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Herausforderungen im Personalwesen
Für jeden Mitarbeiter Ihres Unternehmens gibt es eine Vielzahl von Dokumenten in der Personalabteilung: Angefangen von den Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf und Zeugnissen über den eigentlichen Anstellungsvertrag bis hin zu monatlichen Gehalts- und Reisekostenabrechnungen oder Urlaubsanträgen. Die größte Herausforderung für das Personalwesen ist dabei die sichere Ablage bei gleichzeitigem schnellen, aber vertraulichen Zugriff auf alle Dokumente. Da es sich um sensible Daten handelt, sind mehrere gesetzliche Bestimmungen zu Datenschutz und Aufbewahrungsfristen einzuhalten.
Das ist insbesondere dann problematisch, wenn die Personalakte nicht nur Papierdokumente enthält, sondern auch Dateien oder E-Mails. Eine Ablage dieser elektronischen Dokumente in Ordnern auf dem Server ist oft nicht ausreichend für die Einhaltung rechtlicher Anforderungen. Ein Ausdruck auf Papier ist nicht optimal. Das Personalwesen steht damit vor einem grundsätzlichen Dilemma. Einerseits müssen Dokumente für etwaige Anfragen aus anderen Abteilungen so aufbewahrt werden, dass ein schnelles Zugreifen möglich ist. Auf der anderen Seite muss sichergestellt werden, dass sensible Daten nicht durch unberechtigte Dritte eingesehen werden können.
Welchen Nutzen bringt der Einsatz von DocuWare im Personalwesen?
Mit DocuWare und der elektronischen Personalakte erfüllt Ihr Unternehmen gesetzliche und unternehmensinterne Richtlinien mit weitaus weniger Ressourcen und ermöglicht gleichzeitig allen berechtigen Mitarbeitern einen einfachen und schnellen Zugriff auf sensible Personaldokumente. Das filigrane Rechtesystem der DocuWare-Archive legt fest, welcher Mitarbeiter welche Rechte auf welche Dokumente besitzt. Schreib- und Leserechte sind dabei nur zwei von vielen unterschiedlichen Rechten innerhalb des DocuWare-Systems. So wird sichergestellt, dass autorisierte Anwender nur die für sie relevanten Dokumente einsehen bzw. bearbeiten können. Selbst der Administrator des DocuWare-Systems kann auf Wunsch von einem möglichen Zugriff komplett ausgeschlossen werden.
Im zentralen DocuWare-Archiv gehen Dokumente niemals verloren und sind rund um die Uhr verfügbar – bei entsprechender Berechtigung auch für die Kollegen aus den anderen Abteilungen. Diese müssen nun nicht mehr die Zeit der Personalabteilung für ihre Anfragen in Anspruch nehmen. Standardprozesse und routinierte Aufgaben werden von Ihren Mitarbeitern weitaus schneller und damit kostengünstiger abgewickelt, als dies mit einem Papierarchiv möglich wäre. Etwaige Lager- und Archivkosten entfallen. Ihr Unternehmen gewinnt kostbaren Arbeitsplatz zurück.
Wie kann DocuWare im Personalwesen eingesetzt werden?
Personalverwaltung
Der Zugriff auf die vollständige Personalakte ist für ein Unternehmen nicht nur bei Einstand und Ausscheiden des Mitarbeiters relevant. Auch bei Zwischengesprächen, in Zielvereinbarungen oder im Arbeitsrechtsfall benötigen Sie alle wichtigen Dokumente aus dem Archiv. Ungewollt verbringen die Kollegen aus der Personalabteilung oft zu viel Zeit mit Archivierung und Recherche.
DocuWare bietet Ihren Mitarbeitern über vielfältige Archivierungsfunktionen die Möglichkeit, sämtliche Personaldokumente schnell, sicher und geordnet in DocuWare abzulegen. Dies ist insbesondere auch für elektronische Unterlagen wie E-Mails und Dateien der Fall, die bisher nur durch einen Ausdruck ins Personalarchiv überführt werden konnten. Die Dokumente stehen anschließend in einer übersichtlichen und elektronischen Personalakte zur Verfügung. Das DocuWare-Rechtesystem garantiert dabei, dass nur berechtigte Kollegen Dokumente einsehen oder bearbeiten können. Eingeschränkte Zugriffe sind problemlos realisierbar, ebenso die Tiefe der Berechtigung, beispielsweise Schreibe-, Lese-, Bearbeitungs- oder Löschrechte. Falls gewünscht, kann DocuWare auch sämtliche Zugriffe und Aktivitäten zu einzelnen oder mehreren Dokumenten einer Akte protokollieren und in einer sogenannten Log-Datei ablegen.
Auch für die Mitarbeiter in den Abteilungen bietet DocuWare im Personalwesen mehrere Erleichterungen. So können monatliche Gehaltsabrechnungen selbst von zu Hause aus abgerufen werden.
DocuWare informiert auf Wunsch sämtliche Mitarbeiter per E-Mail, wenn das Personalwesen eine neue Abrechnung erstellt hat. Urlaubsanträge können Sie mit Formularen vollständig digital in DocuWare bearbeitet:
PDF-Download Informationen zu DocuWare in der Personalabteilung – DMS GmbHDer Anwender füllt das Formular direkt am Bildschirm aus und legt es als neuen Urlaubsantrag im Archiv ab. DocuWare übernimmt den Workflow und informiert den Vorgesetzten über die nötige Freigabe eines neuen Dokuments. Dieser gibt den Antrag mit elektronischen Stempeln frei, am Arbeitsplatz oder mobil mit dem Tablet oder Smartphone. Der Anwender weiß stets, welchen Status sein Antrag hat, die Mitarbeiterzufriedenheit wächst.
Recruiting
Gute Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource für Ihr Unternehmen. Bewerbungen sind heute jedoch oft schwieriger zu bewältigen als früher, da Unterlagen in verschiedenen Medien in Ihr Unternehmen gelangen: auf Papier, per E-Mail, als PDF-Dokumente oder in Webportalen, welche die Dokumente anschließend zum Download anbieten. Mit DocuWare im Personalwesen legen Sie alle Bewerbungsunterlagen übersichtlich in elektronische Bewerberakten ab. Alle Dokumente werden übersichtlich dargestellt und keine Bewerbung geht verloren. Über die Notiz- und Stempelfunktionen können Kollegen, die in den Auswahlprozess eingebunden sind, ihr Feedback auf jeder Bewerbung hinterlassen, ohne dabei die Original-Dokumente zu verändern.
Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen
Personaldokumente enthalten sensible Daten und müssen aufgrund rechtlicher Vorschriften längerfristig aufbewahrt werden. Problematisch wird dies vor allem dann, wenn die Personalakte nicht nur Papierdokumente enthält, sondern auch andere Formate wie E-Mails oder elektronische Dateien. Die Ablage in Ordnern auf einem Server ist zu unsicher und erfüllt gesetzliche Bestimmungen nicht ausreichend. Gleichzeitig werden dadurch mehrere Personalarchive parallel gehalten, Mitarbeiter im Personalwesen verlieren schnell den Überblick.
DocuWare hilft Ihrem Unternehmen dabei, gesetzliche Regelungen einfach einzuhalten. Unabhängig von Format und Herkunft können alle Dokumente zentral im DocuWare-Personalarchiv abgelegt werden. Über automatisierte Workflows kann DocuWare die Anwender sogar darüber informieren, wann laut gesetzlichen Bestimmungen bestimmte Dokumente wieder aus dem Archiv gelöscht werden dürfen.
Kontakt
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Sven Richnow
Account Manager