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Effizienzpotentiale der digitalen Rechnung
Die Steuervereinfachung vom 1. Juli 2011 erlaubt es Unternehmen in Deutschland, Rechnungen ohne digitale Signatur zu verschicken. Auch das EDI-Format muss dabei nicht mehr eingehalten werden. Damit können Rechnungen einfach im PDF-Format verschickt werden, beispielsweise per E-Mail. Die digitale Rechnung hat den gleichen Stellenwert wie eine normale Papierrechnung. Einzige Voraussetzung: Der Rechnungsempfänger muss dem elektronischen Empfang zustimmen. Dies kann allerdings auch stillschweigend geschehen, einfach indem nicht widersprochen wird.
Erhalten Sie von einigen Lieferanten Rechnungen bereits im elektronischen Format, so ergibt sich ein Problem: Elektronische Rechnungen können in den normalen, papierbasierten Prüfungs- bzw. Freigabeprozess nicht eingebunden werden. PDF-Rechnungen werden GoBD-wirdrig deshalb oft ausgedruckt und einfach wie Papier behandelt. Sobald Ihr Unternehmen elektronische Rechnungen von einem Lieferanten akzeptiert, müssen diese auch digital vorgehalten werden und dürfen nicht ausgedruckt ausschließlich im Papierarchiv aufbewahrt werden. Die GoBD-halber durchgeführte digitale Archivierung in einem speziellen E-Mail-Archivsystem hat außer, dass man sagen kann, die E-Mails sind revisionssicher archiviert, keine sich auf die Geschäftsprozesse verbessernde Auswirkung.
Für Ihr Unternehmen ergeben sich deshalb gleich zwei Herausforderungen: Zum einen müssen gesetzliche und steuerliche Bestimmungen eingehalten werden. Zum anderen kostet die papierbasierte Rechnungsbearbeitung viel Geld: Mehrere Euro an Verwaltungskosten pro Rechnung sind normal, wie verschiedene Studien zeigen. Um eine Vorstellung zu erhalten, welches Potential in der Optimierung Ihrer Rechnungsbearbeitung liegt, sollten Sie einfach die Anzahl Ihrer jährlichen eingehenden Rechnungen mit einem möglichen Betrag bis zu 15 Euro multiplizieren. Die richtige Verarbeitung elektronischer Rechnungen birgt also ein stattliches Einsparpotential.
Eine Studie der Helsinki-Aalto University School of Business zeigt, dass digitale Prozesse die Umlaufzeit von Eingangsrechnungen zwischen Eingang und Zahlung im Durchschnitt um zwei Tage verringern. Die durchschnittliche Zeit für eine papierbasierte Bearbeitung der Eingangsrechung von 27 Minuten (Quelle BMI) läßt sich mit digitalen Workflows um 80% reduzieren, bei ZUGFeRD oder XRechnungen mit Bestellbezug oder Datenaustausch mit EDIFACT um noch mehr. Genau hier setzen die Softwarelösungen Abbyy Vantage, DocuWare Intelligent Indexing und DMS Integra mit DocuWare an und helfen dabei, Arbeitsschritte zu planen und miteinander zu verknüpfen, abzustimmen und zu überwachen.
Archivierung und Dokumentenklassifizierung
Digitale Dokumente können zum Archivieren automatisch importiert werden. Die Wege des Dokumentes zum Archiv können sehr verschieden sein, von der E-Mail, wie meistens, bis zur Lieferung von Daten per Schnittstelle. Damit die digitale Archivierung Nutzen bringt, ist eine anforderungsorientierte Klassifizierung (oder Indexierung) der Dokumente erforderlich, die so konfiguriert wird, dass alle möglichen Abfragen der Anwender das gewünschte Ergebnis liefern. D.h. es gibt zu den Dokumenten Deskriptoren, die das Dokument charakterisieren, wie z.B. Dokumentart, Belegdatum, Belegnummer, Firmenname, Kontonummer etc. Andererseits sollte das jeweilige Dokument nicht nur diese Daten mitbringen, sondern auch ein für den Menschen lesbares Belegbild
Rechnungen im ZUGFeRD Format
Das einzige Format, welches beide Anforderungen erfüllt ist das ZUGFeRD Format, ein menschenlesbares PDF/A welches einen maschinenlesbaren XML-Datensatz integriert hat. DocuWare unterstützt Rechnungen mit sogenannten ZUGFeRD-Standard. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Über diese Spezifikation werden der PDF-Rechnungsdatei die elektronischen Rechnungsdaten im XML-Format hinzugefügt. Die PDF-Datei sieht dabei zunächst wie ein normales PDF aus und kann in jedem PDF-Viewer angesehen werden. Wenn als Deskriptoren die Kopfdaten einer Eingangsrechnung ausreichen, können diese Dokumente ohne vorbereitende Maßnahme direkt in DocuWare automatisch importiert werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit die XML-Daten der ZUGFeRD-Rechnung vor dem Import mittels der Software DMS Integra auf Fehler zu überprüfen. Der Rechnungsempfänger erhält auch die Möglichkeit, diese Daten automatisiert in sein Buchhaltungssystem zu übernehmen.
Die E-Mail mit angehängtem PDF
Die heute meist übliche PDF-Rechnung, die per E-Mail übersandt wird, ist im worst case nicht einmal durchsuchbar, d.h. der Inhalt ist ein Image. Außer dem Belegbild steht, wie bei einer eingescannten Papierrechnung, keine weitere Information zur Verfügung. Aber auch, wenn der Beleg ein durchsuchbares PDF ist, müssen die Daten aus dem Beleg irgendwie raus. Je nach Komplexität der gewünschten Daten und der Beleganzahl pro Tag sind es im Wesentlichen drei Verfahren, welche die gewünschten Daten liefern. Allen dreien ist gemeinsam, dass bei Dokumenten, die nicht durchsuchbar sind, ein hochwertiger Textshot erstellt wird, d.h. die Dokumente werden durchsuchbar gemacht.
DocuWare Connect to Outlook
Am einfachsten gehen Sie mit eingehenden elektronischen Rechnungen um, indem Sie für deren Erhalt eine eigene E-Mail-Adresse einrichten, beispielsweise Rechnungen@Ihre-Firma.com. Ihre Lieferanten schicken Ihnen von nun an elektronische Rechnungen per E-Mail, in den meisten Fällen wohl als PDF-Anhang. Für die Archivierung integriert sich DocuWare auf einfache Weise in Ihr bereits bestehendes E-Mail-Programm, egal ob dieses webbasiert ist oder als Programm auf Ihrem Computer installiert ist. DocuWare importiert automatisch oder über eine einfache Nutzereingabe die komplette E-Mail mit Rechnungsanhang oder wahlweise nur die Rechnungs-PDF. Beim Ablegen wird das neue Dokument mit Firmenname, Datum und weiteren Indexdaten verschlagwortet, so dass ein späteres Wiederfinden im DocuWare-Archiv problemlos möglich ist. Durch die Ablage im Originalformat halten Sie bereits an dieser Stelle alle gesetzlichen Bestimmungen zum Speichern elektronischer Rechnungen ein.
DocuWare Intelligent Indexing
Die Dokumente werden automatisch z.B. aus einem überwachten Dateiverzeichnis in DocuWare importiert. Hierbei wird der Textshot erstellt. Intelligent Indexing ist ein DocuWare Dienst, der geeignet ist, nach einem belegbezogenem Training die Indizes aus dem Dokument automatisch zu extrahieren. Das Training kann vom Anwender sehr leicht selbst durchgeführt werden.
Abbyy Vantage
Abbyy Vantage kann ohne vordefinierte Vorlagen Dokumente klassifizieren. Die Software verwendet KI, um die Dokumente schnell und einfach zu verstehen. Der No-Code/Low-Code-Design-Ansatz ermöglicht es, schnell passende Skills zu entwerfen, zu trainieren und bereitzustellen, die komplexe Inhalte verstehen können. Abbyy Vantage ist für größere Belegmengen und komplexere Anforderungen gedacht.
Dokumente ohne Belegbild
XRechnung und EDI Datensätze liefern zwar die Dokumentattribute können aber nicht so einfach verwendet werden, schon weil ein für den Menschen vernünftig lesbares Belegbild fehlt. Auch lassen sie sich nicht direkt in DocuWare importieren. EDI hat zudem noch viele Ausprägungen, EDIFACT ist einer von mehreren internationalen Standards. Diese Datensätze werden mit der Software DMS Integra aufbereitet. Es wird ein PDF-Belegbild erzeugt und die Datensätze so aufbereitet, dass ein Import in DocuWare stattfinden kann. Zusätzlich können EDI Daten noch so konvertiert werden, dass sie der hauseigenen Datenstruktur im ERP entsprechen und importiert werden können. Sollte das ERP ZUGFeRD- bzw. XRechnungbelege nicht verarbeiten können, kann mit DMS Integra auch dann eine Datenkonvertierung erfolgen.
DocuWare Workflow: Prüfung elektronischer Eingangsrechnungen
Ab sofort stehen die elektronischen Rechnungen nun allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung und können über Workflows zur Rechnungsprüfung und -freigabe weiterbearbeitet werden. Elektronische Eingangsrechnungen werden in DocuWare gleich behandelt wie alle anderen Belege im zentralen Dokumentenpool: Bereits elektronisch vorliegende Eingangsrechnungen werden also in den gleichen Freigabeprozess eingebunden wie beispielsweise gescannte Papierrechnungen.
Diese Workflows können individuell in DocuWare für Ihr Unternehmen einrichten werden. Die formale Prüfung sowie der Dublettencheck wird vom Workflow selbst vorgenommen, sowie ggf. Korrekturen von Tippfehlern in den Indexwerten oder Ergänzungen.
Typischerweise erscheinen neue Rechnungen in den Aufgabenlisten der Mitarbeiter aus der Buchhaltung für eine Zuweisung des Prüfers, sofern dieser nicht automatisch ermittelt werden kann. Oft ist der Weg von Kosten- und Einkaufsrechnungen komplett anders. Automatische Freigaben, z.B. bei Abgleich mit Bestellung und Lieferschein, Übersichten für die Buchhaltung, Vertreterregeln und Eskalationsmechanismen, Kontierung inkl. Kostenstellenzuweisungen mit Übergabe an die Buchhaltungssoftware sorgen dafür, dass der Aufwand der Eingangsrechnungsbearbeitung maximal effizient abläuft.
Die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen beseitigt Medienbrüche und mögliche Übertragungsfehler, bringt Transparenz in das Belegwesen, spart Personalzeit und Kosten, sichert die Einhaltung von Skontofristen und erfüllt die Anforderungen an die GoBD.
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Sven Richnow
Account Manager