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Governance, Risikomanagement, Compliance

Governance,
Compliance,
Risikomanagement

Wenn Unternehmen sich eine Verfassung geben, sprechen wir von Corporate Governance. Sie fußt auf der Compliance-Organisation und der internen Revision und ermöglicht eine gute Unternehmensführung. Die digitale Archivierung und Dokumentenlenkung spielen neben anderen Digitalisierungsmaßnahmen bei der Verbesserung von Corporate Governance-Praktiken heute zunehmend eine Schlüsselrolle.

Zwei leitende Angestellte sitzen vor Laptop

Was ist Corporate Governance?

Corporate Governance ist die Festlegung und Anwendung von Grundsätzen für eine gute Unternehmensführung. Kommen die im Rahmen der Corporate Governance festgelegten Prinzipien zum Tragen, ist eine ordnungsgemäße Leitung und Überwachung des Unternehmens erreichbar. Die zugehörigen Grundsätze legen die Firmen in einem Kodex fest, zu dem sie sich freiwillig verpflichten.

Bei diesem Kodex handelt es sich um eine Art Unternehmensverfassung. Zu den Grundsätzen in der Corporate Governance zählen Absichtserklärungen, Weisungen, Richtlinien und Regelwerke. Neben deren Entwicklung und Umsetzung erfolgt im Rahmen der Corporate Governance auch eine Kontrolle, ob eine Einhaltung der Unternehmensrichtlinien tatsächlich stattfindet. Daher gehören zum funktionierenden Corporate Governance-Prozess auch eine Organisation und eine interne Revision. Die Digitalisierung hat zunehmend Einfluss auf die Corporate Governance. Davon betroffen sind viele Bereiche, die durch eine digitale Archivierung und Lenkung von Dokumenten im Sinne der Corporate Governance profitieren können.

Welche Ziele verfolgt sie?

Das übergeordnete Ziel ist eine gute und ordentliche Unternehmensführung. Dadurch soll es gelingen, funktionierende Prozesse bzw. Vorteile für die Geschäftsprozessoptimierung im Unternehmen zu erhalten. Ein wichtiger Aspekt betrifft die Lösung von Zielkonflikten z.B. zwischen den am Vermögen beteiligten Familienmitgliedern auf der einen und den geschäftsführenden Familienmitgliedern bzw. verschiedenen Interessengruppen des Unternehmens auf der anderen Seite. Auch dazu kann die Corporate Governance beitragen.

Die Kapitalgeber erhalten durch eine Corporate Governance ebenfalls einen Vorteil. Der besteht in einem erleichterten Zugang zum Kapital und einer höheren Stabilität. Wer eine gute Unternehmensführung verfolgt, bietet sichere Arbeitsplätze und erhält mehr Möglichkeiten für eine gesunde Entwicklung. Damit tragen solche Unternehmen zum Funktionieren des Marktes bei, die eine Corporate Governance erfolgreich umsetzen.

Die wesentlichen Ansätze in der Corporate Governance

In der Corporate Governance verfolgen die Unternehmen einen von zwei möglichen Ansätzen. Der eine Ansatz hat die Eigentümer, der andere den Betrieb und dessen Geschäftsführung im Blick. Bei ersterem Ansatz liegt der Fokus auf dem Verhältnis zwischen dem Unternehmen zu seinen Eigentümern. Beim zweiten Ansatz hingegen stehen zum Beispiel die Mitarbeiter oder Kunden und deren Interessen im Vordergrund.

Nationale und internationale Unternehmen weltweit setzen die Corporate Governance um und es hängt von der betrachteten Region ab, welcher Ansatz dominiert. In Europa ist der auf den Betrieb fokussierte Ansatz vorherrschend. Die Unternehmen achten insbesondere auf ihr Verhältnis zum Beispiel zu ihren Kunden und Mitarbeitern sowie zu den verschiedenen Geschäftspartnern.

Kulturelle Besonderheiten eines Landes können bei der Wahl des CG-Ansatzes ebenfalls eine Rolle spielen. Weiterhin bestehen Unterschiede zwischen den Branchen. Einheitliche Grundsätze existieren in der Corporate Governance nicht. Jedes Unternehmen gibt sich in gewisser Weise eine eigene Verfassung und der Kodex ist an die jeweiligen Besonderheiten angepasst.

Unabhängig von der Wahl des verfolgten Corporate Governance-Ansatzes ist mit diesem System und den dazugehörigen Maßnahmen ein Aufwand verbunden. Daher ist es üblich, dass größere Unternehmen eine eigene Abteilung für die Corporate Governance einrichten und mittelständische auf externen Rat angewiesen sind. Der Komplexitätsgrad in der Corporate Governance kann hoch sein, mit der Überprüfung und Aufrechterhaltung des Systems sowie dessen Überwachung geht dann ein entsprechender Aufwand einher.

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Corporate Governance und Compliance:
So hängen sie zusammen

Zwei Personen sitzen vor Laptop mit der Abbildung eines Organisationsdiagrammes

Die Compliance und die Corporate Governance sind zwei unterschiedliche Konzepte, die jedoch viele Gemeinsamkeiten aufweisen. Eine einheitliche Definition existiert nicht, sie ist auch im Gesetz nicht zu finden. Bei der Compliance geht es um das Befolgen und Einhalten. Die Corporate Governance können wir stattdessen als eine Art Unternehmensverfassung begreifen.

In beiden Fällen gilt es, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und sich darüber hinaus als Unternehmen auf angemessene Weise zu verhalten und entsprechend in der Wirtschaft aufzutreten. Die Unterschiede zwischen beiden Systemen bestehen in der Perspektive.

Bei der Corporate Governance ist die Sichtweise insbesondere der Eigentümer und anderer regulierender Funktionen relevant. Es geht um Transparenz, den Schutz des auf dem Markt agierenden Unternehmens und der Marktwirtschaft. Die Compliance hingegen geht von der Perspektive der Firma aus. Der Schutz der Mitarbeiter, der Organe und des gesamten betroffenen Unternehmens stehen hier im Vordergrund.

Complianceregeln
Welche Bereiche gibt es?

Unter Compliance versteht man die konsequente Einhaltung sowohl gesetzlicher und behördlicher Vorgaben als auch freiwilliger ethischer und moralischer Standards innerhalb einer Organisation. Dies beinhaltet auch die Einhaltung von regulatorischen Anforderungen wie der DSGVO im Bereich IT-Compliance. Compliance stellt somit ein umfassendes Regelwerk dar, welches sämtliche Bereiche einer Unternehmensorganisation abdeckt und von allen Mitarbeitern im gesamten Unternehmen zu beachten ist. Durch die Implementierung eines effektiven Compliance-Systems können Unternehmen nicht nur regulatorische Risiken minimieren, sondern auch ihre Reputation stärken und das Vertrauen von Kunden und Investoren gewinnen.

Wesentliche Complianceregeln finden sich in den Bereichen

Datenschutz
Finance
Gleichstellung
IT-Nutzung und -Infrastruktur
Legal (Recht & Gesetz)
Revision
Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz
Unternehmensrichtlinien (Code of Conduct)

Corporate Governance und Digitalisierung

In Bezug auf die digitale Archivierung hat die Corporate Governance bereits heute eine große Bedeutung erlangt. Denn für die Corporate Governance sind zum Beispiel Themen wie der Datenschutz und die Datensicherheit zwei der wichtigsten Säulen. Die elektronische Archivierung ist in diesem Zusammenhang wichtig und vorteilhaft, weil sie zum Beispiel das Auftreten von Datenlecks verhindert und damit einen sonst eintretenden Vertrauens- und Ansehensverlust. Allein schon die Möglichkeit digitale Archive zu sichern und im Desasterfall ohne Verluste wiederherstellen zu können, zeigt die Überlegenheit gegenüber analogen Dokumentablagen beim Thema Datensicherheit.

Grundsätzlich hilft die Digitalisierung dabei, Abläufe effizienter zu gestalten. Und das gilt in besonderem Maße für die digitale Archivierung und digitale Dokumentenlenkung über Workflowsysteme. Sie sind häufig die Antwort auf verschiedene Sicherheitsrisiken, die im Rahmen der Corporate Governance Beachtung finden müssen. Erst mit einem solchen System ist das Unternehmen mit seiner Organisation gut aufgestellt. Fragen bezüglich des Datenaustauschs und der Absicherung der Kommunikationskanäle sowie gegen Cyberangriffe rücken hier in den Fokus.

Dokumentenmanagement: Risiken im Sinne der Corporate Governance und Compliance angehen

Der Verwaltungsaufwand im Zusammenhang mit analogem bzw. herkömmlichen Dokumentenmanagement ist typischerweise hoch. Arbeiten mehrere Personen im Rahmen eines vielschichtigen Prozesses an einem Dokument, gehen damit zahlreiche Risiken einher. Das gilt fast immer dann, wenn das Unternehmen diese Aufgabe ohne unterstützendes System angeht.

Umso wichtiger sind leistungsfähige Lösungen für das Dokumentenmanagement. Diese helfen zum Beispiel, den Überblick über die angeforderten Dokumente zu behalten. Welche stehen noch aus, sind überfällig, bereits abgelaufen oder stehen vor einer automatischen Verlängerung? Wer keinen Überblick über den Staus quo hat, gefährdet die Qualität seiner Dokumentation und provoziert Fehler in Bezug auf seine Aufbewahrung auch mit ggf. dadurch verursachten beträchtlichen Folgekosten. Die elektronische Archivierung ist hier die bessere Antwort.

Probleme entstehen auch durch nicht eingehaltene Ablaufdaten. Diese sind zum Beispiel im Zusammenhang mit lieferantenbezogenen Dokumenten zu beobachten. Wer die Fristen nicht überschaut, fordert von den Lieferanten die benötigten Dokumente nicht rechtzeitig an. Das ist vor dem Hintergrund der Auditfähigkeit kritisch zu sehen und ließe sich mit einem Dokumentenmanagement verhindern.

Existiert kein System für das Dokumentenmanagement, sind häufig fehlende Zuständigkeiten die Folge. Dieses Problem beginnt bereits innerhalb der Abteilungen. Ohne klare Zuständigkeiten kommt es schnell zu Doppelbearbeitungen und anderen Schwierigkeiten, die eine effiziente Arbeitsteilung verunmöglichen. Auch hier schafft die elektronische Archivierung wie auch die strukturierte digitale Dokumentenlenkung Abhilfe.

Häufig ist kein einheitliches Ablagesystem vorhanden für angeforderte Dokumente, die über verschiedene Kanäle wie Post, E-Mail oder Fax das Unternehmen erreichen. Wer den GoBD genügen und eine revisionssichere digitale Archivierung sicherstellen möchte, ist daher auf ein System für das revisionssichere, digitale Dokumentenmanagement und am besten mit einem integrierten digitalen Workflow angewiesen.