Arbeit 4.0 – Die Zukunft beginnt heute

So machen Sie Ihr Unternehmen fit.

Die Angst vor der Arbeit 4.0 ist unbegründet. Die Digitalisierung der Unternehmenswelt schafft neue Möglichkeiten, von denen Unternehmen, Mitarbeiter und in weiterer Folge auch Kunden stark profitieren können. Dieser Beitrag bietet einen Einstieg in das Thema, indem er auf wichtige Aspekte der Arbeit 4.0 eingeht. Eine nähere Betrachtung verdienen vor allem der bisher vernachlässigte Faktor Mensch und Technologie, auf die sich der Umstieg in die digitale Welt stützt. Zum Schluss kommt eine kurze Darstellung von DocuWare, die eine Hilfe sein kann.

Was versteht man unter Arbeit 4.0?

Der Begriff Arbeit 4.0 entstand im Zusammenhang mit der Debatte zur vierten industriellen Revolution und bezieht sich auf die aktuellen Veränderungen der Arbeitswelt. Diese erfolgen vorwiegend durch die fortschreitende Digitalisierung und Entwicklung neuer Technologien, die sich auf Unternehmensstrukturen und Arbeitsprozesse auswirken. Diesbezüglich stellt sich die Frage, wie strategische Entscheidungen und operative Arbeitsabläufe gestaltet und optimiert werden müssen, um den neuen Anforderungen nachzukommen. Es gibt nur eine Antwort: Die Arbeit 4.0 stellt den Menschen in den Mittelpunkt aller unternehmerischen Aktivitäten. Nach dieser Auffassung sind nicht allein Produkte oder Dienstleistungen, sondern vor allem Mitarbeiter für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens ausschlaggebend. Deshalb ist es unerlässlich, agile und gut vernetzte Strukturen zu schaffen, die eine reibungslose Collaboration auf Team- und Unternehmensebene gewährleisten. Die Optimierung interner Workflows ist genauso wichtig wie die zwischenmenschliche Kommunikation am Arbeitsplatz.

Was verändert sich für Mitarbeiter?

Die Arbeit 4.0 basiert auf webgestützten Technologien, die Unternehmen erlauben, digitale Geschäftsprozesse schnell und einfach umzusetzen sowie eine neue Qualität der Collaboration zu schaffen. Der digitale Arbeitsplatz ist zeit- und standortunabhängig. Er verändert auch die Art und Weise, wie Mitarbeiter ihre täglichen Aufgaben ausführen und miteinander kommunizieren. Dabei gewinnen eine hohe Flexibilität und eine dauerhafte Vernetzung zunehmend an Relevanz. Daraus ergeben sich neue mitarbeiterorientierte Arbeitsformen wie:

• Home Office (auch Heimbüro genannt): Es ermöglicht Mitarbeitern, ihre Aufgaben vollständig oder teilweise außerhalb eines stationären Büros, meistens von Zuhause aus, zu erledigen. Dies bringt neben einer Zeitersparnis auch viel Flexibilität im Bezug auf die Arbeitsweise. Home Office baut auf Vertrauen und ist eingebunden in digitale Geschäftsprozesse, die auf eine hohe Arbeitsproduktivität und einen schnellen Informationsfluss ausgerichtet sind. Es lässt der Kreativität von Mitarbeitern freien Lauf.
• Eine digital unterstützte Collaboration: Sie stützt sich auf eine im virtuellen Raum stattfindende Kommunikation, an der sich Mitarbeiter, Führungskräfte, Partner, Lieferanten und Kunden gleichermaßen beteiligen können. Dabei entscheidet jedes Unternehmen selbst, welche Kommunikationswege zum Einsatz kommen. Häufig läuft ein kooperatives Arbeiten über Chats und Videokonferenzen, die sich über Ländergrenzen hinweg halten lassen. Auch sozialen Medien kommt eine wachsende Rolle zu.

Die oben genannten Arbeitsformen veranschaulichen, wie sich die Position von Mitarbeitern im Zuge der Digitalisierung verändert. Sie sind nicht länger passive Ausführer von Anweisungen, sondern vielmehr aktive Partner, die Eigeninitiative ergreifen und mit Führungskräften auf Augenhöhe kommunizieren wollen. Die Arbeit 4.0 schafft genügend Raum für den gegenseitigen Austausch, der dank digitaler Technologien zeit- und standortunabhängig erfolgen kann. Dazu bedarf es allerdings einer kooperativen, auf Vertrauen basierenden Unternehmenskultur.

Keine Arbeit 4.0 ohne Technologie

Neben dem im Fokus liegenden Faktor Mensch gibt es noch eine entscheidende Erfolgsdeterminante der Arbeit 4.0. Es handelt sich um Technologie, die einen modernen Arbeitsplatz ausmacht. Diese sollte auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens abgestimmt sein und eine umfassende Unterstützung für digitale Geschäftsprozesse bieten. Deswegen ist es wichtig, Unternehmensbedürfnisse sorgfältig zu analysieren, bevor man eine Hard- und Software zur Optimierung der Arbeitsabläufe wählt. Die folgenden Lösungen bieten sich an:

• Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS): Ihr Vorteil besteht darin, dass sie analoge Dokumente digitalisieren und deren sicheren Austausch in der Team- und Projektarbeit gewährleisten. ECMS integrieren sich nahtlos in andere Anwendungen wie beispielsweise CRM- und ERP-Systeme und bilden die Basis für einen digitalen Arbeitsplatz.
• Prozessplattformen: Sie dienen zur Strukturierung der unternehmensweiten Systemlandschaft. Auf diese Weise erhöhen Prozessplattformen deren Stabilität und tragen wesentlich dazu bei, dass interne Prozesse effizienter ablaufen. Folglich werden die Arbeitsproduktivität gesteigert und ein kundenfeindliches Systemchaos nachhaltig beseitigt.
• Collaboration-Suite: Sie fördert die digitale Zusammenarbeit auf Team- und Unternehmensebene, indem sie eine fehlerfreie Kommunikation zwischen einzelnen Mitarbeitern und Führungskräften gewährleistet. Die Collaboration-Suite erlaubt, Projekte online zu koordinieren und einen Überblick über Arbeitsfortschritte und Änderungen zu behalten.

Der vorteilhafte Einsatz einer Technologie gelingt nur dann, wenn der Umstieg auf digitale Geschäftsprozesse gut vorbereitet ist. Idealerweise sollte er durch einen fachkompetenten Partner begleitet werden, der das nötige Know-how und eine langjährige Erfahrung in der Digitalisierung von Unternehmen mitbringt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die digitale Transformation mit der Agilität eng zusammenhängt. Deswegen ist es wichtig, zunächst das Geschäftsmodell und die Organisationsstrukturen an neue digitale Anforderungen anzupassen.

DocuWare: Was kann die Software beitragen?

DocuWare ist eine der führenden Softwarelösungen für Dokumentenmanagement (kurz: DMS) und Workflow Automation, die sowohl auf eigener Serverhardware als auch in der Cloud eingesetzt wird. Sie hilft Unternehmen dabei, ihre Geschäftsdokumente zu digitalisieren und den Informationsfluss signifikant zu beschleunigen. DocuWare stellt ein solides Fundament für den digitalen Arbeitsplatz dar, indem sie eine zeit- und standortsunabhängige Collaboration ermöglicht. Führungskräfte und Mitarbeiter können auf diese Software von verschiedenen Endgeräten wie Desktops, Laptops, Smartphones und Tablets zugreifen. Das schafft die gewünschte Flexibilität.