Arbeiten mit DMS

| Verfasser: Gerhard M. von Sachsen Gessaphe

Schneller, effizienter und ohne Medienbrüche arbeiten, und vor allem: nie wieder suchen!

Manchmal kann man auch in Zukunft nicht auf Papier verzichten.

Dokumentenmanagement-Systeme sorgen in Unternehmen für schnelle und bessere Informationen über Geschäftsvorfälle, effizientere Bürokommunikation, Kosteneinsparungen und Imagegewinn durch eine professionellere Bearbeitung von Anforderungen der Kunden.

Mittels einer Document-Imaging-Komponente werden Papierdokumente über einen Dokumenten-Scanner digitalisiert und in das Dokumentenmanagement-System eingebracht. Damit löst das DMS die traditionelle Schriftgutverwaltung ab. Das papierfreie Büro unterstützt Arbeitsprozesse auf mehreren Wegen: Der zentrale Zugriff auf die Dokumente schützt vor Inkonsistenzen, es steht immer die neueste Version eines Dokuments mit allen Annotationen für den Anwender bereit. Arbeitsplatzbezogene Archive entfallen, Kopien müssen nicht mehr angefertigt werden. Der Zugriff auf die digital archivierten Dokumente kann bis auf Feldebene gesteuert werden. Daher ist ein Dokumentenmanagement-System auch bestens für den sensiblen Personalbereich geeignet und bietet dort mehr Sicherheit als konventionell aufbewahrte Personalakten.

Die meisten Dokumentenmanagement-Systeme, wie z.B. DocuWare, enthalten Funktionen, mit denen Workflows realisiert werden können. Mit dem DocuWare Workflow können auch komplexe Geschäftsprozesse abgebildet werden.

Nicht zuletzt sorgt Ordnung auf dem Schreibtisch für ein angenehmes Arbeitsklima. Durch den Wegfall der lästigen Suche und Recherche nach Dokumenten bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

Einmal eingescannt und elektronisch in einem DMS archiviert, können die meisten Papierdokumente entsorgt werden. Die weitere Bearbeitung erfolgt digital. Der Bearbeitungsprozess kann analog der Bearbeitung von Papierunterlagen gestaltet werden. Elektronisch archivierte Dokumente sind für alle berechtigten Personen zugänglich und können von diesen mit wenig Aufwand in Sekundenschnelle gefunden werden. Die Verschlagwortung der Dokumente (oft auch Indizierung oder Attributierung genannt), die bei der Archivierung der Dokumente vorgenommen wird, stellt sicher, dass Dokumente sicher wieder aufgefunden werden.

Moderne Systeme, wie DocuWare, stellen viele Hilfen bei der Dokumentablage zur Verfügung, sodass Zeitaufwand bei der Dokumentablage teils ganz wegfällt und für den nicht zu automatisierenden Rest wesentlich geringer ist, als bei konventioneller Ablage in den Papierordner. Ganz leicht können so Dokumente in gemeinsamen Kontexten (z.B. alle Dokumente oder definierte Dokumentarten zu einem bestimmten Projekt, alle Rechnungen an einen Kunden innerhalb einer Zeitperiode …) aufgerufen und durchgeblättert werden.

Wir zeigen Ihnen Arbeiten mit digitalem DMS live.
Unsere Informationen sind auf jeden Fall ein Gewinn für Sie.

Weitere Informationen zu Lösungen mit DocuWare

Schlagwörter: Transparenz | DocuWare Module | Digitale Rechnung | DocuWare Anschaffungskosten | PDF-Rechnung | Dokumentenmanagement | ZUGFeRD | Elektronischer Rechnungsempfang | DMS | DocuWare | Dokumentenmanagementsystem | Compliance | Effizienzsteigerung

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