Digitales Personalmanagement

Das Personalmanagement in DocuWare digitalisiert, bündelt und organisiert Mitarbeiterakten und HR-Unterlagen in einem revisionssicheren und einfach durchsuchbaren Dokumentenpool. Innerhalb der Lösung können HR-Teams vorgefertigte digitale Workflows für Bewerbermanagement, Onboarding, Mitarbeiterbeurteilungen, Abwesenheitsanträge und vieles mehr nutzen.

Herausforderungen beim Personalmanagement

Verstreute Mitarbeiterunterlagen und fehleranfällige manuelle Prozesse sind mit Sicherheitsrisiken, Kosten und sinnlos verschwendeter Zeit verbunden, die sich Ihre Personalabteilung nicht leisten kann. Im Personalmanagement fallen viele Dokumente an, welche in ungeordneten, gemeinsam genutzten Laufwerken gespeichert werden. Permanente Statusabfragen und lange E-Mail-Ketten verlangsamen den Prozess. Alle Unterlagen sollten in einer sicheren Umgebung gespeichert werden, um Mitarbeiter- und Unternehmensdaten zu schützen.

Service und Mitarbeiterzufriedenheit verbessern

Alle an der Bewerberauswahl beteiligten Kollegen müssen in einem einheitlichen, digitalisierten Prozess vernetzt werden.

Die Stammdaten sollten möglichst nur einmal erfasst und automatisch in alle erforderlichen Formulare übertragen werden.

Alle Onboarding-Aufgaben und sämtliche Dokumente zur Neueinstellung müssen organisiert werden.

Alle Personaldokumente und -daten sollten digital in einem verschlüsselten Archiv abgelegt sein und dabei mit Zugriffsberechtigungen vor unbefugter Einsicht geschützt sein.

Die Rechtliche Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) müssen erfüllt werden.

Welchen Nutzen bringt DocuWare beim Personalmanagement?

DocuWare für Personalmanagement bietet einen schnellen Weg zu langfristiger Wertschöpfung. Die Lösung lässt sich flexibel an die eigenen Richtlinien und individuellen HR-Prozesse anpassen, in andere Systeme integrieren und mühelos skalieren, wenn Ihr Unternehmen wächst. Ihre Mitarbeiterakten sind gemäß den gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt und jederzeit und über jedes Gerät für die von Ihnen Berechtigten verfügbar.

DocuWare für Personalmanagement als vorkonfigurierte Cloud-Lösung

Von der Einstellung über Abwesenheitsanträge bis zu Änderungsmeldungen unterstützen Workflows bei der effizienten Abwicklung. Ein Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass jeder nur das sieht, was erlaubt und erforderlich ist.
Zusätzlich kann bei Bedarf auch das Bewerbermanagement von der Stellenbeschreibung bis zur Einstellung genutzt werden, das den Prozess mit automatischen E-Mails an Entscheider und Bewerber unterstützt.

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Wie kann DocuWare beim Personalmanagement eingesetzt werden?

Personalakten zentral verwalten

Mitarbeiterunterlagen in einer mehrstufigen Ordnerstruktur mit detaillierten Zugriffsrechten für Personalabteilung, Management und Mitarbeiter organisieren und speichern. Mit DocuWare ist eine sichere Basis geschaffen, um die DSGVO zu erfüllen und Audits vorzubereiten.

Personalauswahl vereinfachen

Intern Stellenanforderungen erstellen, Bewerbungen zentral abspeichern und Workflows nutzen, um die Kandidatenauswahl zu steuern, Vorstellungsgespräche zu planen und Feedback zu sammeln. Automatische E-Mail-Benachrichtigungen an Bewerber versenden.

Überflüssige Datenerfassung vermeiden

Webformulare verwenden, um Personalstammdaten zentral zu erfassen und Änderungen zu vereinfachen.

Onboarding koordinieren

Eine Onboarding-Checkliste der erforderlichen Aufgaben für alle beteiligten Abteilungen, wie etwa für die Bereitstellung von Arbeitsmitteln, Netzwerkzugängen oder Zutrittskontrollen sowie für Einarbeitungspläne — einschließlich automatischer Benachrichtigung an die Verantwortlichen erstellen.