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Herausforderungen bei der Dokumentenverwaltung
Optimal organisierte und verfügbare Informationen sind für erfolgreiche Geschäftsprozesse elementar. Häufig liegen benötigte Dokumente erst nach zeitraubender Suche vor. Unstrukturierte Dateiverzeichnisse und E-Mail-Postfächer verhindern schnelles Finden und Transparenz. Eine Versionskontrolle ist nur schwer umzusetzen. Gleichzeitig ist viel zu viel Papier im Umlauf und wird wie eh und je in Aktenordnern verstaut. Dabei setzten Unternehmen nicht nur fahrlässig ihre Produktivität, sondern auch Datensicherheit und Compliance aufs Spiel.
DocuWare für Smarte Dokumentorganisation
Geschäftsunterlagen jeder Art sollen zentral erfasst, archiviert und wiedergefunden werden.
Die Zugriffsberechtigungen müssen genau kontrollierbar sein und maximale Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleisten.
Dokumente im Browser abrufen, bearbeiten und freigeben — von jedem Standort aus — ist wichtig.
Wiedervorlagen sollen automatisch erfolgen und Fälligkeiten einfach überwacht werden können.
Genehmigungen sollen über schnelle digitale Workflows eingeholt werden.
Entscheidungen dank digitaler Stempel und Anmerkungen müssen sofort nachvollzogen werden können.
Die Datenschutz- und Aufbewahrungsrichtlinien müssen erfüllt werden.
Welchen Nutzen bringt DocuWare bei der digitalen Dokumentenverwaltung?
Angebote vergleichen, Aufträge schreiben, Verträge kündigen — wer die richtigen Informationen nicht parat hat, wenn er sie braucht, hat viel zu verlieren: Zeit und Geld, Kunden und Effizienz und nicht zuletzt viele Nerven. Dabei lässt sich produktives Dokumenten-Management leichter realisieren als gedacht.
Gute Organisation ist das A und O
DocuWare für Smarte Dokumentorganisation bietet einen klaren, einfachen Weg zum papierlosen Büro. Mit der sofort einsatzbereiten Cloud-Lösung von DocuWare können Sie Dokumente sicher ablegen, finden und darauf zugreifen, von allen Standorten und als Remote-Mitarbeiter. Die Lösung verwaltet Geschäftsdokumente in einer organisierten, sicheren Struktur mit flexiblen Zugriffsrechten für die Zusammenarbeit sowie benutzerdefinierten Ansichten ohne doppelte Dokumente.
Wie kann DocuWare bei der digitalen Dokumentenverwaltung eingesetzt werden?
Ordnung schaffen
Dem Papier- und Dateichaos ein Ende setzten und Ihre Dokumentablage durch einfaches Indexieren und Archivieren aufs nächste Level befördern.
Zugriffsberechtigungen steuern
Nicht jede Information, ist für jeden relevant. Eingrenzen, wer ein Dokument lesen oder bearbeiten darf — auch zeitlich begrenzt.
Doppelablagen beseitigen
Jedes Dokument nur einmal ablegen, aber über beliebig viele, flexibel definierbare Ordner darauf zugreifen, etwa über spezifische Firmen- oder Projektordner.
Reaktionszeiten minimieren
Praktische Tools wie Listen nutzen, die sich selbstständig aktualisieren und Dokumente, die sich automatisch verknüpfen, um Informationen umgehend abzurufen. Oder einfach nach einem beliebigen Stichwort, Datum oder Betreff suchen.
Ortsunabhängig zusammenarbeiten
Dokumente webbasiert teilen, kommentieren und genehmigen und Arbeiten an Aufgaben auch mobil und im Homeoffice fortsetzen.
Versionskontrolle erzeugen
Geänderte Unterlagen automatisch als neue Version speichern. Eine lückenlose, nachvollziehbare Dokumenthistorie sicherstellen.
Fristen einhalten
Sich automatisch benachrichtigen lassen, sobald ein Vertrag ausläuft, eine Rechnung fällig ist oder der Aufbewahrungszeitraum eines Dokuments endet.
Rechtskonform aufbewahren
Compliance-Sorgen hinter sich lassen und auf unkomplizierte Weise sicherstellen, dass gesetzliche Dokumentations- und Datenschutzrichtlinien gewährleistet sind.
Informationssicherheit gewinnen
Willkürliches Löschen genauso wie geschäftskritischen Datenverlust durch Gefahren wie Viren, Schadsoftware, Diebstahl oder Naturkatastrophen verhindern.
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