Arbeitszeitkiller: Papier und E-Mails

Das Beratungshaus IDC stellt in einer Studie über das mobile Content Management in Deutschland erhebliche Lücken fest. Obwohl das Bewusstsein der Unternehmen für intelligente Content-Strategien vorhanden ist, hinkt die Realität diesem Anspruch nach wie vor hinterher. So wird zum Beispiel die Hälfte der Arbeitszeit von Mitarbeitern nach wie vor von zwei Tätigkeiten in Anspruch genommen:

• das Beantworten von E-Mails und
• die Suche nach Dokumenten.

Dokumentensuche raubt Arbeitszeit

Warum ausgerechnet die Dokumentensuche so viel Zeit in Anspruch nimmt, erstaunt. Denn gerade die Digitalisierung von Daten soll deren Auffinden ja vereinfachen. Was den meisten Unternehmen immer noch fehlt, ist der geräteunabhängige Zugriff auf die Daten. Zurzeit liegen 40 Prozent aller Informationen in deutschen Unternehmen entweder auf dem stationären Rechner eines einzelnen Mitarbeiters oder nur in Papierform vor. Dabei ist die jederzeitige Verfügbarkeit von Dokumenten heute ein entscheidender Faktor für die schnelle Abwicklung von Geschäftsprozessen.

Das E-Mail-Postfach: kein Ort zum Teilen

Auch ein weiteres Ergebnis der IDC Mobile Content Management Studie lässt aufhorchen: Die Mitarbeiter nutzen für das Teilen von Dokumenten immer noch bevorzugt E-Mail-Postfächer – obwohl deren Nachteile auf der Hand liegen. E-Mail-Postfächer erlauben keine wirklich systematische Ablage und stoßen schnell an ihre Grenzen. Innerhalb ein und desselben Unternehmens liegt das gleiche Dokument an verschiedenen Orten in unterschiedlichen Versionen vor. Was dieser Umstand für Probleme mit sich bringen kann, kennt jeder Unternehmer und jeder Mitarbeiter aus eigener Erfahrung.

Risiken durch Unübersichtlichkeit

Es fehlen klare Vorgaben der Arbeitgeber für die Speicherung von Daten. Und so nutzen die Mitarbeiter unterschiedliche Speicherlösungen – vom E-Mail-Postfach über die Festplatte oder den Filesharing-Dienst bis hin zum USB-Stick. Man sieht: Digitalisierung kann auch zu mehr Unübersichtlichkeit führen. Darunter leidet nicht nur die Produktivität in einem Unternehmen. Auch in puncto Datensicherheit sind Probleme vorprogrammiert. Dabei gibt es zum Ausschalten dieser Risiken effiziente Lösungen.

Schneller Dokumenten-Zugriff durch DMS

Für Produktivitätssteigerungen und ein Maximum an Datensicherheit bietet die DMS mit dem Produkt DocuWare ein umfassendes System für alle Dokumente in einem Unternehmen. Hierbei geht es nicht nur um den Ersatz von Papier durch digitale Dokumente. Das System verwaltet alle Dokumente zu einem Geschäftsvorgang zentral und übersichtlich und steuert den Dokumentenfluss. So geht für das Auffinden von Informationen keine wertvolle Zeit verloren. Fast die Hälfte der Arbeitszeit kann durch den intelligenten Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems eingespart werden – und für das Kerngeschäft nutzbar gemacht werden.