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Mit Standardprozessen sofort loslegen
- Wettbewerbsvorteile mit Managed Document Services erzielen – Warum Unternehmen ihr Dokumentenmanagement überdenken sollten… (Focus)
- 10% der IT-Kosten entstehen durch Ausdrucke und Kopien (Information Week)
- 45% aller Ausdrucke und Fotokopien wandern noch am selben Tag in den Papierkorb (Studie im Auftrag von Xerox)
- die revisionssichere Aufbewahrung digitaler Handelsbriefe und Rechnungen im Original ist Pflicht (Ihr Finanzamt) …
Sie haben sich ja schon Gedanken zu obigen oder ergänzenden Themen gemacht, sonst wären Sie nicht hier auf dieser Website.
So gelingt Ihr Sprung zum digitalen Unternehmen
Wir wollen Ihrem Unternehmen den Einstieg zum digitalen Unternehmen so leicht wie möglich machen, und haben deshalb, mit unserer jahrzehntelangen DMS-Erfahrung, für Geschäftsprozesse, die in vielen Unternehmen gleich sind, Standardkonfigurationen geschaffen. Mit diesen Standardkonfigurationen können Sie sofort loslegen. Alles was Sie bei Nutzung Ihres Dokumentenmanagement-Systems mittels der DocuWare Cloud brauchen, ist ein Scanner und ein Webbrowser mit Internetzugang. Wenn Sie Ihr DMS lieber im Hause haben, ist auch das kein Problem.
Posteingang Digital
Viele Wege verwandeln Ihre Papierdokumente in digitale Dokumente: preiswerte Dokumentenscanner, ein bereits vorhandener Multifunktionsprinter oder Sie sourcen aus und überlassen es uns, Ihre Papierdokumente zu digitalisieren. Wenn Sie selbst scannen, bietet DocuWare viele Hilfen, den nachfolgenden Dokumentablageprozess zu automatisieren:
- die selbstlernende Indizierungshilfe „Intelligent Indexing“, die den Aufbau z. B. von wiederkehrenden Eingangsrechnungen lernt
- mit One-Klick-Indexing übernehmen Sie automatisch markierten Text aus dem Dokument
- Auswahllisten und vieles mehr
Vielleicht klingt das jetzt alles kompliziert, ist es aber nicht. In 10 Minuten haben Sie diese Mechanismen gelernt und können sie anwenden. Bei der Dokumentablage können Sie den Empfänger z. B. eine Person oder die Buchhaltung zuweisen und diese bekommt automatisch das Dokument in dem persönlichen digitalen Posteingang zur Bearbeitung. Sie ersparen sich die manuelle Sortierung, Erfassung, Weiterleitung, Archivierung und Recherche eingehender Briefpost in Papierform. Mit den Papierdokumenten kommen Ihre Sachbearbeiter gar nicht mehr in Berührung. Dokumentweiterleitung und Dokumentrecherche funktionieren sekundenschnell ohne Zeitverzögerung.
Rechnungseingang Digital
Ein standardisiertes Verfahren zur Behandlung von Eingangsrechnungen ist jedem Unternehmen anzuraten. Nicht nur, weil der Gesetzgeber das fordert. Behandeln Sie alle Eingangsrechnungen gleich, egal ob sie elektronisch oder auf Papier bei Ihnen eintreffen. Nach dem Archivieren der Eingangsrechnung durchlaufen diese vollautomatisch einen Prüfungsprozess. Zwei Workflow-Varianten stehen zur Verfügung: die einstufige und die zweistufige Rechnungsfreigabe. Bei der ersten Variante wird die Rechnung mit der fachlichen Prüfung gleichzeitig zur Zahlung freigegeben. Bei der zweiten Variante ist die Zahlungsfreigabe ein extra Schritt. Die fachliche Freigabe kann Dokument bezogen auch parallel durch mehrere Mitarbeiter erfolgen. Workflowschritte für Buchung und Bezahlung schließen sich an.
Vertreterregeln verhindern, dass der Bearbeitungsprozess durch die Abwesenheit eines Mitarbeiters längere Zeit unterbrochen wird. Damit bringen Sie maximale Effizienz in diesen Geschäftsprozess, schaffen Transparenz und versäumen garantiert keine Skontofrist mehr. Darüber hinaus ersparen Sie sich Aktenordner, die Sie erst nach elf Jahren entsorgen dürfen.
E-Mal Archivierung Digital
Emails mit geschäftvorfallrelevantem Inhalt sind Handelsbriefe, für die eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt. Und zwar im Originalformat und revisionssicher. Der Ausdruck auf Papier mit Ablage im Aktenordner oder die Umwandlung in PDF und die Ablage auf Festplatte sind nicht zulässig. Diese Forderung kann nur mit einem etablierten, bewährten Dokumentenmanagement-System, wie DocuWare erfüllt werden. Diese vermeintlich lästige Pflicht hat aber was Gutes: Emails sind nicht mehr exklusiv in Benutzerpostfächern gespeichert, sondern stehen allen Mitarbeitern, welche die Informationen benötigen, sofort zur Verfügung. Emails sind nicht mehr separiert im Emailclient zu suchen, sondern werden im Sachzusammenhang mit anderen Dokumenten über die Oberfläche des DMS gefunden und angezeigt. Das steigert die Effizienz bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen, sichert Unternehmenswissen und erhöht signifikant die Sicherheit Ihres Email-Dokumentenbestandes.
Personalakte Digital
Personaldokumente sind sensibel und müssen über viele Jahre aufbewahrt werden. Die hohe Sicherheit von DocuWare, egal ob Cloud oder lokal (On-Premise) wird dem Anspruch an den Datenschutz eines Personalarchives gerecht. Hierzu gehört nicht nur das clevere Berechtigungssystem von DocuWare. Das DocuWare Personalarchiv bietet klare Strukturen. Personalverwaltungsbereiche wie Ausbildung, Bewerbungen, Vertragsunterlagen usw. sind vordefiniert und bieten die jeweils zutreffenden Dokumentarten bei der Dokumentablage über Auswahllisten an. So wird die Ablage und Recherche von Personaldokumenten zum Kinderspiel. Eine anwenderfreundliche, intuitive Bedienung des DocuWare Personalarchives, die maximale Transparenz des Dokumentenbestandes und höchste Effektivität in der Personalsachbearbeitung sichern eine hohe Anwenderakzeptanz. Sich im Personalbereich für das DocuWare Personalarchiv zu entscheiden, ist eine gute Entscheidung.
Gehaltsabrechnung Digital
In vielen Firmen gibt es jeden Monat das gleiche Spiel: Lohn-/Gehaltsabrechnungen ausdrucken, falten, kuvertieren, frankieren und versenden oder manuell an die Mitarbeiter verteilen. Je nach Organisation dieses Geschäftsprozesses kostet das zwischen 1,50 EUR und 2,50 EUR pro Mitarbeiter. Das muss nicht so sein. Stellen Sie sich vor, die Gehaltsabrechnungen werden vollautomatisch als PDF digital archiviert und die Mitarbeiter können ganz einfach und vor allem sicher über Webbrowser auf ihre persönliche Gehaltsabrechnung zugreifen. Die umständliche Handhabung mit Papierdokumenten und -ausdrucken fällt komplett weg. Die Personalabteilung wird entlastet und kann die Zeit für höherwertige Tätigkeiten verwenden. Und das System ist erweiterbar: Im Gegensatz zu Insellösungen, die außer der elektronischen Gehaltsabrechnung nichts bieten, ist das die Geburt des Mitarbeiterportals, über das Sie Ihren Mitarbeitern auch noch andere Dokumente, auch interaktiv, zur Verfügung stellen können.
Spesen- und Reisekostenabrechnung Digital
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter schneller ihre Auslagen bei Reisen oder aus Besorgungen ersetzt bekommen und sparen Sie dabei auch noch Geld. Über ein Webformular trägt der Mitarbeiter die notwendigen Daten ein, z.B. Reiseziel, Reisegrund etc. und hängt die Belege, die er vorher mit seinem Handy abfotografiert hat, einfach daran. Der Mitarbeiter kann das von jedem Ort aus machen, er muss dazu nicht ins Unternehmen kommen. Das Formular mit den angehängten Belegen, das auch für Standardprozesse auf Ihr corporate design angepasst werden kann, landet in einer Aufgabenliste und kann so leicht von dem zuständigen Mitarbeiter bearbeitet werden. Das erspart Zeit und vermeidet die lästige Zettelwirtschaft mit Kassenbons usw. Für das Unternehmen ist die digitale, mobile Spesen- und Reisekostenabrechnung besser und für dessen Mitarbeiter auch: win-win!
Was tun, wenn der Standard nicht 100%-ig passt?
Das ist kein Problem. Denn wir können Standardprozesse kopieren und dann auf Ihre individuellen Erfordernisse anpassen. Es ist normal, dass besonders bei mittelständischen und großen Unternehmen Standardprozesse oft nicht passen. Und für Unternehmen, die komplexe, gewachsene Unternehmensprozesse haben, empfehlen wir eine konzeptionelle Vorgehensweise, bei der wir gemeinsam untersuchen, ob ein Standardprozess auch Verwendung finden kann.
Kontakt
Interesse an einer Live-Präsentation mit Beratung? Ich bin gerne für Sie da.
Sven Richnow
Account Manager