung

Diese Strategie ist bares Geld wert. Die zentral in einem Dokumentenmanagementsystem archivierten Verträge machen eine proaktive Verwaltung besonders effizient – und in vielen Fällen erst möglich. Alle an der Verwirklichung eines Vertrags beteiligten Mitarbeiter im Unternehmen gewinnen somit ein tieferes Verständnis für die Chancen, Risiken und Potenziale eines Vertrags. Transparente Informationen sind die Grundvoraussetzung dafür, Missverständnisse zu vermeiden und Verständnis zu fördern.

Mehr Wettbewerb erzeugt den Druck, alle Prozesse ständig zu beschleunigen und im Griff zu haben. Das gilt im Vertrieb und auch der Einkauf ist von dieser Entwicklung betroffen. Seine Herausforderung liegt meist darin, immer bessere Produkte zu immer niedrigeren Preisen zu erwerben. Um dies zu realisieren, sind zum einen harte Verhandlungen erforderlich, zum anderen aber auch juristisch wasserfeste Vereinbarungen.

Das digitale Vertragsmanagement hilft dabei, die Kosten für die Erstellung von Verträgen und die Sicherstellung einer juristisch einwandfreien Ausgestaltung der Vereinbarungen zu gewährleisten. Das gilt sowohl für die Arbeit von Inhouse-Juristen wie für die Beauftragung externer Kanzleien. Auch hier stimmt die Weisheit: time is money. Die Administration von Verträgen profitiert davon in gleicher Weise. Nachverhandlungen nehmen weniger Zeit in Anspruch, wenn die beteiligten Parteien über eine leicht zugängliche Basis für alle relevanten Dokumente verfügen.

Vertrags-Evergreening als potenzieller Kostenfaktor

Automatische Vertragsverlängerungen und Vertragsanpassungen sind heute in vielen Verträgen zu finden. Wer Kündigungsfristen verpasst oder nötige Vertragsanpassungen versäumt, verursacht dadurch vermeidbare Kosten. Das gilt zum Beispiel für

• Vertragsklauseln in Bezug auf eine automatische Vertragsverlängerung,
• Boni oder Kostensenkungen beim Erreichen bestimmter Milestones,
• das Auslaufen von Service- und Support-Leistungen.

Alles, was für die Erfüllung eines Vertrags relevant ist, wird in einem zentralen Dokumentenpool abgelegt -jederzeit abrufbar. Dieses Vorgehen erleichtert auch den ständigen Vergleich zwischen Ist und Soll. Wie sieht der aktuelle Stand des Unternehmens in puncto vertragliche Verpflichtungen aus? Wo drängt die Zeit? An welchen Stellschrauben lassen sich die einzelnen Prozesse noch optimieren? Digitalität macht den Weg frei für Antworten auf diese Fragen.

Digitales Vertragsmanagement von Anfang an

Die Vorteile der Digitalisierung und automatisierter Prozesse zeigen sich im gesamten Lebenszyklus des Vertragsmanagements:

• Verträge werden mit ausreichend Bearbeitungszeit vor einem Kündigungstermin automatisch in einer digitalen Vorlagemappe vorgelegt. Eskalationsmechanismen und Vertreterregelungen sichern die rechtzeitige Bearbeitung.
• Bei Ergebnissen von Nachverhandlungen bzw. Vertragsnachträgen wird immer die aktuelle Vertragsversion angezeigt, der gezielte Zugriff auf alte Versionen bleibt erhalten.
• Alle mit dem Vertrag zusammenhängenden Dokumente wie Korrespondenz, Protokolle etc. stehen per Dokumentenlink mit Mausklick zur Verfügung.
• Ein einfach handzuhabendes, aber mächtiges Berechtigungssystem regelt den Zugriff auf den Vertragsbestand
• Bei der Anbahnung und der Ausgestaltung von Verträgen lassen sich alle bereits bestehenden relevante Dokumente per Mausklick recherchieren.
• Unternehmensindividuelle Workflows vermeiden Engpässe und Zeitverzögerungen bei den notwendigen Genehmigungen.
• Vertragsdokumente lassen sich aus Drittsystemen wie SAP ERP oder anderen Informationsmanagement-Systemen für Lieferanten- und Kundendatenverwaltung übernehmen. Anpassungen oder Dokumentablagen in DocuWare stehen dann auch in den Drittsystemen zur Verfügung.
• Digitale Signaturen machen zeitintensive Prozeduren für die Beschaffung von Unterschriften überflüssig.

Das digitale Management von Verträgen mit Fristenmanagement und der Möglichkeit des jederzeitigen Zugriffs auf die Vertragsinhalte führt

• zu mehr Flexibilität, Transparenz, Vertrauen bei allen Vertragspartnern und Umsatzchancen,
• zur Vermeidung von unnötigen Kosten durch erhöhten Bearbeitungsaufwand, verpasste Kündigungstermine oder Unkenntnis einer Vertragsklausel.
• zur nachvollziehbaren, revisionssicheren Archivierung von Vertragsdokumenten bei gesetzlichen Reglementierungen

So amortisiert sich Digitalisierung im Vertragsbereich für jedes Unternehmen innerhalb kurzer Zeit.

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