Unsere Best-Practice-Lösung Qualitätsmanagement mit DocuWare

Warum ein digitales QM auf DocuWare-Basis?

Qualitätsmanagement bedeutet heute: Normen wie ISO 9001 & Co. erfüllen, Nachweise jederzeit griffbereit haben und gleichzeitig den Aufwand im Alltag im Griff behalten. Klassische Ordnerstrukturen, Fileserver und Excel-Listen stoßen hier schnell an Grenzen – Versionen gehen verloren, Freigaben sind intransparent, Zertifikate sind nicht auffindbar, Audits werden zur Nervensache.
DocuWare bildet genau diese Herausforderungen ab: Als Dokumentenmanagement- und Workflowplattform stellt es eine zentrale, revisionssichere Ablage bereit, in der QM-Dokumente versioniert, gesteuert und mit Workflows verbunden werden.

Darauf bauen wir unsere Best-Practice-Lösung für Ihr Qualitätsmanagement auf.

• Gesteuerte QM-Dokumente („Document Control“)
  Zentrale, einheitliche Ablage für alle QM-Dokumente: Handbuch, Prozessbeschreibungen, Arbeits- und Prüfanweisungen, Formblätter, Checklisten, Aufzeichnungen.
  Versionierung mit eindeutigem Status (Entwurf, in Prüfung, freigegeben, zurückgezogen); veraltete Versionen werden automatisch als inaktiv gekennzeichnet, Anwender sehen nur noch die freigegebene Fassung.
  Klare Verantwortlichkeiten für Erstellung, Prüfung und Freigabe (z.B. Prozess-Owner, QMB, Geschäftsführung).
• Standardisierte Freigabe- und Änderungsworkflows
  Elektronische Workflows steuern Freigaben, Änderungsanträge und Re-Reviews – inklusive Erinnerungen bei Fristüberschreitung.
  Parallel- oder Serienfreigaben (z.B. Fachbereich + QS + Geschäftsführung) lassen sich einfach abbilden.
  Elektronische Signaturen (Stempel oder integration von e-Sign-Diensten) ermöglichen nachvollziehbare, normgerechte Freigaben.
• Audit- und Nachweisdokumentation „auf Knopfdruck“
  Lückenlose Protokollierung: Wer hat wann welches Dokument erstellt, geändert, gelesen oder freigegeben? DocuWare erzeugt automatisch Audit Trails über den gesamten Dokumentenlebenszyklus.
  Schnelle Zusammenstellung von Nachweisen für interne und externe Audits (ISO, IFS, Kunden-Audits etc.).
  Suchmasken und Filter (z.B. nach Normkapitel, Prozess, Standort, Gültigkeit), mit denen Auditoren genau die Dokumente finden, die sie verlangen.
• Digitale Formulare für QM-Prozesse
  Erfassung von Reklamationen, Abweichungen, CAPA-Maßnahmen, Auditergebnissen oder Freigabeprotokollen über digitale Formulare statt Papier.
  Automatische Zuordnung zur richtigen Prozessakte (z.B. Kunde, Produkt, Maschine).
  Standardisierte Workflows zur Bearbeitung (z.B. 8D-Report, Ursachenanalyse, Wirksamkeitskontrolle).
• Einfacher Zugang für alle Mitarbeitenden
  Zugriff auf QM-Dokumente direkt im Browser – im Büro, im Homeoffice oder in der Fertigung mit einem Kiosk Client.
  Einbindung in Intranet, Teams-Kanäle oder Portale, sodass Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen dort verfügbar sind, wo gearbeitet wird.
  Rechtekonzept stellt sicher: Jeder sieht nur, was er sehen darf – sensible Dokumente bleiben geschützt.
• Zertifikatsmanagement
  automatische Anforderung von Lieferantenzertifikaten, Management von Materialzertifikaten.

Unsere Best-Practice-Lösung basiert auf erprobten Bausteinen, die wir an Ihre Organisation und Normlandschaft anpassen

• QM-Dokumentenbibliothek
  Struktur nach Normkapiteln, Prozessen, Standorten oder Abteilungen.
  Einheitliche Metadaten (z.B. Dokumententyp, Prozess, Verantwortlicher, Gültigkeitsdatum, Normbezug).
• Freigabe-Workflow für gesteuerte Dokumente
  Erstellung / Änderung durch Fachbereich.
  Automatische Weiterleitung zur fachlichen und formalen Prüfung.
  Freigabe durch QMB oder Geschäftsführung, automatische Versionierung und Verteilung.
• Lese-Bestätigungen & Schulungsnachweise
  Gesteuerte Verteilung neuer oder geänderter Dokumente an betroffene Rollen.
  Elektronische Lese-Bestätigung als Nachweis, welche Mitarbeitenden die Inhalte zur Kenntnis genommen haben.
  Auswertungen als Nachweis gegenüber Auditoren oder für Schulungsplanung.
• Audit- & Maßnahmenmanagement
  Ablage aller Auditberichte im System, verknüpft mit den betroffenen Prozessen.
  Erfassung von Feststellungen, Risiken und Maßnahmen inkl. Fristen und Verantwortlichen.
  Statusübersichten für QMB und Management (offen, in Bearbeitung, erledigt).

Vorteile von DocuWare für Ihr Qualitätsmanagement auf einen Blick

• Audit-ready statt Audit-Stress
  Alle QM-Dokumente sind aktuell, versioniert und in Sekunden auffindbar – inklusive Historie und Nachweisen.
• Mehr Transparenz und Verantwortung
  Zuständigkeiten, Freigaben und Lesebestätigungen sind klar nachvollziehbar; Schatten-Dokumente auf Fileservern werden überflüssig.
• Weniger manueller Aufwand
  Automatisierte Workflows ersetzen E-Mail-Runden, Unterschriftenmappen und Excel-Listen.
• Bessere Compliance & geringeres Risiko
  Revisionssichere Archivierung, Audit Trails und ein ausgefeiltes Berechtigungsmodell unterstützen die Einhaltung von ISO 9001, ISO 27001 und weiteren Regelwerken.
• Zukunftssichere Plattform
  DocuWare ist eine etablierte DMS- und Workflowlösung mit zertifiziertem Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 im Bereich Entwicklung, Vertrieb und Support.