DocuWare Connect to SAP

DocuWare eignet sich nicht nur als eigenständiges System für Dokumentenmanagement, sondern lässt sich auch optimal und nahtlos in eine vorhandene ERP-Umgebung einbinden. Mit der DocuWare Connect to SAP Integration können Sie so Ihre zahlreichen Dokumente aus SAP im DocuWare Archiv ablegen und dort langfristig und revisionssicher aufbewahren. Statt manueller und fehleranfälliger Dateneingabe tauschen beide System die Informationen über die nahtlose Schnittstelle schnell und vor allem automatisch aus.

Was ist der Nutzen von DocuWare Connect to SAP?

DocuWare Connect to SAP ermöglicht eine nahtlose Schnittstelle zwischen Ihrem SAP-System und DocuWare. Die Integration bringt damit zahlreiche zusätzliche Funktionen und steigert Effizienz sowie Leistungsumfang des ERP-Systems. So wird eine direkte Belegrecherche aus SAP möglich, Sie integrieren Geschäftsprozesse sowie Business Objekte und stellen gleichzeitig durch das SAP-Berechtigungskonzept den Datenschutz sicher.

In einem möglichen Beispielszenario der sogenannten „späten Ablage“ legen Sie damit ein eingehendes Dokument zeitsparend aus SAP S/4HANA in DocuWare ab. Hierfür wird auf dem Dokument zunächst ein Barcodelabel angebracht und nach erfolgter Rechnungsprüfung wird der Beleg gebucht sowie der Barcode in SAP erfasst. SAP erzeugt anschließend das entsprechende Businessobjekt. Das Dokument wird dann gescannt, der Barcode ausgelesen und in DocuWare samt Barcode als Indexbegriff archiviert und DocuWare transferiert die Barcode-Tabelle automatisiert an SAP ArchiveLink. Durch den zuvor festgelegten Barcode als Matchcode erfolgt nun eine automatisierte Verknüpfung zum SAP-Beleg. Im Anschluss ist es jederzeit möglich, direkt vom SAP-Beleg das zugehörige Dokument in DocuWare abzurufen.

Wie funktioniert DocuWare Connect to SAP?

Connect to SAP unterstützt sowohl eingehende als auch ausgehende Dokumente sowie Drucklisten und auch Archivdateien. Dokumente können über diese Schnittstelle sowohl in DocuWare abgelegt und archiviert werden als auch einem konkreten SAP-Buchungssatz zugeordnet und mit diesem angezeigt werden. Dank Barcodes oder der SAP-DocID ist hier stets eine eindeutige Zuordnung möglich. DocuWare unterstützt mit der Integration verschiedene Ablageszenarien von SAP, darunter das frühe und späte Ablegen. Ersteres ermöglicht es, zum Beispiel eine Rechnung zuerst in DocuWare zu archivieren und anschließend in SAP zu buchen. Das späte Ablegen funktioniert dagegen genau umgekehrt, die Rechnung wird erst in SAP erfasst und dann in DocuWare archiviert.

Connect to SAP kann außerdem praktischerweise um weitere Module ergänzt werden, wodurch der Funktionsumfang bequem vergrößert wird. Folgende weitere Module stehen zur Verfügung:

Document Indexing ermöglicht, dass alle Dokumente in DocuWare mit Stamm- und Bewegungsdaten aus SAP indexiert sowie die Stammdaten für Workflows in DocuWare bereitgestellt werden.
Document Link verknüpft Dokumente ohne Barcode mit SAP-Belegen und startet Workflows in SAP.
Document Viewer zeigt archivierte Dokumente aus SAP direkt im DocuWare Client.
Integrity Control prüft, ob alle Dokumente, die laut SAP Customizing archiviert werden sollen, auch wirklich archiviert wurden. Außerdem unterstützt das Modul beim Nachweis der Vollständigkeit gegenüber Wirtschaftsprüfern.
Simple Invoice liest bei der Verbuchung von Rechnungen über den SAP Business Workplace die SAP-Standardtransaktionen Indexdaten aus DocuWare und belegt beim Absprung die SAP-Eingabemaske mit diesen vor.

Voraussetzungen für DocuWare Connect to SAP

Für das Connect to SAP Modul ist eine DocuWare Professional- oder Enterprise-Lizenz erforderlich. Das Modul verbindet DocuWare mit einem SAP ECC 6.0 oder S/4HANA System.

Sinnvoll mit DocuWare Connect to SAP kombinierbare Module:

DocuWare Autoindex ermöglicht das automatisierte Auslesen von Kriterien für die Indexierung innerhalb des DocuWare-Archivs.

Wie wird DocuWare Connect to SAP lizensiert?

DocuWare Connect to SAP wird bei On Premise Installationen als Zusatzmodul erworben, d.h., mit dieser Lizenz können alle Anwender des jeweiligen DocuWare-Systems die Vorteile des Connect to SAP Moduls nutzen. In der DocuWare Cloud ist für Connect to SAP ebenfalls ein Zusatzmodul erforderlich.