DocuWare in der Fertigung

DocuWare hilft Ihnen, Projektarbeit mit Versionsmanagement effizient zu gestalten. Mittels Workflows steuern Sie transparent Fertigungsprozesse. Außerdem senken Sie mit Hilfe von DocuWare in der Fertigung durch jederzeit aufrufbare lückenlose Dokumentation das unternehmerisches Risiko Ihrer Projekte.

Herausforderungen in der Fertigung

Fertigungsprozesse sind in den letzten Jahren immer komplexer geworden, der Markt verlangt nach schnellen Innovations- und Produktzyklen. Eine effiziente und perfekt durchstrukturierte Fertigungsabteilung ist heute überlebenswichtig für jedes produzierende Unternehmen. „Time-to-Market“ ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil geworden. In dieser Abteilung fallen viele unterschiedliche Dokumente an, u.a. E-Mails, Protokolle, technische Zeichnungen, CAD-Pläne, Fotos oder Messdokumente und Spezifikationen. Da Projektteams oft räumlich und zeitlich voneinander getrennt sind, liegen diese Unterlagen an unterschiedlichen Orten: Mehrere Papierarchive und Ordnerstrukturen auf verschiedenen Servern machen einen zentralen Zugriff unmöglich.

Noch problematischer wird es, wenn einzelne Mitarbeiter eines Projektteams neue Dokumente, z.B. Spezifikationen, hinzufügen oder Pläne auf die neueste Version aktualisieren. In diesem Fall müssen alle anderen Team-Mitglieder manuell per E-Mail informiert werden, damit sich in die Produktion keine Fehler einschleichen. Die Verwendung falscher Dokumentation oder älterer Versionen kann Ihr Unternehmen am Ende teuer zu stehen kommen, beispielsweise wenn deshalb ein kompletter Produktionsschritt wieder rückgängig gemacht werden muss. Ihre Entwickler und Ingenieure verwenden viel Zeit dafür, die nötige Ordnung in den unterschiedlichen Archiven aufrechtzuerhalten. Zeit, die von der eigentlichen Arbeit in der Fertigung abgeht.

Abgesehen von der internen Organisation müssen produzierende Unternehmen auch verschiedene externen Richtlinien wie ISO-Normen, Auflagen zur Prozessdokumentation und Bestimmungen zur Produkthaftung einhalten. Gerade aufgrund der Produkthaftung müssen Unterlagen oft viele Jahre vorgehalten werden, denn im Falle einer späteren Vertragsstreitigkeit oder möglichen Haftung sind beweisfähige Dokumente für Ihre Firma von höchstem Wert. Sind Dokumente mit den Jahren verloren gegangen oder aufgrund der uneinheitlichen Archivstruktur unauffindbar, so können die Auswirkungen schnell kritisch für das Unternehmen als solches werden.

Welchen Nutzen bringt DocuWare in der Fertigung

Anwender können damit Einkaufsaktivitäten schneller und kostengünstiger abwickeln. Unterschiedliche Angebote sowie Produkt- und Serviceleistungen werden dank DocuWare schnell miteinander verglichen, denn Ihre Mitarbeiter können auch auf Bestellunterlagen zurückgreifen, die u.U. schon Jahre zurückliegen. Besonders interessant: Durch den abteilungsübergreifenden Zugriff können auch berechtigte Kollegen aus anderen Fachabteilungen entsprechende Recherchen durchführen, ohne dabei die Zeit der Einkaufsabteilung in Anspruch nehmen zu müssen.

Dadurch, dass DocuWare die komplette Ablage und Organisation Ihrer Dokumente übernimmt, können sich Ingenieure und Entwickler wieder voll auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Ihr Unternehmen erreicht eine kürzere „Time-to-Market“.

Gleichzeitig erhöhen Sie dadurch die Rechtssicherheit in Ihrer Firma. Denn auch nach Jahren sind sämtliche Unterlagen zu einem Vorgang oder Projekt einfach und auf Knopfdruck auffindbar. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden eingehalten und Ihr Unternehmen ist im Falle einer möglichen Produkthaftung oder Vertragsstreitigkeit bestens gerüstet.

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Wie kann DocuWare in der Fertigung eingesetzt werden?

Projektarbeit und Versionsmanagement

DocuWare legt unabhängig von Format oder Herkunft alle Dokumente in einem zentralen Archiv ab. Eine elektronische Projektmappe zeigt Anwendern alle relevanten Unterlagen zu einem Projekt, beispielsweise CAD-Zeichnungen, E-Mails oder eingescannte Pläne. So können Ihre Mitarbeiter von unterschiedlichen Standorten aus einfach und schnell auf Projektdokumente zugreifen.

Das in DocuWare integrierte Versionsmanagement garantiert dabei, dass alle Anwender stets mit den neuesten Dokumenten arbeiten. Ändert beispielsweise ein berechtigter Mitarbeiter einen Konstruktionsplan, so wird diese neue Version fortan in den Projektmappen aller Anwender angezeigt. Anders als in einer Ordnerstruktur auf dem Server liegen dabei nicht mehrere Versionen nebeneinander. Vielmehr zeigt DocuWare zunächst nur die neueste Version eines Dokuments an. Ältere Versionen sind mit dem aktuellen Dokument logisch verknüpft und lassen sich auf Wunsch einsehen. Damit ist ein Verwechseln der einzelnen Dokumente ausgeschlossen, kostspielige Fehler in der Produktion durch das Verwenden falscher Versionen gehören der Vergangenheit an. Über DocuWare in der Fertigung sind Ihre Projektteams auch dann optimal miteinander vernetzt, wenn sich Mitarbeiter an verschiedenen Orten und in unterschiedlichen Zeitzonen befinden.

Steuerung der Fertigungsprozesse

Workflow-Funktionalitäten erlauben eine einfache Steuerung verschiedener Fertigungsprozesse mit DocuWare. So werden neue Unterlagen, Pläne oder Spezifikationen nach dem Ablegen im Archiv automatisch vom DocuWare-Workflow erkannt und an die entsprechenden Kollegen zur Freigabe weitergeleitet. Anwender können vom Arbeitsplatz oder von unterwegs auf die Unterlagen zurückgreifen und diese einsehen – selbst wenn sie keine Anwendungssoftware auf ihren Geräten installiert haben. Der in DocuWare integrierte Viewer zeigt unterschiedlichste Formate direkt im Browser an, u.a. verschiedene technische Zeichnungen oder CAD-Dateien. Originalprogramme sind für die Freigabe daher nicht nötig. Elektronische Notizen und Stempel erlauben die saubere Dokumentation eines Freigabeprozesses. Ihre Prozesse beschleunigen sich, der berühmte „Time-to-Market“-Faktor verkürzt sich für Ihr Unternehmen.

Dokumentation und Rechtssicherheit

Oft kommt es erst Jahre nach der Produktion zu Vertragsstreitigkeiten oder Haftungsklagen. Der sichere Zugriff auf sämtliche Produktionsdokumente sowie auf die projektbezogene Kundenkorrespondenz ist in diesem Fall unendlich wertvoll. Die einfach bedienbaren Ablageautomatismen von DocuWare erlauben Ihren Mitarbeitern, sämtliche Dokumente im zentralen Dokumentenpool abzulegen. DocuWare bietet Ihrem Unternehmen damit eine höhere Rechtssicherheit. Denn auch nach Jahren können Sie alle relevanten Unterlagen eines Vorgangs innerhalb weniger Augenblicke aus dem Archiv holen, unabhängig von Format oder Herkunft. Ihr unternehmerisches Risiko im Bereich der Produkthaftung sinkt dadurch deutlich.