Digitale Kundenakte und Presales Dokumente

Herausforderungen im Vertrieb

Vertriebsmitarbeiter sind immer die Ansprechpartner von Interessenten und auch später noch von den Kunden. Informiert zu sein ist mit entscheidend, ob aus dem Interessenten ein Kunde wird oder ein Kunde sich gut betreut fühlt und deshalb nachkauft. Die Zerstreuung von Informationen, die sich zum überwiegenden Teil auf Dokumenten befinden auf unterschiedliche Orte ist hier kontraproduktiv, weil die Informationsbeschaffung sehr aufwändig ist. Wir reden hier von Papierdokumenten in Ordnern, E-Mails in Mitarbeiterpostfächern, digitalen Dokumenten in meist inkonsistenten Dateiverzeichnisstrukturen und Informationen in Datenbanken, z.B. im ERP- oder CRM-System. Wie logisch wäre es doch, wenn auf diese Informationen einfach per Maus-Klick zugegriffen werden könnte?

Eine lückenlose Dokumentation des Vertriebsprozesses oder der Kundenbeziehung ist aufgrund dieser Informationsinseln nur sehr schwer erreichbar. Auf jeden Fall kostet die Informationsbeschaffung viel Zeit, Zeit die für die eigentliche Vertriebsarbeit verloren ist. An eine Vertreterregelung im Urlaub oder bei Krankheit ist gar nicht zu denken..

Da ohne Optimierung durch Digitalisierung durchschnittlich 25 Prozent der Arbeitszeit im Vertrieb mit der Informationsbeschaffung verbraucht werden, wird mindestens ein fünftel der Arbeitszeit für Arbeiten verwendet, die nicht unmittelbar dem Fokus, der Betreuung von Interessenten und Kunden, dienen.

Vertriebscontrolling und Umsatzplanung

Vertriebsleiter wissen: Der aktuelle Umsatz ist die entscheidende Größe in Ihrem Geschäft. Bereits abgeschlossene Aufträge bzw. eingegangene Bestellungen sind von erheblicher Bedeutung für die kurzfristige Umsatz- und die weitere Vertriebsplanung. Oft hilft nur der Blick auf die eingehenden Dokumente, um sich Klarheit zu verschaffen. DocuWare im Vertrieb bietet an dieser Stelle volle Transparenz auf wichtige Dokumente: So kann der einzelne Vertriebsmitarbeiter durch den Zugriff auf seine elektronische Vertriebsmappe die Unterlagen sowie die komplette Historie seiner eigenen Kunden finden, während der Vertriebsleiter Zugang zu einer übersichtlichen Liste der eingehenden Bestellungen aller Vertriebsgebiete und -mitarbeiter hat. Die Umsatzplanung ist deutlich einfacher gestaltbar, das Vertriebscontrolling wird deutlich effizienter.

Angebotserstellung

Wenn es um Angebote geht, muss es schnell gehen. Gerade wenn der Kunde drängt, kommt es in vielen Organisationen bei der Angebotserstellung zu umfangreichen Suchen: Der Vertriebsmitarbeiter benötigt nicht nur die aktuellen Produktspezifikationen und Preislisten, sondern muss sich auch darüber informieren, ob der Kunde beim letzten Mal Sonderkonditionen erhalten hat oder ob ein Rahmenvertrag besteht. Die Suche erstreckt sich über Ordner auf dem Server und E-Mails im Posteingang.

Noch schlimmer wird es, wenn mehrere Dokumente zu einem gleichen Thema gefunden werden: Welche Version ist dann die aktuelle? Ist das Angebot erst einmal erstellt, so besteht in einigen Organisationen die Pflicht zur Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip. Bis das Angebot schließlich beim Kunden landet, vergeht oft zu viel Zeit.

Mit DocuWare haben Sie sämtliche für den Vertrieb notwendigen Dokumente übersichtlich zur Hand, unabhängig von deren Format oder Herkunft. Das integrierte Versionsmanagement garantiert dabei, dass Sie nur noch aktuelle Unterlagen verwenden, wodurch sich die Qualität Ihrer Angebote erhöht. Mögliche Freigabeprozesse laufen elektronisch und automatisch ab: Sobald das Angebot beispielsweise im zentralen DocuWare-Archiv abgelegt wurde, erhält der Vertriebsleiter eine E-Mail, in der er über die nötige Freigabe informiert wird. Mit DocuWare können Sie Dokumente sogar von unterwegs aus freigeben, z.B. durch Zugriff über Ihr Smartphone oder Tablet. Angebote finden damit schneller den Weg zum Kunden, die Abschlusswahrscheinlichkeit erhöht sich.

Kunden- und Interessentenbetreuung

DocuWare erlaubt nicht nur den Anwendern innerhalb Ihrer Organisation den zentralen Zugriff auf relevante Dokumente. Auch Ihre Kunden können über DocuWare auf die jeweils eigenen Dokumente zugreifen, sofern sie die dafür nötigen Berechtigungen von Ihrer Organisation erhalten. DocuWare im Vertrieb integriert sich dabei in die Webpage Ihrer Firma. Nach dem Login kann Ihr Kunde je nach Konfiguration die eigenen Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen abrufen, ohne dabei auf andere Bereiche des Archivs zugreifen zu können. Diese passive Informationsversorgung spart Ihrem Unternehmen direkt Ressourcen, da der Kunde dabei nicht die Zeit Ihrer Mitarbeiter in Anspruch nimmt.

Kunden, die dennoch anrufen, betreuen Ihre Mitarbeitern schnell und kompetent. Innerhalb weniger Augenblicke kann sich der Betreuer die vollständige Historie eines Kunden aufrufen, welche beispielsweise die komplette E-Mail-Korrespondenz enthält, eingehende Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen. Dies ist auch dann möglich, wenn der eigentlich für den Kunden zuständige Betreuer nicht im Büro ist. Jeder Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung kann Ihren Kunden problemlos Auskunft erteilen – im gleichen Telefongespräch und ohne lästige Recherchen und Rückrufe.

Über Ihre Website können Interessenten Informationsdokumente, wie Produktbeschreibungen, Datenblätter usw. angeboten werden, die Sie ohne, dass an der Website etwas gemacht werden muss, über DocuWare aktuell halten können. Ebenso können Fragebögen, Registrierungsformulare und vieles mehr mit DocuWare erstellt und in Ihre Website eingebunden werden. Auf diese Weise erhalten Sie z.B. Interessentenanfragen vollständig mit allen erforderlichen Daten automatisch in DocuWare und DocuWare Informiert Sie innerhalb von Sekunden über diese Anfrage, sodass sie zeitnah von Ihnen bearbeitet werden kann.