DocuWare Connect to Outlook

DocuWare Connect to Outlook schafft eine Anbindung Ihres Outlook-Postfachs an das DocuWare-System und ermöglicht eine einfache, direkte Archivierung von E-Mails und Anhängen. Bereits in DocuWare archivierte und mit einer E-Mail verknüpfte Dokumente können mit dem Modul Connect to Outlook außerdem direkt in der Mail-Anwendung angezeigt werden.

Was ist der Nutzen von DocuWare Connect to Outlook?

E-Mails gehören in vielen Unternehmen nach wie vor zu den wichtigsten Kommunikationswegen und insbesondere Dokumente so oft sogar auf bevorzugte Weise versendet. Das DocuWare Modul Connect to Outlook ermöglicht es, wichtige Inhalte, Nachrichten und Dokumente direkt aus Ihrem Postfach in Outlook richtig und sicher zu archivieren. Damit erhalten einerseits auch andere Mitarbeiter Ihres Unternehmens Zugriff auf diese Dokumente, die zuvor nur im Posteingangsfach des Empfängers verfügbar waren. Andererseits erfüllen Sie als Unternehmen damit aber auch die für geschäftliche E-Mails vorgegebene gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivierungsfrist (GOBD). Doch mit Connect to Outlook legen Sie Ihre E-Mail nicht nur zuverlässig in DocuWare ab, sondern können sich auch mit wenigen Klicks bereits archivierte Dokumente direkt aus Outlook heraus anzeigen lassen.

Erhalten Sie zum Beispiel eine neue E-Mail eines Kunden, können Sie dank dem Connect to Outlook Modul auf Knopfdruck die komplette Akte in der Benutzeroberfläche von Outlook einsehen. Sogar Aufgabenlisten werden einfach integriert. Damit erweitert DocuWare Connect to Outlook Ihre bekannte Mail-Umgebung um leistungsfähige Dokumenten-Management-Funktionen.

Wie funktioniert DocuWare Connect to Outlook?

Connect to Outlook integriert sich innerhalb der Outlook-Benutzeroberfläche als ein eigener DocuWare-Menüpunkt und bietet damit alle Möglichkeiten gesammelt an einem Ort. Von hier aus können Sie neue E-Mails ablegen oder nach bereits verknüpften Dokumenten im DocuWare-Archiv suchen.

Für die digitale E-Mail-Archivierung mit DocuWare müssen Sie die entsprechende Nachricht lediglich auswählen und erhalten mit einem Klick auf den Punkt „Ablegen“ direkt alle Optionen. So lässt sich lediglich die Mail selbst, der Anhang oder aber beides in DocuWare sichern. Dabei werden Anhänge stets in ihrem Originalformat abgelegt. Für die Mail-Nachrichten selbst stehen hingegen verschiedenen Formate (z.B. MSG, DOC, RTF, PDF oder ein ISO-normiertes PDF/A) zur Verfügung. Vor der finalen Ablage im Archiv zeigt der Ablagedialog dann noch die Verschlagwortung an. Hierbei lassen sich Indexbegriffe festlegen und DocuWare ist außerdem in der Lage, den Kontakt oder den Firmennamen aus der E-Mail-Adresse aufzuschlüsseln. Dazu verbindet sich Connect to Outlook mit der Datenbank eines Drittsystems (z. B. Ihrem CRM-Programm oder dem Adressbuch) und sucht nach Übereinstimmungen. Mit einem letzten Klick auf „OK“ wandert die Mail nun entweder direkt ins Archiv oder vorab in einen DocuWare-Briefkorb, wo sie vom Anwender nun weiterverarbeitet werden kann.

Vollautomatische Dokumenten- und Mail-Archivierung in Outlook

Connect to Outlook bietet jedoch weitaus mehr, als nur die Möglichkeit E-Mails manuell zur archivieren. Selbstverständlich ist auch eine vollautomatische Ablage möglich, bei der die jeweilige Nachricht lediglich auf einen Ordner in Outlook gezogen wird und DocuWare diese anschließen eigenständig im Archiv sichert. Dieses Prinzip funktioniert dabei nicht nur für eingehende E-Mail. Auch ausgehende Nachrichten können über den Button „Senden und Archivieren“ verschickt und gleichzeitig archiviert werden. Für alle Archivierungen gilt außerdem, dass der Nutzer selbst entscheiden kann, ob eine Kopie der Mail in Outlook erhalten bleibt oder die E-Mail ausschließlich in DocuWare abgelegt und aus Outlook automatisch entfernt wird. Farbliche Markierung helfen dabei, bereits abgelegte Inhalte erkennbar zu machen und doppelte Archivierungen zu vermeiden.

Um bestehende Dokumente und Inhalte aus Outlook heraus in Ihrem Archiv zu suchen, markieren Sie einfach die entsprechende Mail und klicken auf „Suchen“. Schon werden verknüpfte E-Mails und andere Dokumente aus DocuWare im Outlook-Fenster angezeigt. Dies können z. B. Nachrichten des gleichen Absenders sein oder vorab archivierte Anhänge zu einer Mail. Aus der DocuWare-Ergebnisliste heraus können Sie Dokumente dann wieder herunterladen und gleich über Outlook verschicken – im Originalformat oder umgewandelt als PDF-Dokument.

Voraussetzungen für DocuWare Connect to Outlook

Für das Connect to Outlook Modul ist eine DocuWare Professional- oder Enterprise-Lizenz erforderlich.

Sinnvoll mit DocuWare Connect to Outlook kombinierbare Module:

Mit DocuWare Intelligent Indexing können E-Mail-Anhänge anhand des Dokumentinhalts automatisch indexiert werden.
In Kombination mit DocuWare Import können zum Beispiel eingehende Rechnungen vollautomatisiert ausgelesen werden.
Mit DocuWare Task Manager lassen sich Aufgabenlisten auch in Outlook integrieren und die Software so zum leistungsstarken Workflow-Tool ausbauen.

Wie wird DocuWare Connect to Outlook lizenziert?

DocuWare Connect to Outlook wird bei On Premise Installationen über eine Serverlizenz erworben, d.h., mit dieser Lizenz können alle Anwender des jeweiligen DocuWare-Systems die Vorteile des Connect to Outlook Moduls nutzen. In der DocuWare Cloud ist Connect to Outlook beinhaltet.